Haz ‘rodar’ a tu cadena de suministros

No cabe duda que una cadena de suministro eficaz puede llegar a tener un papel fundamental en el éxito de una empresa. La cadena de suministro se compone de esa red interdependiente de departamentos internos y proveedores externos que interactúan y trabajan en conjunto para asegurar la entrega de un producto al mercado. Si la cadena de suministro responde adecuadamente a las necesidades de los clientes de la empresa, en gran medida llegará a determinar el éxito del producto.
Una cadena de suministro eficiente y que funcione óptimamente, puede marcar la diferencia entre entregar a tiempo cierto producto o perder esa ventana de oportunidad en alguna planta de manufactura o en el punto de venta. También puede significar la diferencia entre las reservas de inventarios y las grandes inversiones de capital, o de un inventario eficiente y sistemas de producción y entrega flexibles que se pueden adaptar a las exigencias cambiantes del consumidor. Así, una cadena de suministro eficaz puede ayudar a que una compañía mantenga su competitividad, contribuyendo a controlar los gastos de logística y a asegurar mayores ganancias.
Una pieza fundamental de la cadena de suministro es la administración del transporte, es decir, todas aquellas actividades de transporte y las relacionadas con el mismo que se llevan a cabo para mantener el flujo de materia prima o de productos terminados dentro de la cadena de suministro. La administración del transporte comprende a todas las personas, equipos, instalaciones y servicios que intervienen en el proceso de transporte para mover material de un punto a otro. Normalmente, esta función tiene que ver con la selección del tipo de transporte más adecuado y rentable para mover una carga (ferroviario, por carretera, marítimo o aéreo) y  la adquisición de equipo o vehículos para mover las mercancías. También involucra la programación y planificación de rutas, la negociación de tarifas, la inspección por daños de la carga, el equipo o las instalaciones, y la supervisión del mantenimiento de los equipos utilizados para el transporte de mercancías.

En años recientes, una herramienta que ha mejorado considerablemente las tareas para administrar el transporte es el software dedicado al Sistema de Administración de Transporte (TMS por sus siglas en inglés). Aunque las plataformas pueden variar, el software de TMS sirve para integrar información de utilidad para todas las áreas que intervienen en el proceso de transporte de carga, tales como las operativas, las administrativas, las financieras y la de contratación de transporte. Un TMS eficaz hace posible que exista una interacción totalmente fluida entre todas las funciones que lo componen. Esto implica que el gerente de operaciones puede tener acceso a información acerca de todos los transportistas que tiene asignado a su operación, mientras que el encargado de la seguridad puede saber cuántas unidades del proveedor cumplen con las especificaciones del cliente y el responsable de finanzas puede estar al tanto de los montos a pagar a los transportistas.

Aparte del software de TMS, un gerente de transporte y de flotillas ahora también puede utilizar la tecnología GPS para rastrear la ubicación exacta de los vehículos y sus cargas. Esta tecnología permite al consignador tener mayor visibilidad de sus bienes y poder localizarlos en tiempo real. También permite al encargado de flotillas ver dónde se encuentran los camiones en relación el uno al otro y tener la capacidad de responder a cualquier contingencia que pueda surgir en el camino. Antes de que se introdujera este tipo de tecnología, el consignador tenía poca visibilidad y aún menos capacidad de rastreo para determinar la ubicación exacta de sus envíos.

En otras palabras, ahora la administración del transporte puede gozar de mayor integración de la información a lo largo de todas las funciones, al igual que proveerle mayor visibilidad y seguimiento a un envío. Estas tecnologías han mejorado las herramientas que la gerencia tiene a su disposición para ser más eficaces en el servicio al cliente y para lograr su objetivo principal: reducir al gasto operativo, a la vez que asegura una entrega a tiempo de las mercancías y en las condiciones pactadas.

A continuación se detallan algunos consejos generales para lograr que la función de transporte se maneje con toda eficiencia:

• Es necesario entender las necesidades reales de transporte de la empresa y sus clientes. Busque transportistas que cumplan con los requerimientos operativos de la empresa y sus clientes. Hay que considerar la modalidad de transporte óptima para las necesidades de la empresa y del envío en particular (ferroviario, por carretera, marítimo o aéreo).
• Se debe identificar e implementar el Sistema de Administración de Transporte (TMS) más adecuado para satisfacer las necesidades de volumen y visibilidad de la compañía. Considere implementar tecnología GPS en sus camiones para facilitar el seguimiento de camiones y cargas. Asigne la función de gestión del transporte a un departamento centralizado que pueda emplear una visión macro de las necesidades de la organización, manejar la relación con los transportistas y negociar mejores tarifas.
• Es necesario emplear una base de datos centralizada de todas las compañías de transporte donde se puedan monitorear las tarifas, el volumen, cualquier tema de seguridad, y otros datos de importancia para facilitar la planeación y la programación. Lleve a cabo un amplio proceso de verificación del transportista antes de contratarlo. Así, se garantiza la seguridad y calidad del servicio. Realice una revisión formal del servicio de transporte para evaluar los tiempos de entrega, el servicio al cliente, la seguridad y otros factores importantes de rendimiento.
• Ofrézcale al transportista todo tipo de retroalimentación formal acerca de su servicio al igual que cualquier recomendación para mejorarlo. Contemple la posibilidad de asignar las funciones de transporte a un externo, a un proveedor de logística que pueda aprovechar mejor volúmenes de envíos y sus capacidades para negociar precios más competitivos.

El departamento de administración de transporte viene a ser el intermediario entre las funciones de logística y operaciones en una compañía, y los transportistas o conductores que en efecto llevan a cabo las entregas. Es por ello que la función de administrar el transporte juega un papel fundamental no sólo para garantizar la entrega de mercancías en los tiempos y condiciones previstas, sino también para racionalizar el gasto y llevar a cabo las funciones de transporte de la manera más rentable. Por lo tanto, un departamento de administración de transporte debe ser capaz de navegar y equilibrar las necesidades del transportista para que pueda llevar a cabo su trabajo, con las necesidades de la empresa.

*Aarón Vázquez es responsable del área de Transportation Procurement / TMS  para Ryder México, subsidiaria de Ryder System , una empresa de transporte y logística que figura entre las Fortune 500.