‘Maquinitas’ de Facebook dispensan USBs

En la central de la red social, hay máquinas que dan dispositivos tecnológicos en vez de dulces; los equipos bajaron los costos de reemplazo un 35% al reducir las requisiciones y papeleo.
maquinita facebook  (Foto: Cortesía Fortune)
Michal Lev-Ram

La mayoría de los empleados no pueden describir su departamento de tecnologías de la información (IT, por sus siglas en inglés) como algo "increíble", pero el director de información de Facebook, Tim Campos, espera cambiar su opinión con una serie de máquinas expendedoras hechas a la medida que ofrezcan accesorios computacionales en lugar de botanas y bebidas.

Las máquinas expendedoras son la tarea más reciente y extravagante de Campos. Algunos de sus proyectos anteriores incluyen la colocación de escritorios de ayuda IT Genius Bar -a la Apple- en las oficinas centrales de Facebook.

Aunque proporcionar cables y teclados a los empleados que los necesitan suena fácil, en muchas compañías el proceso implica hacer una solicitud y llenar formularios de requisitos, y a los departamentos de IT podría tomarles días entregar el producto. Campos decidió tomar un enfoque más amigable para este problema común. Su idea original fue colocar accesorios computacionales en gabinetes para que los empleados tuvieran acceso a ellos con facilidad. Para mantener un registro de quién se llevaba qué, instaló pequeños quioscos digitales junto a cada gabinete y pedía a los empleados que deslizaran su tarjeta de identificación y marcaran qué producto habían tomado.

"No funcionó muy bien", admite Campos. "Sólo el 5% de las veces la gente se tomaba la molestia de decirle al quiosco qué accesorio habían tomado". 

Pero ‘el momento eureka' llegó cuando su asistente se topó con una máquina dispensadora de iPods en el aeropuerto.

Campos dio luz verde al proyecto y su equipo comenzó a trabajar en la creación de máquinas expendedoras hechas a la medida que ofrecieran accesorios computacionales a los empleados de Facebook.

Sólo seis semanas después, en junio, llegaron las grandes máquinas rectangulares a las oficinas centrales de la compañía en Palo Alto, California. Ahora, cada vez que un ingeniero de Facebook derrama café sobre su teclado (a todos nos pasa), se dirigen a la máquina expendedora más cercana en lugar de pedir a la gente de IT que haga el remplazo. Deslizan su identificación, presionan el botón de su selección, y voilá: ya tienen un nuevo teclado saliendo de la máquina.

Claro, estas máquinas tienen un beneficio de negocios. Según Campos, redujeron el costo de administrar el remplazo de accesorios en un 35%. Aunque los productos en las máquinas son gratuitos, los artículos están bien marcados con etiquetas para que los empleados vean el precio de cada accesorio que toman. Las nuevas máquinas expendedoras también exigen que todos los empleados deslicen su identificación antes de hacer una selección; esto significa que cada cable, teclado y trapito para la pantalla puede ser rastreado con su nombre, asegurando que el sistema no sea víctima de abusos (al menos no tanto como lo era el sistema de gabinetes anterior).

Campos es un fuerte defensor de la responsabilidad en los empleados. Tomó el mismo enfoque con la administración de la telefonía móvil que, dice, es uno de los tres principales gastos intelectuales que su departamento supervisa. Cada nuevo contratado que llega a Facebook recibe la misma opción: iPhone o Android. Facebook escoge la tabulación de voz y de datos mensual, pero los empleados reciben una copia de su cuenta cada mes para que puedan mantener registro de sus patrones de uso personal y los costos correspondientes que cubre la compañía.

Incluso pueden hacer una comparación con el promedio de su departamento. Para mantener un registro de estos costos y ofrecer a los empleados la información necesaria, Campos usa un servicio de una compañía llamada Apptio. Al igual que las máquinas expendedoras, esto ayudó a Facebook a reducir los costos incurridos por los empleados. Claro, también hizo que los encargados llamaran la atención de los empleados con hábitos de roaming costosos, aunque Campos dice que todo es con un espíritu positivo.

"No ha sido percibido como algo en donde la organización IT sea responsabilidad de los empleados. Sólo estamos compartiendo los costos y los empleados deben hacer lo correcto", dice Campos.

Compartir las cuentas telefónicas mensuales con los empleados para reducir costos a lo mejor no suena "increíble", pero obtener herramientas computacionales gratuitas, aunque rastreables, de una máquina expendedora sí es genial... al menos supera la opción de hacer la petición de accesorios al departamento de IT.

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Por ahora hay tres máquinas instaladas, y Campos dice que si todo sale bien, las nuevas oficinas centrales de Facebook en Menlo Park pronto contarán con una máquina por piso. Las máquinas futuras también podrían dispensar artículos de alto valor como teléfonos y computadoras.

"Ahora, el 100% de los empleados debe pasar su identificación, y ha habido mayor responsabilidad en torno a lo que la gente toma", dice Campos. "Pero sobretodo, es genial. A los empleados les encantan estas máquinas".

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