Tres herramientas para reducir costos

La toma de decisiones relacionada con optimizar costos y maximizar la rentabilidad de las organizaciones se vuelve cada vez más compleja considerando el entorno dinámico, competitivo y de innovación de hoy en día. Es por ello que toma mayor relevancia el hecho de contar con herramientas que permitan evaluar el avance o retroceso en los objetivos planteados dentro de sus modelos de gestión.

En una encuesta reciente hecha por KPMG "Perspectivas de la Alta Dirección en México 2013" se concluye que el 73% de las organizaciones encuestadas cuentan con una estrategia formal de reducción de costos, y que entre otros, uno de los obstáculos significativos para materializar dicha estrategia son los procesos inadecuados. Es por ello que el 63% considera como un factor importante para optimizar la estructura de costos trabajar en la eficiencia de sus procesos de negocio, lo que podría involucrar inversiones en tecnología e innovación.

Considerando la estadística anterior, una organización debe definir adecuadamente las herramientas mediante las cuales implantará y monitoreará su estrategia de reducción de costos, y que a su vez le brinden un panorama claro sobre el desempeño de sus procesos y el impacto que estos tienen sobre la rentabilidad de sus productos. Dentro de las herramientas que pueden ser de utilidad a este respecto, se encuentran, entre otras, las siguientes tres:

Planeación y presupuesto. Esta es una herramienta indispensable de visibilidad y control que permite a las organizaciones tomar decisiones en el momento adecuado, ya que si se le da el seguimiento correspondiente, permite prevenir desviaciones en las que pudiera incurrir la organización producto de su operación diaria.

La planeación presupuestal resulta de utilidad si se tienen claramente identificados los factores de costos operacionales, así como los rangos máximos y mínimos de desviación permitidos para cada proceso. La comparación entre lo ejecutado respecto a lo planeado es tarea constante en una entidad que considera el control de los costos dentro de sus programas de mejoría y competitividad.

Modelo de asignación de costos y gastos a productos y procesos. Esta es una herramienta muy importante si estamos hablando de optimizar costos, ya que permite tener un esquema claro de los costos y gastos directos e indirectos que son  consumidos por los productos y procesos de una organización.

Un adecuado método para la distribución de los costos y gastos indirectos permite, entre otras cosas, identificar la rentabilidad real de los productos, y evitar subsidios entre los mismos. Entre uno de los métodos más utilizados comúnmente por las organizaciones está el Costeo Basado en Actividades (ABC) que permite la distribución de los gastos indirectos hacia procesos y productos, entre otros objetos de costo (clientes, canales de distribución, etc.)

Indicadores de desempeño de procesos. Son métricas que permiten monitorear el desempeño de los procesos con el objetivo de maximizar la eficiencia operativa. Entre otras cosas, también nos permiten realizar comparativos con respecto a métricas de referencia en el mercado, o bien, respecto a metas previamente establecidas.

Dar seguimiento a los Indicadores de desempeño permite identificar áreas de oportunidad en los procesos, e implementar acciones para su correcto funcionamiento; tal es su importancia, que los resultados de las mediciones periódicas realizadas, pudieran ser incorporados a los programas de incentivos para el personal de una organización.

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Es recomendable no solamente contar con herramientas de gestión adecuadas, sino que también es necesario integrarlas y correlacionarlas entre sí a fin de contar con una plataforma sólida sobre la cual se basen las decisiones de negocio de una organización. A continuación se muestra un ejemplo:

La empresa A con base en el análisis de estados financieros al cierre del mes y su presupuesto identifica lo siguiente:

a) Con respecto al resultado del mes anterior, hay un incremento de los costos mayor que el  incremento en los ingresos;

b) ha excedido el presupuesto de algunas compras, justificado en que la operación así lo requería

Y por su parte la empresa B con base en el análisis de sus estados financieros al cierre de mes, su presupuesto, el control de costo de sus procesos y productos y sus indicadores de desempeño, identifica lo siguiente:

a) Ha excedido el límite de control presupuestal;

b) como resultado del monitoreo de sus indicadores, el proceso de compras resultó ineficiente, además de ser más costoso con respecto al mercado y repercutir negativamente en la rentabilidad de uno o más productos.

Suponiendo que en las dos empresas se está viviendo la misma situación, resulta más fácil decidir qué hacer en una empresa que cuenta con la integración de las herramientas de control presupuestal, modelo de distribución de costos a procesos y productos e indicadores de desempeño, que en una empresa donde se cuenta únicamente con un control presupuestal aislado.

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De manera que la integración adecuada de las herramientas de gestión permite orientarse a la obtención de resultados óptimos en la gestión de costos y procesos, sobre todo en la actualidad, donde la eficiencia se convierte en necesaria para hacer rentable la inversión de cualquier organización.

*El autor es Gerente de Management Consulting de KPMG en México.