Software, todo tranquilo

Todas las empresas requieren controlar su operación, qué tan sofisticada y tecnificada sea la solución de ERP (Enterprise Resource Planning) para hacerlo depende de cada empresa y su oferta.

La evolución de las empresas está relacionada con el desarrollo de las soluciones de software de ERP. Desde que se inventaron los libros de registro de la operación, la contabilidad, y conforme se ha dado el crecimiento económico, se crearon herramientas para tener un control de las actividades comerciales o contables de cada negocio por muy pequeño o grande que fuera.

EL ERP no es una panacea, pero es necesario reconocer el momento preciso para empezar a extenderlo dentro de la empresa. Sin embargo, el reto es ampliar y complementar la eficiencia interna con otros sistemas, de manera que se pueda aprovechar la información generada por el ERP y las demás aplicaciones que administran diferentes áreas de la compañía como la cadena de suministro, servicio y atención al cliente, y la puesta en marcha de nuevas estrategias comerciales.

La implantación de un software da la posibilidad de acceder a las mejores prácticas globales para administrar algún negocio. Y en algunas firmas representa un lujo competitivo cuando ya se ha logrado el control total y se extiende hacia otras áreas, permitiendo hacer la planeación, proyección y administración mediante sistemas integrados.

Un ejemplo de extensión es la cadena de suministros en la que todos los proveedores y clientes se van a comunicar para intercambiar y administrar información, pues ya se pasó a otro nivel de control colaborativo. Es decir, permite ver los mismos datos desde cualquier perspectiva: Contable, comercial, financiera, logística. Todos tienen acceso a la misma información, cosa que no ocurre en la contabilidad tradicional.

Cabe destacar que dependiendo de la actividad del negocio o su oferta, la compañía puede decidir qué tipo de herramientas puede tener. Por ejemplo, para las empresas dedicadas a la logística un ERP sirve para controlar su negocio, pero no le permite administrar cuál es su ventaja competitiva con respecto a sus competidores y cuál es la oferta para sus clientes.

A éstas les interesa administrar sus rutas, planear cómo optimizar aquellos elementos que son los que representan mayores gastos como llantas, gasolina, control de los choferes, seguros, etcétera. En este caso, una solución sencilla de ERP no puede determinar cuándo, cómo y hacia dónde tienen que ir los camiones, pero sí lo puede hacer una extensión de éste porque permiten controlar extracontable, extraregistro, es decir, la operación de una empresa.

SOLUCIONES A LA MEDIDA
En general, las empresas mexicanas tienen la visión de competencia global, de la apertura hacia más mercados, de la implantación de mejores prácticas y la mayoría está en el proceso de convertirse en un jugador global. Este interés de las empresas por soluciones tecnológicas ha crecido conforme el mercado y la demanda cambian.

La firma Select asegura que durante 2006, el mercado de ERP’s se mantuvo como uno de los más dinámicos con un incremento de 17%, como resultado de proyectos desarrollados en corporativos de la industria de consumo, servicios, comercio y gobierno.

Asimismo, la consultora destaca que el segmento de pequeñas y medianas empresas (PyMEs) continua mostrando un crecimiento al adoptar este tipo de soluciones, superando 30% de crecimiento acumulado en el año en términos de valor de mercado y un incremento de más de 25% en la base instalada. Estas cifras nos hablan del interés que existe por parte de los usuarios y del valor que estas herramientas dan al negocio. 

La tendencia es que quienes no tengan la perspectiva de mejora continua, algún día sucumbirán. Todas las firmas tienen la visión, sin embargo, no todas pueden invertir en un ERP, incluso, algunas creen que instalando uno van a solucionar todos sus problemas.

Al respecto, lo más importante para una empresa que piensa implantar un ERP es que debe tener un análisis de su situación particular y de encontrar la solución específica; ya que no existe un ERP que le quede a todas las empresas, pues cada compañía e industria es diferente. Lo óptimo es que cada negocio implante soluciones que cubran sus necesidades particulares.

De acuerdo con nuestro acercamiento con los clientes y la industria, percibimos que hoy las PyMEs se están transformando rápidamente en empresas enfocadas en procesos de negocio y están eligiendo emplear sistemas tecnológicos que les faciliten la administración, comprensión e incremento de su desempeño y oportunidades.

Las firmas medianas en el mundo están ampliando sus operaciones hacia nuevas geografías, aprovechando las ventajas de la eficiencia y mejora de servicio y cercanía al cliente, que les proporciona el uso de soluciones de las tecnologías de la información (TI) adecuadas.

Así, estas compañías están aprendiendo a utilizar la tecnología como un habilitador competitivo que les permite mejorar costos y hacer que el procesamiento de pedidos, la producción, los embarques y las comunicaciones en toda la compañía y, a través de la cadena de suministro, sean mucho más eficientes.

El giro del negocio determinará que tan extendido debe ser el ERP, lo que hace la diferencia entre las características de las herramientas según cada nicho y mercado. Las oportunidades para el negocio están en diversas áreas que antes no se podían controlar y que ahora se deben registrar debido al crecimiento que experimenta la compañía.

Hace un par de años, Grupo La Moderna tenía un problema en su área de distribución, que consistía en realizar sus rutas de manera manual, lo que ocasionaba no cumplir con certeza y al 100% con los requerimientos de los clientes y las políticas de distribución del negocio, así como la falta de control y calidad en la información de distribución.

Como resultado de estas carencias, el personal debía dedicar más tiempo en organizar las rutas que en analizar probables situaciones de mejora en el servicio al cliente. Para enfrentar estas deficiencias operativas, la compañía decidió implementar una solución de software que le permitiera optimizar la planeación de la distribución, los requerimientos y preferencias del cliente para poder realizar la planeación y el uso adecuado de recursos, impactando de manera significativa al área financiera en cuanto a la gestión de las compras y ventas.

Cada empresa tiene que entender cuál es su situación y cómo va a enfrentar el mercado, haciendo uso de soluciones especializadas y de nicho. Los negocios tienen diferentes niveles de necesidad y objetivos de crecimiento, según cuáles sean éstos, se define qué se compra y en qué momento. Si una aplicación para cumplir mis necesidades básicas o un lujo; lo único que es un hecho es que el ERP es una necesidad absoluta porque las empresas necesitan controlar su negocio.

Las empresas que esperan superar su competencia deben analizar sus operaciones constantemente e innovar. No es suficiente aceptar que el cambio es inevitable, sino que es relevante promoverlo para ofrecer valor agregado. Esto implica que las empresas se enfrenten a dos escenarios:

1) Para las pequeñas empresas, las emergentes, implicará no tomar como excusa su tamaño para no impulsar su negocio como si fueran grandes empresas, ya que es posible entablar una infraestructura de TI de manera rentable que pueda darle a cualquier usuario o empleado la información, en tiempo real, que necesita para maximizar las eficiencias en el desempeño.

2) Para las compañías que no están dispuestas a adoptar el cambio, se incrementan las probabilidades de que sus servicios o productos dejen de ser considerados en el mercado, incluso, podrían desaparecer.

Sin duda, la manera en la que se realizan los negocios ha cambiado y seguirá evolucionando. Las empresas han modificado sus procesos y operaciones para formar parte de una cadena de valor en la que todas las firmas participantes comparten información para operar los procesos de manera más estratégica.

*El autor es vicepresidente para Latinoamérica de Infor .