En cinco días
El final del mes está a la vuelta de la esquina y la información de negocios crítica no aparece por ningún lado. La situación, por lo general, representa una terrible pesadilla. La organización debe decidir con base en datos precisos y, para desgracia del consejo directivo, éstos simplemente no llegan. Al ignorar cifras y variables estratégicas –volumen de ventas, cuentas por cobrar, deudas, inventarios, etcétera–, la compañía corre el riesgo de dañar su buen desempeño.
-
En una cadena comercial constituida por 50 tiendas propias y 42 franquicias –las cuales, en conjunto comercializan mensualmente, más de 2,500 artículos de electrónica–, la ausencia de información puede adquirir tintes dramáticos. Radio Shack, al igual que muchas compañías del mundo, ya padeció los efectos negativos de la sequía de datos oportunos. Sin embargo, en 2000, la situación de la empresa empezó a mejorar sustancialmente.
-
Esta firma nació en el año de 1921, en la ciudad estadounidense de Boston, Massachussets. Originalmente, la corporación se especializaba en la venta de equipos y partes electrónicas. En 1963, después de ser adquirida por el empresario Charles Tandy, la firma incursionó en el mercado de consumo masivo –sistemas de audio, telefonía y computadoras personales–.
-
A lo largo de su historia Radio Shack cumplió con una función muy importante: difundir el uso de las innovaciones tecnológicas del momento. A través de los establecimientos de la empresa, la gente descubrió el radio-amplificador, el radio de banda CB, la calculadora electrónica, los sistemas especializados de cómputo, el teléfono celular y los equipos de televisión vía satélite.
-
Actualmente opera en diversos territorios del orbe: Estados Unidos, Rusia, Turquía, Corea, Italia, Chile, Venezuela, etcétera. En 1999, la organización generó ventas en el ámbito internacional por más de $4,000 millones de dólares.
-
En 1989, la empresa –cuyo nombre se inspira en un término que denominaba a la estructura de madera que albergaba al equipo de comunicación de un barco– arriba oficialmente al mercado mexicano. En 1992, Grupo Gigante y Tandy Corporation construyeron y definieron al actual Radio Shack de México. La compañía inició operaciones en el Distrito Federal, Guadalajara y Monterrey. Actualmente, la estructura local de la corporación está conformada por 50 tiendas propias y 42 franquicias –ubicadas en varios estados de la República–.
-
Cuando la contingencia se convierte en oro
-
Con el paso del tiempo, la oficina mexicana de Radio Shack manifestó crecimiento importante. La filial detectó que el volumen de sus operaciones de negocio aumentaba en forma significativa. Para evitar que las buenas señales se convirtieran en problema, los directivos de la compañía establecieron un objetivo prioritario: adquirir un sistema tecnológico que mejorara el procesamiento de la información corporativa. Si la herramienta cumplía con las expectativas, las decisiones empresariales de Radio Shack de México serían más precisas –lo que implica mejores índices de rendimiento, capacidad de respuesta, administración adecuada de los recursos, etcétera–. Después de realizar varios estudios, la compañía se acercó a Solomon Software, proveedor del programa Solomon IV, una aplicación ERP (Planeación de los Recursos Empresariales) diseñada para operar en medianas y pequeñas empresas.
-
“La relación de trabajo entre Radio Shack y Solomon Software arrancó en julio de 1999. En ese momento, la organización, ante la inminente llegada del año 2000, necesitaba renovar los sistemas de cómputo. La firma utilizaba herramientas contables que operaban bajo el sistema MS-DOS. Era el tiempo ideal para evolucionar”, explica Gabriel Muñoz, gerente de Finanzas de Radio Shack.
-
De esta forma, la amenaza del llamado y2k se convirtió en una oportunidad de progreso. Al modernizar la plataforma tecnológica, la empresa no sólo superaría los obstáculos de la conversión informática, al mismo tiempo, facilitaría la instalación del sistema deseado. Con el aspecto de infraestructura ya definido, cliente y proveedor establecieron el objetivo fundamental de la solución: los directivos de Radio Shack de México recibirían, en el tiempo y la forma adecuada, información actualizada sobre el desempeño financiero del negocio. Asimismo, los ejecutivos conocerían datos operativos estratégicos, por ejemplo: reportes de contabilidad, estados de resultados, gastos e ingresos.
-
“El inicio del proyecto coincidió con el proceso de organización de los resultados obtenidos en 1999, los cuales estaban registrados en el sistema antiguo. Esta circunstancia, para fortuna de la compañía, permitiría medir la rentabilidad y los resultados de la nueva plataforma técnica”, apunta Muñoz.
-
La iniciativa de Radio Shack tomó fuerza en septiembre de 1999: se creó un equipo de trabajo, el cual estudió los manuales del sistema, analizó la información que se exportaría desde la herramienta anterior y capturó los datos que deberían incluir las nuevas pólizas. En diciembre, la compañía comenzó a consolidar la información vieja y la nueva. “La meta era empezar con Solomon IV, cerrar 1999 y concluir todo el proceso en 2000.”
-
Aunque la aplicación se desarrolla en Estados Unidos, Solomon IV puede adaptarse a las características y requerimientos de distintos mercados mundiales. Para Radio Shack de México, la flexibilidad representa una ventaja adicional: en el país, la filial opera con base en procesos diseñados en Estados Unidos.
-
Por otro lado, Solomon Software no comercializa sus productos en forma directa. Para las tareas de instalación, recurre a un grupo de empresas asociadas –consultores e integradores de sistemas–.
-
“A partir del primer contacto con el cliente, Solomon Software elige al distribuidor que puede encargarse del proyecto. La selección toma en cuenta el perfil del socio y la necesidad particular del usuario. En el caso de Radio Shack, designó a Síntesis Tecnológica (Sintec), una firma consultora”, comenta Rodrigo Fueyo, gerente de Mercadotecnia de Solomon Software México.
-
Sintec conoció al nuevo cliente y, en primera instancia, determinó que todas las operaciones financieras se controlarían a través de Solomon IV; aunque la empresa de electrónica utilizara otro software para administrar compras, ventas, distribución e inventarios. Más adelante, Sintec difundió el alcance real del sistema. “Por ejemplo, se demostró que, en lo referente a contabilidad, la aplicación ofrecía una cobertura de 90% de las necesidades. Con adaptaciones posteriores, el alcance sería total. De la misma manera, el módulo de cuentas por pagar –de Solomon IV– satisfacía 95% de los requerimientos. El porcentaje restante se solucionaba con desarrollos internos”, comenta Fueyo.
-
Radio Shack aceptó la propuesta y Sintec diseñó un plan de trabajo por módulos –lo que implica un avance paulatino en la instrumentación del programa–. “Si el cliente decide arrancar con el módulo de contabilidad, entonces se organiza un programa de capacitación para el personal del área –que incluye materiales de introducción al sistema, lectura de manuales, cursos sobre la materia y juntas de arranque–. El proceso se apega a estrictas estimaciones de tiempo, las cuales se cumplen en función de la disposición del cliente”, asegura el ejecutivo del proveedor de la aplicación.
-
Para iniciar el esfuerzo tecnológico y alcanzar los objetivos propuestos, Sintec solicitó que Radio Shack designara un líder de proyecto interno. Asimismo, la firma consultora pidió apoyo total en materia de recursos humanos. De hecho, según el binomio Solomon Software-Sintec, la excelente disposición del usuario fue un factor determinante en el éxito de la iniciativa.
-
Las bondades de la inmediatez
-
A un año del inicio del proyecto, Radio Shack de México, según sus directivos, está complacido con los resultados. El objetivo principal, en términos generales, se cumplió: la cúpula administrativa de la empresa, hoy día, puede observar la operación y el comportamiento de las tiendas –qué productos se venden mejor, en qué tiendas, en qué región del país–.
-
“Ahora, la compañía recibe datos estratégicos más completos –y con mayor rapidez– y toma mejores decisiones de negocio. Desde enero de 2000, los resultados financieros registran el desempeño de establecimientos específicos. Los datos ya no tienen un carácter estrictamente global. Por otro lado, en la organización hay un conocimiento más profundo sobre el nivel de gastos y el destino de los recursos”, asegura Gabriel Muñoz, de Radio Shack.
-
Asimismo, la organización comercializa distintas líneas de producto –audio, video, telefonía, electrónica de consumo, computación y sistemas de seguridad–. Actualmente, a través de Solomon IV, Radio Shack detecta tendencias valiosas en el movimiento de las diferentes mercancías. Un caso: resultados obtenidos por vendedor o desplazamiento de sistemas específicos por región.
-
Los datos resultan valiosos desde varios puntos de vista. En primer lugar, el corporativo puede diseñar programas de premios especiales para la fuerza de venta. La firma ubica al empleado que alcanza los mejores resultados y le ofrece algún tipo de compensación especial. Por supuesto, el vendedor agradece el reconocimiento a su esfuerzo personal.
-
En el aspecto de movimientos de productos, la compañía detecta las tiendas con mejor rendimiento, así como los establecimientos que necesitan un apoyo especial. Por ejemplo, la plataforma de cómputo empresarial advierte que, en una sucursal de Radio Shack México, la venta de sistemas de seguridad no muestra un crecimiento importante. Al conocer la situación real, las oficinas centrales pueden diseñar una estrategia basada en el criterio del precio, o bien, considerar embarques de mercancía más pequeños para esa filial nacional.
-
“El procesamiento de la información está a cargo del área de contabilidad, la cual se apoya en la aplicación original de inventarios. Se diseñó una interfase entre los dos sistemas para aligerar el volumen de trabajo. El programa de Solomon Software ya es una herramienta útil en procesos como cuentas por pagar y por cobrar. Dichos datos ahora están automatizados 100%”, añade Muñoz.
-
En opinión de Sintec y Solomon Software, Radio Shack de México obtuvo un beneficio poco común: trabajar con información actualizada y que verdaderamente corresponde a la situación real de la compañía. “Por lo general, en la parte financiera, las organizaciones cierran el registro contable mensual 15 o 20 días después del final del mes. Esos datos ya no ayudan a tomar decisiones. En Radio Shack de México la información se obtiene durante los primeros días hábiles del siguiente mes. A la par, la firma controla mejor el flujo de las operaciones y utiliza los recursos con mayor eficiencia”, asegura Fueyo.
-
No obstante, el aspecto financiero sólo representa la primera fase de un proyecto más amplio. Con la colaboración de Sintec y Solomon, Radio Shack está preparando la instalación de otros módulos del sistema. De acuerdo con las fuentes, el plan de expansión –que ya está en marcha– incluye módulos dedicados al ámbito de distribución, herramientas para administración de inventarios, esquemas para habilitar estrategias de comercio en internet (e-commerce) y comunicación empresarial.
-
La experiencia de Radio Shack de México demuestra que las soluciones tipo ERP no están lejos de las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. En ese sentido, las PYME’s mexicanas deben considerar la posibilidad de adoptar una plataforma de gestión empresarial. La tecnología mejora los procesos de negocio y, para fortuna de los usuarios, siempre hay forma de encontrar un traje a la medida.
-
No se puede negar la realidad: la instalación de un ERP implica costos importantes. No obstante, si el proyecto se desarrolla con un estricto plan de trabajo, el resultado final justifica el esfuerzo de la compañía.
-
“El consejo directivo hace comentarios halagadores sobre el sistema tecnológico. Los integrantes de la junta ya reciben la información financiera –a más tardar– el quinto día después de finalizado el mes. Antes, los ejecutivos esperaban 22”, reconoce Muñoz.
-