¿Sirven las herramientas de Google Apps?

El software de Google para crear y editar documentos es barato y medianamente funcional; sin embargo, las empresas deben enseñar a sus empleados a utilizarlo y esto puede ser costoso.
Los servicios de Google Apps se proporcionan desde la Web. (
Jonathan Blum

¿Qué sucede cuando una empresa reemplaza sus aplicaciones de colaboración por software de Google? Para descubrirlo, decidimos mudarnos a Google Apps, con todo y la docena de empleados que tiene mi empresa.

Seis meses después podemos decir que Google Apps es una poderosa herramienta de colaboración comparada con Microsoft Office. Pero desafortunadamente, para un negocio pequeño con el nuestro -que busca ahorrar en tecnologías de la información en estos tiempos de crisis-, Google Apps no es el software perfecto.

De acuerdo a lo que explica el propio Google, su software supone una revolución para las microempresas en el área de la infraestructura de colaboración y ofrece, entre otras cosas, las siguientes: permite a grupos procesar documentos, enviar y recibir correos, agendar reuniones, chatear y acceder a información crítica de la empresa almacenada de forma central.

También permite la colaboración de todos los empleados (e incluso clientes) en archivos digitales en tiempo real.

El servicio de Google se proporciona desde la Red, por lo que toda la información se respalda instantáneamente. Se integra estupendamente con otras herramientas para oficina (su sincronización con Microsoft Outlook fue impecable en nuestra prueba) y la función Google Calendar para agendar reuniones opaca de lleno a Outlook. Además, todas estas aplicaciones están disponibles para cualquier computadora que cuente con un buscador web, y para casi todos los teléfonos celulares con acceso a Internet.

Pocos años atrás, esta misma tecnología -de haber sido proporcionada por Microsoft, Oracle o SAP- hubiera costado fácilmente cientos o miles de dólares. Pero Google ofrece estas herramientas a un precio extraordinariamente barato. Google Apps viene en dos versiones: la edición Standard, que es gratuita pero patrocinada por anunciantes; y la Premier Edition, con un precio de 50 dólares al año por cuenta (una fracción del costo del software que Microsoft diseña para empresas -Office, Windows y todos los servidores the Exchange y SharePoint necesarios para una infraestructura de colaboración. (Hay que señalar para ser honestos que Google Apps no consigue igualar a Word ni Excel, su Google Docs es rudimentario y el Google Docs Spreadsheet está a años luz del magnífico programa Excel 2007.)

¿Cuál es su falla?

La desventaja fundamental de este excelente software de colaboración radica en su principal ventaja: que sea una aplicación basada en web, es decir, se accede a ella mediante sesiones online que requieren contraseña. Y el problema es que, debido a su éxito, Google hace que sea diabólicamente fácil confundir las contraseñas, las sesiones y otros datos web. ¿Por qué? Todos tienen una cuenta Google, tu negocio, tus empleados, así que es indispensable que todos tengan identificadas perfectamente la dirección web correcta y los inicios de sesión correspondientes para evitar el desastre.

Por ejemplo, si yo usaba el buscador Internet Explorer para iniciar sesión en mi cuenta de correo personal Gmail desde la página principal de Google (www.google.com) me dirigía a mi cuenta jonathanhowardblum@gmail.com. Pero si quería ingresar a la cuenta que tengo en la empresa, también hospedada en Google, tenía que recordar no ir a la página principal, sino abrir www.google.com/a. Esa pequeña "a" no es un error, es la letra crítica que establece la diferencia entre mi cuenta laboral y la cuenta que todo mundo usa en Google... ¿se entiende? Google usa la misma interfaz de e-mail para Gmail y para hospedar las cuentas de Google Apps. Así que es fácil confundirse si no estás atento.

La confusión empeora cuando se comparten computadoras, pues a veces Google Talk se queda con el nombre de la persona que inicia sesión por primera vez, y sigue achacándote esa identidad aunque entres a Google Apps con tu propia sesión. Para solucionarlo tuvimos que limpiar el cache.

El desorden también aparece a veces en Google Calendar, que intercambia agendas laborales y personales. En ocasiones recibo invitaciones dirigidas a Dan, un interno de la empresa, por alguna razón Google las remite a mi cuenta.

Los desarrolladores del software han reconocido que el manejo de identidades puede ser un problema, pero añaden que los beneficios pesan más: funcionar a bajo costo, acceder a tu información desde cualquier parte, y dejar que todo se almacene remotamente.

"Los usuarios tienen que sentirse cómodos usando aplicaciones basadas en la Web. Eso no vale sólo para Google, sino para todo tipo de buscadores. Cuando se usa la cloud computing se necesita cambiar ciertas cosas de la conducta laboral, pero las ventajas son enormes" apunta Matt Glotzbach, director de productos en Google Apps.

El problema es que cuando diriges un negocio, les pagas a las personas mientras se adaptan a ese cambio cultural, y esa transición puede ser costosa. No puedo cuantificar de bien a bien lo que gastó mi empresa al cambiarse a Google Apps, pero sé que cada día dediqué cuando menos media hora a atender los inconvenientes de Google. Comparándolo con otras herramientas de colaboración que hemos probado (Microsoft Outlook funcionando con servidores Exchange, Acrobot.com de Adobe, Basecamp de 37signals, entre otros), encontramos que Google obstaculiza la productividad.

Es barato y fácil de usar, pero requiere mayor gestión y mantenimiento. Justo ahora, la empresa está revisando las identidades de las cuentas empleado por empleado, lo que nos quita mucho tiempo. Google Apps es un software atractivo, pero tiende a crear confusión.

Balance final: Google Apps puede ser una poderosa herramienta, y es atractiva si consideramos esta época de vacas flacas. De quedarme con ella optaría por la versión Premier, que viene con ayuda adicional y más funciones. Una cosa, no puedes hacer el cambio solo, necesitarás la ayuda de un experto en Google. Puedes capacitar a alguien de la empresa, pero se trata de una transición tan grande que tú serás quien tenga que liderar el cambio cultural que el producto requiere, y tus empleados tendrán que habituarse a encontrar sus propias soluciones tecnológicas.

Hay, sin embargo, algo que me gusta mucho de Google Apps: tenemos que realizar con regularidad reuniones para mantener a la gente informada sobre cómo funciona el software, y descubrí que ese tiempo que pasamos juntos es una manera de prestarle atención a mi gente y escuchar sus ideas, pero sobre todo me deja saber quién quiere estar aquí y quién quiere irse. El cambio tiene la ventaja de sacar a relucir la paja del trigo... si alguien no está dispuesto a aprender a usar Google Apps, ¿también se negará a avanzar en otras cosas, será reaccionario a otros cambios?

Google es bueno, pero no es perfecto. Si no eres cuidadoso con el software, puede perjudicar tu negocio.

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