No caigas en malos acuerdos

Como ejecutivo de finanzas responsable de firmar las grandes compras de productos y servicios, inevitablemente te preguntarás: "¿Cerramos un buen acuerdo?" Y la respuesta será generalmente "Sí". Pero la pregunta siguiente, "¿Cómo lo sabemos?", podría  tener una respuesta menos certera.

¿Cómo puedes estar seguro de que tu empresa obtuvo el mejor precio en los mejores términos como dicen los proveedores? Si adviertes cualquiera de estas cinco señales, las posibilidades de que estés cerrando un mal acuerdo son muchas.

 En empresas de rápido crecimiento, su enfoque está en reclutar empleados que puedan ayudar a impulsar ese crecimiento. Por eso, si bien la mayor parte del equipo luchará por ser buenos administradores de la chequera de la compañía, su experiencia en negociación posiblemente no sea un factor clave en sus decisiones de contratación. A continuación hay cinco banderas de advertencia que pueden servir como alerta de que el acuerdo podría no ser tan bueno como te informaron.

El precio es en conjunto

No hay manera de saber si el acuerdo que hiciste fue bueno si un solo precio incluye una serie de productos o servicios. Deberías exigir que el proveedor fije el precio por cada producto, aun cuando las negociaciones se hayan basado en un gasto total. Entre otros beneficios, un enfoque por rubros te permite comparar, contrastar  y determinar si cierto producto o servicio podría adquirirse a un precio más eficaz con otro proveedor. Además, si son  servicios combinados dentro de un contrato renovable, podría ser difícil alinear los requerimientos cambiantes de un negocio con el contrato.

Quizás quieras remplazar o remover algún rubro individual del acuerdo en una fecha posterior a la firma del mismo, pero la fijación de precios en conjunto hará que sea difícil obtener un valor justo por los productos removidos.

El descuento parece demasiado bueno

Los altos porcentajes de descuento de una lista arbitraria de precios pueden crear la ilusión de un buen acuerdo. Pero un descuento sólo tiene sentido si el precio subyacente es razonable.

Debes ser cuidadoso de no enfocarte exclusivamente en el producto o servicio primario durante las negociaciones. Los proveedores a menudo contrarrestan los productos que tienen precios competitivos con aquéllos de precios inferiores en productos o servicios  complementarios. 

Por lo tanto, los productos de mayor margen podrían comenzar a constituir un mayor porcentaje de su gasto total si la mezcla de productos cambia con el tiempo.

Los compromisos se basan en el volumen

Un buen acuerdo de hoy podría rápidamente transformarse en un mal acuerdo futuro. Tus proveedores están negociando con base en el valor a largo plazo del acuerdo. Por lo tanto, muchos términos de un contrato los elaboran para mejorar sus márgenes con el tiempo.

Los acuerdos de varios años, o el costo alto del cambio de proveedores, pueden limitar tu capacidad para introducir proveedores secundarios, garantizando mayores márgenes para ellos si tu negocio crece o si caen los costos.

Por otro lado, si son parte del acuerdo los compromisos de volúmenes mínimos, necesitas evaluar  cuál sería el impacto de una desaceleración en tu negocio. Podrías pagar por servicios que no estás recibiendo. Durante las renegociaciones de los contratos existentes, estos compromisos necesitan ser especialmente evaluados.

No es insólito que un proveedor baje su costo por unidad y al mismo tiempo no incluya la baja correspondiente en un compromiso anual.

Cuando esto sucede, el descuento podría convertirse en ahorros inexistentes, en una ilusión.

El precio comenzó como un referente del presupuesto

Mucho antes de comenzar las negociaciones, los directores a menudo apelan a los proveedores para "buscar algo para poner en el presupuesto". El proyecto no está aprobado aún, y el precio de los proveedores no tendrá un efecto serio de descuento del presupuesto en este momento. Pero tan pronto como suena esa llamada telefónica pidiendo "algo", tu empresa ha perdido importante poder de negociación.

El proveedor establece un punto de inicio para las negociaciones y  cree que sabes cuánto has presupuestado para el producto o servicio. Aun si posteriormente hicieras la misma oferta, tus expectativas para un buen acuerdo podrían estar basadas en aquella cotización original, la cual sólo estaba pensada para llenar un espacio en blanco.

De ser posible, deberías evitar la contratación de proveedores antes de que comiencen las negociaciones. Idealmente, las cifras del presupuesto deberían basarse en el parámetro de una tercera parte, porque una cotización temprana es efectivamente el comienzo de la negociación. La organización de ventas del proveedor se pondrá en marcha tan pronto como los contactes, antes de que tengas la oportunidad de definir una estrategia de negociación.

Hay mucho o poco tiempo para la revisión

Muchos acuerdos tienen cláusulas de autorrenovación o intemporales, a menudo en combinación con incrementos de precios prenegociados. Este tipo de contrato podría exigir un preaviso significativo de tu intención de no renovar y, por lo tanto, reducir significativamente tu poder de negociación si vence la fecha límite. Por otra parte, los proveedores que ofrecen servicios complejos van a adoptar el enfoque opuesto.

Sabiendo que hay costos significativos asociados con el cambio de proveedor, van a presionar para realizar las negociaciones en una fecha tan cercana como sea posible a la de renovación del contrato. Cuando empiezas a negociar, ya habrás perdido tu poder de negociación simplemente porque no tienes tiempo para evaluar o aplicar un plan para el cambio de socios.

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Si tu organización cometió algunos de estos cinco errores, es probable que estés pagando de más por ciertos productos y servicios. Piénsalo. Los ejecutivos de tu empresa proveedora no preguntarán a tu director de cuentas "¿hicimos un buen acuerdo?". Ellos lo sabrán. Y tú también deberías saberlo.