En búsqueda del contrato perfecto

A Jack Heine, vicepresidente y director de investigación en Gartner, le gusta apostar en los casinos. Sabe que un viaje redondo desde su ciudad, Boston, a Las Vegas, puede variar de  $324 a $ 2,221 dólares, en el mismo asiento de clase turista.

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En total existen 21 precios de boletos, siete se refieren a la oportunidad con la que se hace la reservación y 14 a reembolsos de las tarifas. “Al estratificar los montos, la aerolínea se asegura de llenar el avión y cubrir los costos fijos”, explica el directivo.

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Los cálculos para definir el precio de los pasajes de avión se realizaron con ingeniería financiera (IF), “una combinación de ciencia y práctica de negocios”, opina Andrés Fundia, profesor de finanzas en el Tecnológico de Monterrey.

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Esta disciplina sirve para medir el riesgo al tomar decisiones en los negocios, ayuda a evaluar proyectos y hacer proyecciones. Es una metodología que une finanzas, estadística y probabilidad.

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Mal empleada, también implica riesgos. El fracaso de las punto com es un ejemplo: se realizaron estimaciones de crecimiento poco realistas de las empresas y muchos de los contratos que vendieron nunca fueron redituables.

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Léase antes de firmar
Jack Heine realizó una investigación sobre los precios de contratos por servicios y productos de tecnologías de la información, con el fin de detectar situaciones de riesgo bajo el disfraz de una cotización agresiva. Sus recomendaciones también son aplicables a otras industrias.

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1 ¿Costo mas ganancias es igual a precio? No.
El proveedor no tiene que recuperar sus costos a corto plazo; puede operar con pérdidas esperando obtener mayor penetración de mercado u ofrecer precios agresivos esperando ganar un contrato. Es común que el comprador presione para tener mejores estimaciones, mientras que el vendedor quiere utilidades máximas. Con la idea de lograrlo somete a su cliente a una banda limitada de servicios. A medida que aumenten los requerimientos de aquél, el proveedor espera que el contrato resulte redituable, al realizar cobros por servicios extra como exceder cierto volumen de uso. Un abastecedor que firma varios negocios con importes bajos está en riesgo, porque no obtiene ganancias al principio. Su capacidad de entrega puede estar en duda, lo que también afecta al cliente.

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2 ¿El precio de un contrato es lo más importante? No.
Al operar el proveedor con un margen bajo, cada servicio adicional lo cobrará aparte: con el tiempo el contrato resulta caro. De ahí que la flexibilidad en los términos de la negociación sea más relevante que el precio.

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Si al firmar un acuerdo sólo se busca un buen importe, se deja pasar la oportunidad de negociar elementos que den mayor valor y garanticen una buena inversión.

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Caso real: un cliente pidió apoyo para adquirir 200 servidores, con un crédito a 10 años; el monto del pago equivaldría a 15% del avance anual de la empresa. El cliente en tres años creció 150%. Así, el 15% que prometió pagar se incrementó: gastaba en exceso por este servicio, mientras el proveedor entregaba sólo lo estipulado.

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Conclusión: el comprador debió buscar cláusulas que le permitieran negociar su pago según sus volúmenes de crecimiento, no sólo fijar un porcentaje para definir el precio.

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3 ¿El costo promedio de un producto o servicio es constante con el tiempo? No.
Si en una firma los costos variables son de 50% y están relacionados con la mano de obra, se puede despedir a empleados en caso de que las ventas bajen. Pero la infraestructura en sistemas tiene un costo fijo y no importa que se use 50 o 90% de su capacidad.

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Es importante establecer los precios de los productos y servicios de manera que se conserven los volúmenes necesarios para cubrir los costos fijos, y evitar en una situación de crisis aumentar los importes. Lo bueno de las erogaciones invariables es que se sabe cuántas son y cuánto tiempo van a estar a esa tasa fija.

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4 ¿Un mayor volumen siempre va a reducir los costos unitarios? No.
Un ejemplo: se producen 10,000 unidades; los costos fijos son de $1millón de dólares; los variables de $ 300,000 dólares; el costo por unidad es de $130 dólares. Se establece un precio de $150 dólares por pieza. Si aumenta la producción a 12,000 unidades, se necesitará más maquinaria que aumentará los costos fijos en $500,000 dólares. Los variables se mantienen, pero el costo unitario se incrementará de $130 a $152 dólares.

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Por eso, fabricar más no siempre significa un precio menor: puede implicar mayores gastos en infraestructura. Cuando se firman contratos con base en volumen, al hacer las proyecciones muchos toman en cuenta supuestos que no son seguros: las muestras pequeñas de datos se precisan para realizar cálculos a largo plazo.

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5 ¿Los costos en informática son variables en su mayoria? No.
En la telefonía celular, la industria se dio cuenta de que sus costos no eran variables sino fijos. Colocar una red requiere mucho capital. Ya sea que esté ocupada o no, cuesta lo mismo mantenerla. En Estados Unidos, al contrario de lo que se hacía en un principio, se aumentó el precio del contrato y se bajo el cobro por minutos adicionales. Eso motivó mayor consumo.

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6 ¿Si pagamos más recibiremos mejor servicio? No.
Desconocer el precio real de un bien que se adquiere puede ocasionar que eroguemos más de lo que realmente cuesta. En muchos casos pagar bien garantiza un buen trato, pero no siempre es así. Como comprador uno debe entender el mecanismo de cómo se determinan los importes para tomar una decisión inteligente y elegir al proveedor que realmente va a satisfacer nuestras necesidades. Si el cliente no tiene claras sus prioridades al comprar determinado producto o servicio, el abastecedor puede venderle lo que a él le conviene y al precio que él establece.

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Evite equivocaciones
Los mejores contratos son los que logran un equilibrio entre los objetivos del proveedor y el cliente. Suena idílico, pero una vez que las empresas entienden cuál es la dinámica para determinar precios, pueden reconocer las ventajas y desventajas de un contrato.

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Como técnica, aprenda a poner el ojo en estos rubros:

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• Al empezar a negociar un contrato identifique sus necesidades, establezca sus prioridades y decida en qué aspectos está dispuesto a ceder.

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• Insista en que el proveedor se desempeñe con diligencia y proporcione toda la información precisa y válida de sus líneas de negocio.

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• No crea que conoce el futuro. Asegúrese de establecer términos que le permitan negociar en caso de que los volúmenes de ventas se incrementen o se reduzcan de forma dramática.

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• Determine el monto de los costo fijos y variables, y cómo pueden cambiar, más si el contrato es por un periodo prolongado.

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• Compare la oferta de varios proveedores, detecte las diferencias y los puntos favorables para obtener mejores precios.

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• Contemple márgenes de error. En los aspectos que considere inestables de su negocio busque mayor flexibilidad.

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• Dedique más tiempo a entender las deficiencias del contrato y dónde podrían presentarse los problemas.

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• Tome en consideración que vale la pena pagar un precio mayor al principio, que hacer ajustes todo el tiempo.

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• Cuestione las cosas que da por descontadas.

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• Piense qué tan probable es que el servicio o producto sufra una reducción de costos en el futuro.

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• Controle que el proveedor no tenga demasiados contratos con precios marginales, ya que lo ponen en riesgo.

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• Por lo general los puntos conflictivos no están escondidos en el contrato: son más obvios de lo que parecen, sólo hay que aprender a buscarlos. Afinando el ojo desde el principio podrá liberarse de tensiones y reducir las posibilidades de terminar pagando su contrato un par de veces.

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• Aprenda a conseguir los difíciles boletos de $324 dólares, como Jack Heine, ya que los de $2,221 son muy fáciles de obtener, pero onerosos.