Contabilidad electrónica, compleja pero necesaria

Tres artículos de Ley [1], dos modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal 2014 [2] y un anexo a la Resolución Miscelánea Fiscal 2014 [3] comprenden el nuevo marco jurídico de la contabilidad para efectos fiscales, mejor conocida en el medio como “contabilidad electrónica”. Dicho marco jurídico establece, también, la obligación de enviar de manera mensual la contabilidad a través del Buzón Tributario, el cual representa un medio de comunicación en línea entre la autoridad fiscal y los contribuyentes.

La contabilidad electrónica consiste en dos documentos básicos: el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, los cuales deberán enviarse de manera mensual a partir de enero 2015.[4] Así mismo, y sólo a petición de la autoridad (auditorías) y/o en caso de solicitudes de compensaciones o devoluciones de impuestos, deberán proporcionarse a la autoridad (vía Buzón Tributario) las pólizas contables del periodo elegido por ellos o del periodo que le dieron origen a las solicitudes antes mencionadas.

A primera vista, la emisión de estos tres tipos de documentos pudiera resultar un asunto sencillo para cualquier compañía que cuente con un software contable comercial o de gestión integrada. Sin embargo, la complejidad surge cuando se establecen características específicas que deben cumplir dichos documentos, tales como: ser emitidos en formato XML, ligar nuestro catálogo de cuentas a un código agrupador para estandarizarlo con el catálogo de la autoridad (el cual al día de hoy no contiene cuentas contables básicas como las de sueldos), identificar las ventas por tipo de tasa de IVA, identificar los folios fiscales de cada una de las transacciones que lleve a cabo la compañía, así como identificar la información bancaria que ampare los pagos realizados por dichas transacciones, entre otras características.

Sin embargo, además de las complejidades anteriormente señaladas, un tema muy importante a recalcar es el cumplimiento de las características que debe cumplir la contabilidad en sí . La nueva reglamentación señala, entre otros aspectos, que:

• La contabilidad debe estar expresada en pesos mexicanos y en idioma español (o contar con las traducciones pertinentes)
• Los comprobantes fiscales digitales (facturas) deberán ser emitidos a más tardar dentro del mes siguiente con respecto a la fecha en que se llevaron a cabo las operaciones que les dieron origen (deducibilidad fiscal)
• El sistema contable y sus medios de almacenamiento deben cumplir con Normas Oficiales Mexicanas [5]

Como se puede observar, esta nueva obligación no implica solamente la adaptación de los sistemas contables para la emisión de la información como la requiere la autoridad. Conlleva también la realización de un diagnóstico minucioso de todos los procesos y controles contables y administrativos que nos permitan garantizar el cumplimiento de esta nueva normatividad. Es importante señalar que este diagnóstico no debería ser ejecutado exclusivamente por el área de tecnología o por el área fiscal de la compañía, sino que es altamente recomendable formar un grupo multidisciplinario (incluyendo, de ser necesario, consultorías externas) que permita crear una estrategia de implementación desde un punto de vista tecnológico, administrativo, fiscal, contable y hasta legal.

Algunos pensarán que esta nueva obligación representa un acto de molestia al contribuyente y que, inclusive, la autoridad está excediendo sus facultades de comprobación (lo cual -considero- no está muy alejado de la realidad). Sin embargo, habría que considerar esta nueva obligación como una gran oportunidad para “limpiar la casa”, es decir, realizar procesos de depuración contable, llevar a cabo procesos de mejora, asegurarse de la correcta deducibilidad de nuestros gastos e inversiones y, sobre todo, sacar ventaja de todos estos cambios para contar con información oportuna que nos permita una mejor toma de decisiones.

¿Está usted listo para cumplir?

[1] Art. 28 Código Fiscal de la Federación. Arts. 33 y 34 del Reglamento del mismo Código

[2] Segunda y Tercera resolución de modificaciones a la RMF 2014

[3] Anexo 24 de la Segunda Resolución de modificaciones a la RMF 2014

[4] Deberán enviarse de manera retroactiva a julio 2014, mes en el que entró en vigor esta nueva obligación y la cual fue prorrogada por la misma autoridad para cumplirse a partir de 2015

[5] NOM 151-SCFI-2002

El autor es Licenciado en Contaduría (UNAM) y cuenta con un MBA por la Universidad de las Américas DF. Es Coach Ejecutivo Estratégico y ocupa actualmente el puesto de Contralor para Penske México, liderando el proyecto de contabilidad electrónica. Es miembro del Comité de Finanzas Corporativas del IMEF y cuenta con más de 10 años de experiencia en el ámbito de auditoría, contabilidad, impuestos y finanzas corporativas. Su correo es: eric.martinez@penske.com