Recursos Humanos ‘optimizan’ la nómina
Como una medida para mitigar la reciente crisis económica, algunas empresas recortaron personal y congelaron salarios y prestaciones. De acuerdo a la encuesta Perspectivas de la Alta Dirección en México 2010 de KPMG, 14% de las empresas encuestadas redujo personal como una solución a corto plazo para contrarrestar los efectos de la crisis. Sin embargo, existe una solución que pudo haber evitado la toma de esta medida drástica: el análisis y conocimiento fiscal de la nómina de la empresa, lo cual permite establecer los indicadores fiscales de las remuneraciones, y por consecuencia mejorarlos.
Al realizar periódicamente un análisis matricial que revele a detalle las consecuencias fiscales de la nómina y de cada uno de sus componentes, como el salario y las prestaciones, se estará en posibilidad de hacer un mejor uso del flujo de efectivo y obtener los máximos beneficios fiscales.
Recursos Humanos: un área clave
La estructura de Recursos Humanos suele estar dividida en dos áreas: una que se ocupa de reclutar, seleccionar, capacitar y manejar la información, y otra que se especializa en procesar la nómina, es decir, toma los días trabajados, los procesa en un sistema informático y completa un proceso hasta elaborar recibos y pagos.
Quienes procesan la nómina tienen que incorporar el impacto fiscal y la búsqueda de oportunidades, porque existen beneficios fiscales que no se utilizan ya sea por desconocimiento o falta de inclusión en el proceso. Otro reto es utilizar los sistemas de información disponibles, que pueden producir un gran volumen de datos útiles. Estas plataformas informáticas tienen un costo que no suele ser explotado a fondo.
Esta visión es crítica en aquellas empresas que otorgan una gran variedad de prestaciones debido al diferente régimen fiscal que las afecta. En el caso de los planes flexibles, donde los trabajadores escogen las prestaciones de un menú, ciertas combinaciones tienen ventajas fiscales que mejoran el flujo para el trabajador y reducen el costo para el empleador. No es necesario hacer el cálculo de manera individual, trabajador por trabajador, sino por grupos de categoría (de confianza, sindicalizados) o grupos por niveles de ingreso.
Beneficios que hay que conocer
Algunas empresas desconocen el impacto fiscal de la nómina y el régimen que aplica al salario y a las prestaciones en efectivo o en especie, por lo cual no aprovechan las ventajas para hacer más eficiente el manejo del flujo. Esto hace que cobre importancia entender el entorno fiscal de la nómina, que comprende cuatro capítulos: ISR sobre salarios y prestaciones, cuotas al Seguro Social e INFONAVIT, Impuesto Estatal Sobre Nóminas y el IETU (crédito fiscal).
Cada movimiento tendrá repercusiones sobre los puntos identificados como entorno fiscal y por consiguiente representará un costo mayor o menor. El análisis debe ser integral, y cuando se hacen modificaciones se debe medir el impacto en todos los componentes como un conjunto.
Mientras más clara se presente la información mejor comprensión se tendrá de la misma y por ello es recomendable analizar el entorno fiscal conforme a un análisis de matriz. Ésta debe incluir los cuatro factores que afectan la nómina -ISR, IMSS e INFONAVIT, y los impuestos estatales correspondientes -, para que se pueda evaluar el impacto de cada uno y así buscar la optimización de los beneficios.
Conclusiones
No hay que esperar una crisis económica para hacer cambios en la tarea diaria, sino que de manera consistente hay que cuestionar los paradigmas y buscar mejoras y áreas de oportunidad.
En una época de crisis, en la que los recursos económicos son caros y escasos, un manejo más eficiente del contenido fiscal de la nómina puede liberar flujo y obtener beneficios concretos para los trabajadores y la empresa.
En México, el entorno fiscal de la nómina comprende el ISR de salarios y prestaciones y el IETU, contribuciones al Seguro Social e INFONAVIT, y los impuestos estatales sobre nóminas, en los cuales existen cierto número de beneficios y exenciones.
Esta diversidad impone el reto de estudiar y conocer a fondo el desempeño fiscal de la nómina, mediante el establecimiento de indicadores generados de manera sencilla y rápida con el apoyo de los sistemas de información.
En muchas ocasiones ni siquiera es necesario realizar una inversión adicional para incorporar aplicaciones especializadas, porque la mayoría de los ERP y plataformas contables y administrativas incluyen estos módulos y sus reportes.
Aprovechando al máximo la tecnología con la que ya se cuenta, se obtendrán beneficios tanto para los trabajadores como para la empresa.
*El autor es socio de la Práctica de Impuestos de KPMG en México