Viaje con la oficina <br>(a cuestas)

Desde hace algunos años se viene forjando el concepto de oficina virtual. Y, aunque no esté del todo extendido, parece ser la tendencia para el siglo próximo; no es extraño que, en un mundo donde impera la globalización, haya sido necesario reinventar el espacio laboral.

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Actualmente, para que el planeta de los negocios sea una aldea, las compañías tienen que poder moverse de Norte a Sur y de Este a Oeste. Para lograrlo, necesitan un aliado sine qua non: la tecnología.

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Una oficina virtual, entonces, no es más que un lugar de trabajo que goza de movilidad y que brinda la posibilidad de producir a cualquier hora, y desde cualquier lugar. Dicen que el XXI será la centuria de la información, de ahí que la organización del espacio laboral condicionará la velocidad de respuesta de las empresas y el posicionamiento de sus productos, servicios o marca.

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Para tener una oficina virtual no es necesario contar con un cerebro privilegiado, ni 14 maestrías respaldadas por la mejor universidad de Estados Unidos; no. Basta con poseer una computadora portátil que tenga un software con las características de la empresa para la que se trabaja; un teléfono celular (o más, según los casos); un cubículo pequeño en cualquier edificio para recibir las visitas ocasionales de algún proveedor; un casillero; un buzón de mensajes... y ganas de trabajar.

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El colaborador virtual, es evidente –y usted quizás pensará que, por eso, los empleados pueden echarle ganas al trabajo sólo en la oficina tradicional–, no tiene un horario riguroso, por ejemplo, de ocho de la mañana a seis de la tarde; si quiere, puede mantener apagado el celular; y tomarse el día libre para partir de picnic con su familia. El empleado virtual trabaja por objetivos: es enteramente dueño de su tiempo y responsable de su desempeño. Ahora, si usted –de nuevo– piensa que se trata de algo obvio, mire a su alrededor y fíjese en la cantidad de personas incapaces de trabajar cuando no tienen a alguien detrás… Para ellos, el jefe es algo más que un señor insoportable que grita de sol a sol.

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El necesario cambio de mentalidad es lo que convierte a la oficina virtual en un reto. “El nuevo empleado debe tener una madurez, en lo que se refiere a administración de la información, que no se le exigía con anterioridad”, explica Sergio Valdés, integrante del departamento de desarrollo de mercadotecnia y estrategia de canal de Hewlett-Packard (HP).

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“En ese sentido, pasar de un tipo de oficina a otro puede ser complicado. Pero –acota– también es cierto que nosotros estamos acostumbrados a tratar con la tecnología.” En promedio, un empleado de hp recibe 100 mensajes electrónicos al día.

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El caso de Hewlett-Packard se asemeja al de muchas otras compañías en México. Hace siete años, con el boom de las computadoras –y poco después, con las primeras comunicaciones remotas a través de Internet–, el corporativo inició su evolución; una alianza con la tecnología que significó ahorros en tiempo, espacio y dinero.

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Ahora, en el ámbito internacional, hp tiene cerca de 800 personas que trabajan a través de su computadora portátil y alrededor de 30% de sus 120,000 empleados operan remotamente… y no sólo porque la naturaleza de sus puestos les obligue a viajar.

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En determinados departamentos –como mercadotecnia, por ejemplo–, Hewlett-Packard ofrece a las madres de familia la posibilidad de trabajar medio tiempo en el sistema tradicional y, si así lo necesitan, el resto del día a través del “régimen virtual”. Según Valdés, en un futuro cercano, seis de cada 10 gerentes se moverán a una oficina virtual para realizar sus transacciones.

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Aunque la tecnología permite estar al mismo tiempo en varios lugares estratégicos, ubicuidad y productividad no son los únicos argumentos para adoptar la oficina virtual.

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Para cualquier empresa, los colaboradores virtuales suponen una reducción en los costos de operación (consumo de energía eléctrica; renta y mantenimiento de locales, así como una disminución de gastos destinados a satisfacer las necesidades elementales del personal base de cualquier corporación).

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Los directivos de Kodak están conscientes de que el tiempo se está convirtiendo en el más preciado de los bienes. Por eso, una vez que la tecnología lo permitió, a principios de este decenio iniciaron la obligada transición de la oficina tradicional a lo que ellos denominan la “oficina portátil”.

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Las razones, casi las mismas de HP: rapidez en el manejo de la información, posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, incremento de la productividad... Todos, argumentos necesarios para subirse al tren de la globalización.

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Actualmente, 60% de sus ejecutivos son empleados virtuales. “Además de poder comunicarnos constantemente con la oficina central, con una laptop podemos proporcionar una serie de datos muy importantes: desde estadísticas e informaciones que vamos a necesitar en la visita a un cliente, hasta información técnica sobre los diferentes productos”, expresa Francisco Mora Jardón, director general de Kodak México.

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Sin embargo, al referirse a los empleados, el ejecutivo va más allá. Por una parte, indica, es ilusorio pensar que algún día un departamento como el de relaciones públicas pase a ser completamente virtual. Además, para determinados empleados es realmente difícil adecuarse al nuevo modo de laborar, no sólo por razones de disciplina, sino de índole psicosocial que les impiden trabajar apartados.

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“Es necesario –añade Mora– explicarle al empleado el porqué del cambio y las ventajas que éste supone para la empresa en general. Obviamente, es importante capacitar a la gente para que se familiarice con la tecnología; pero también es fundamental darle la posibilidad de seguir trabajando de manera tradicional, si así lo desea.”

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En la mayoría de los casos se trata de compañías que han tenido que adaptarse –más pronto que tarde– al cambio. No obstante, existen también corporaciones que son, por su naturaleza, oficinas virtuales.

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Es el caso de la estadounidense PeopleSoft, una empresa de software, cuyos ejecutivos trabajan desde pequeñísimas laptop cargadas –adivinó usted– con información de gran utilidad al momento de cerrar una venta.

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Esta compañía nació en 1987 y, cinco años después, más de la mitad  de sus empleados combinaban el sistema tradicional con el virtual. De hecho, existen puntos estratégicos, como el de Miami, donde todo el concepto descansa sobre la oficina móvil.

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En lugar de despachos individuales, la sede de Miami tiene alrededor de 25 cubículos que comparten 40 personas: todas dueñas de una computadora portátil y conectadas, software mediante, a la oficina central. Es lógico: PeopleSoft vende tecnología de punta a lo largo y ancho del planeta.

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Gustavo Vilomar es encargado de preventa para toda la región internacional; un puesto que le obliga a viajar constantemente: “Desde la laptop puedo hacer absolutamente todo lo que se requiere para mi trabajo. Tengo los productos instalados en el sistema; de ese modo, puedo enseñarlos y hacer cuanta demostración necesite. Si requiero información suplementaria, realizo un enlace con Miami y la obtengo de inmediato.”

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Suena bien, pero quedan algunas dudas sobre los efectos secundarios. Según Vilomar, sin el apoyo de la computadora portátil se necesitarían tres personas más para realizar su trabajo; ¿y la precariedad del empleo?; por otra parte, el hecho de no tener compañeros fijos de oficina dificulta las relaciones humanas: ¿Dónde queda la salida en grupo para tomar café, luego de la hora del estrés?

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Muchos dicen que llegamos al siglo de la información, ¿serán también, acaso, los 100 años de soledad digital?