OPINIÓN: 5 consejos para acabar con el exceso de correos electrónicos

El director general de Hootsuite comparte sus recomendaciones para dedicar menos tiempo a contestar emails
correo electronico spam inbox
correo electronico spam inbox  correo electronico spam inbox
Autor: Ryan Holmes | Otra fuente: 1

Nota del editor: Ryan Holmes es el director general de Hootsuite, una plataforma de redes sociales que utilizan 9 millones de personas, además de las empresas líder en el mundo para gestionar sus perfiles sociales.

(CNNMéxico) - Es un hecho: el email nos convierte en más lentos, menos productivos e incluso menos capaces.

En promedio un empleado revisa su email 36 veces por hora, y emplea 13 horas a la semana leyendo, eliminando, enviando y organizando emails. Cada vez que nos distraemos con un email, tardamos un promedio de 16 minutos (sí, 16 minutos) en volver a concentrarnos en la tarea que estábamos realizando antes.

Pero la cosa se pone incluso peor: los empleados que revisan su email con frecuencia experimentan una disminución de 10 puntos en su CI (el equivalente a una noche entera sin dormir).

Nuestras bandejas de entrada, antes almacén de mensajes importantes, se han convertido en una puerta abierta a todo tipo de contenido. Una gran parte de estos mensajes son spam, y una ínfima parte la conforman mensajes urgentes, útiles o que vale la pena abrir.

Los defensores de la filosofía “inbox-zero” (cero mensajes en la bandeja de entrada) insisten en que lo mejor es filtrar sistemáticamente toda esa cantidad de mensajes, atender a cada uno de estos y limpiar nuestra bandeja de entrada a diario. Hum... yo creo que hay una manera mejor.

Como Director General de una empresa de redes sociales internacional con más de 500 empleados, recibo cientos de emails al día (a veces miles). Algunos son importantes, pero la mayoría no. La clave para salir de este ciclo vicioso de emails es determinar qué mensajes son merecedores de atención, y luego responder de la forma más eficaz posible. Muchas veces esto implica abandonar por completo los emails para pasarse a herramientas menos tecnológicas como el teléfono; u otras de alta tecnología como las redes sociales.

A continuación encontrarás cinco técnicas que utilizo para gestionar el constante flujo de mensajes de mi bandeja de entrada:

1. Reduce el número de mensajes que ves con una herramienta como SaneBox. SaneBox utiliza un algoritmo para organizar la totalidad de los mensajes de tu bandeja de entrada. Los mensajes no considerados prioridad se colocan automáticamente en una carpeta específica, (SaneLater), que podrás revisar cuando mejor te convenga. Sanebox trabaja con los principales proveedores de email, como Gmail, Outlook y Yahoo. Además, tiene un precio asequible y es sencillo de utilizar. Esta herramienta me ha ahorrado mucho tiempo y asegura que los emails que merecen prioridad no se pierdan entre los menos importantes.

2. Redacta emails según la “filosofía de las tres frases”. Hace poco he agregado una firma personalizada a mis emails, que dice: “Siento que esta respuesta sea tan corta. Me gustaría tratar el tema con profundidad, pero debido al volumen de emails que recibo, esto no es posible”. Además, incluyo junto a esta un link al sitio donde se explica esta filosofía más detalladamente: http://three.sentenc.es/.

Este enfoque, el de tratar mis correos electrónicos como mensajes de texto cortos, me ha funcionado increíblemente bien. Me he acostumbrado a dejar de lado lo innecesario, y mantener solamente lo esencial en mis emails. En caso de tener que decir algo más, llamo por teléfono o hablo en persona.

3. Utiliza ‘Canned Responses’ para mensajes que envíes con frecuencia. ¿A menudo escribes las mismas respuestas por email una y otra vez? La funcionalidad de Canned Responses de Gmail es la solución perfecta para esto. Esta herramienta te permite crear una biblioteca de los mensajes que envías con frecuencia, a los que podrás acceder cuando redactes un email con tan solo dos clics. Gmail incluye automáticamente el mensaje al principio de tu respuesta; lo único que debes hacer es darle a enviar.

4. Sal de cadenas de emails de grupos que no te interesen con la funcionalidad “Silenciar” de Gmail. Es increíble que tan pocas personas conozcan el botón “Silenciar” de Gmail. Gracias a este, podrás hacer desaparecer esas cadenas de emails aburridas en las que participan demasiados compañeros de trabajo. La próxima vez que un email de grupo comience a bombardear tu bandeja de entrada, simplemente selecciona la conversación y haz clic en “Silenciar” en el menú desplegable titulado “Más”. Cualquier respuesta nueva realizada en esa conversación evitará tu bandeja de entrada y se archivará para que la puedas leer más tarde (o ignorar).

5. Utiliza las redes sociales para conversaciones de grupos. Siguiendo con el tema de las cadenas de mensajes sin interés, el email nunca fue diseñado para el trabajo en equipo. Si intentas establecer la hora de una reunión en un email de grupo, verás esto claramente. Los mensajes llenan la pantalla, lo que hace que los usuarios tengan que moverse rápidamente dentro de la conversación para estar al tanto de lo que pasa. Una mejor opción sería utilizar herramientas internas de “networking” como Yammer, que incluyen cadenas de discusión al estilo de Facebook. De esta manera, varios empleados pueden publicar, responder y ver mensajes de manera centralizada y en tiempo real. Esto ayuda a ahorrar muchísimo tiempo, además de permitir que las cadenas de mensajes centrales puedan buscarse de manera pública.

Son cada vez más personas las que piden el fin del email, pero, al menos por ahora, es algo con lo que hemos de convivir.

La clave está en hacer que te sea útil, y no al contrario. Las técnicas anteriores te ayudarán a reducir el tiempo que empleas leyendo y respondiendo a tus mensajes. Y si todo lo anterior falla, hay por supuesto medidas más radicales: desconectarte de tu email, aunque sea por periodos de 30 minutos, puede hacer maravillas en tu productividad...y cordura.

Las opiniones recogidas en este texto pertenecen exclusivamente a Ryan Holmes.

Ahora ve
No te pierdas