Intimidad compartida

Areas amplias y abiertas, mamparas ensambladas que permiten la conexión de una computadora a internet, redes locales y procesos electrónicos varios, uniformidad en diseños y colores que, además, propicien el concepto de “orden”, son elementos que describen en general los ambientes laborales de hoy en día. 

- De hecho, la distribución de los recursos humanos en estos espacios debe tener un fundamento organizacional, según los psicólogos y diseñadores de lugares de trabajo consultados. Carecer de él podría causar en el peor de los casos un caos o, en menor medida, un bajo rendimiento de los empleados.

- Pero “el uso de espacios modulares no significará mayor eficiencia si no está sustentado en una filosofía de administración participativa”, advierte Jaime Grados, presidente de la Sociedad de Psicología Aplicada. De ahí que, dice, la nueva tendencia en el diseño de interiores empresariales debe ser considerada como una evolución en materia organizacional.

- “Es el caso de las oficinas de gobierno –ejemplifica–, espacios para los que se diseñan escenarios modernos de trabajo, pero conservan sistemas de valores y costumbres caducos. Ahí, los empleados perciben el cambio a las oficinas modulares como una pérdida de su privacidad e invasión de su espacio, lo que suele desembocar en frecuentes distracciones y malos hábitos.”

- Juntos y revueltos
Para Grados, el objetivo ulterior de la actual política de “puertas abiertas” es tener una supervisión cercana del personal. No obstante, insiste, prevalece una “filosofía participativa de plataforma”: en vez de que las órdenes provengan de arriba, se busca que las personas de menor rango opinen sobre su trabajo. A través de la eliminación de barreras físicas y el uso de salas de juntas compartidas se propicia una comunicación más fluida y el trabajo en equipo. Pero la supervisión, que en estos escenarios se vuelve un acto paralelo, trasciende y se convierte –según el también consultor empresarial– en un “aprendizaje vicario” (o sea, tácito, que no se dice pero se enseña con acciones). “Ello hace que finalmente se asuma una imagen institucional”, dice.

- Por ejemplo SAP, una compañía especializada en software, y Sony, empresa enfocada en productos electrónicos, confirman la teoría anterior a través de la práctica. Para SAP, la reciente instalación de estaciones de trabajo y la nueva distribución de sus empleados en tres pisos, se fundamentó en dos objetivos: propiciar el trabajo en equipo, incluso entre áreas distintas, y la creación de “lugares virtuales” para los consultores que trabajan fuera todo el día.

- Así lo cuenta Karinna Doria, coordinadora del departamento de compras y responsable del rediseño de esta compañía: “La actual disposición de las estaciones de trabajo trajo un mejor aprovechamiento del espacio y menor costo, lo que permite a la empresa seguir creciendo sin adquirir mayores superficies”. Según la ejecutiva, la implantación de “estaciones virtuales” fue una de las innovaciones que más contribuyó al cambio. Éstos son lugares vacíos la mayor parte del tiempo pero que, al contar con conexiones para voz y datos, están disponibles en cuanto el consultor llegue con, por ejemplo, su lap top.

- La ausencia de un lugar fijo se cubre con la designación de un locker para que el consultor no deje de sentirse miembro de la empresa, advierte Doria. Asegura, además, que en los tres pisos que ocupa la compañía especializada en soluciones inteligentes, “no hay una sola oficina privada, ni en el área de dirección”.

- Para Sony, por otra parte, el uso de las mencionadas estaciones de trabajo en espacios abiertos no es una novedad. Marco Fernández, subgerente de mantenimiento y servicio, asegura que la filial mexicana de la firma japonesa es precursora de esta modalidad en nuestro país. “Hace seis años –cuenta– Sony se vio en la necesidad de tener una mayor flexibilidad ante los cambios que conlleva la dinámica de los tiempos. Hoy día, el actual mobiliario ensamblado permite instalar nuevos lugares en tan sólo tres horas”. Al igual que SAP, en el aspecto organizacional se buscaba que la nueva disposición del espacio coadyuvara a la integración de equipos de trabajo.

- No obstante, el correcto funcionamiento del nuevo estilo se basó en la cultura de resultados por objetivos que maneja Sony. “No es una meta de una sola persona, son equipos que van hacia una misma meta. Aunque en esta compañía sí existen espacios cerrados para las altas jerarquías, que también se diferencian del resto de las estaciones de trabajo por su amplitud, existen oficinas con barreras virtuales (de cristal) para áreas que necesitan resguardar documentos importantes, como finanzas”.

- Tanto para SAP como para Sony, la política de “puertas abiertas” ha traído más ventajas que desventajas, según los entrevistados. De hecho, ambos coinciden en que el uso de estaciones de trabajo que dejan al empleado “al descubierto” se ha traducido en mayor motivación del personal y una mejor comunicación. “Se pierden los formalismos y la comunicación es más rápida y directa”, opina Doria.

- En el caso de Sony, los beneficios se observan en una “productividad a corto plazo” y un “rendimiento a largo plazo” del personal. La primera responde a una mayor agilidad en los procesos por la conjunción de equipos y la rapidez en la comunicación. El rendimiento es mayor, señala Fernández, pues las personas se sienten integradas al medio ambiente, a sus compañeros y, por supuesto, a la empresa.

- ¿Y la intimidad?
Para el psicólogo Jaime Grados, uno de los costos del nuevo manejo de espacios es la nula privacidad e incluso la imposibilidad de personalizar el lugar de trabajo. “A través del inmobiliario al descubierto el mensaje al personal es ‘tu tiempo en la empresa es sólo para la empresa. Olvídate de tu agenda personal’”, dice.

- La queja más común entre empleados, en ese sentido, es sobre la imposibilidad de tratar un asunto personal vía telefónica sin que nadie más escuche. Respecto a las restricciones para personalizar el área de trabajo con retratos, muñecos o carteles,  las empresas aducen que quieren mantener una imagen institucional.

- Fernández insiste en que los espacios abiertos son más agradables y motivan más al empleado. El entrevistado argumenta que debido a que Sony es “una multinacional reconocida” se cuida que la imagen sea una representación empresarial, no un concepto personal. Por ello, las políticas internas, dice, promueven el orden y la limpieza de las estaciones de trabajo y aunque no se impiden las decoraciones en las “islas de operación”, se exige que estas sean discretas y no desentonen con el resto del conjunto. 

- La ausencia de oficinas cerradas y de escritorios grandes también puede significar para algunos pérdida de status, sobre todo si son de generaciones anteriores. La queja en este sentido, según Grados, proviene de individuos con baja autoestima, que necesitan una oficina grande para “impactar” a los demás.

- Al final, la forma en que el personal se desenvuelva, con o sin estructuras modulares, estará determinada por los valores de la empresa y por el tipo de empleados que contrate. Sin embargo, la tendencia a trabajar bajo el concepto de “islas” está siendo adoptada por empresas que emplean, por lo general, a jóvenes que tienen más interés por el trabajo que por si hay o no privacidad, culmina Doria. ¿Usted qué piensa?