Lecciones aprendidas en época de crisis
Cuando nuestra empresa atraviesa inestabilidad económica, recesión o incertidumbre en el mercado, las primeras reacciones son analizar la situación de la organización , evaluar los riesgos existentes y generar nuevas ideas, pero sobretodo, encontrar la manera de mantenerla estable.
Las lecciones aprendidas son aquellos conocimientos derivados de la experiencia; documentarlas nos permite visualizar los errores del pasado, mejorar nuestra gestión e innovar. Diseñar una estrategia que nos ayude a ser creativos y sacar adelante nuestro negocio requiere documentar lo aprendido en cada proceso o fase.
Es posible establecer las estrategias en tiempos de crisis como un proyecto; así como un proyecto es único, nuestra organización también lo es. Podemos planear a futuro; sin embargo, es imposible predecir con exactitud los resultados esperados. Documentar las causas de las variaciones y - las acciones que nos permitan mejorar nuestra capacidad de responder a los futuros desafíos, facilitará optimizar nuestra capacidad para desarrollar proyectos y alcanzar nuestros objetivos empresariales.
Entonces, si los beneficios de desarrollar las lecciones aprendidas son claros, ¿por qué tantas empresas las omiten?
Una de las principales razones es el tiempo, que muchas veces se ajusta a la Regla de Pareto, donde 20% del trabajo consume 80% del tiempo y recursos. Bajo un enfoque de proyectos, esto significa que pueden existir proyectos con alto costo en tiempo y pocos resultados.
Desde una perspectiva de negocios, lo anterior significa que en muchas ocasiones nuestro interés por atender la operación diaria, buscar y mantener clientes, motivar al personal y mejorar la competitividad en el mercado , limita nuestro tiempo, enfocándonos sólo en los resultados de los proyectos que ayudarán a nuestra organización, y omitiendo aquellas acciones que consideramos irrelevantes; entre ellas, las lecciones aprendidas.
Otra razón poco obvia pero significativa es la frustración. Una lección aprendida puede ser también considerada una recomendación para el cambio, una sugerencia para realizar algunas actividades de manera diferente. Sin embargo, cuando se carece de un mecanismo para hacer uso de las lecciones aprendidas, las sugerencias y las recomendaciones se documentan una y otra vez, sin ser revisadas y mucho menos utilizadas. Esto ocasiona que los responsables se sientan frustrados y los equipos se desmoralicen. La solución no es trivial; la alta gerencia debe apoyar y supervisar el proceso de incorporar y tomar acciones ante las lecciones aprendidas.
Bajo estas bases, entonces, ¿por qué rechazar una práctica que parece ofrecer un potencial de ayuda a nuestra empresa en tiempos inciertos ? Si bien podemos argumentar que nuestra empresa cuenta con profesionales brillantes que nos proporcionan informes financieros, reportes de actividades y resultados de manera bimestral, semestral o anual, la respuesta es que pocas organizaciones encuentran valor para invertir tiempo y esfuerzo para desarrollar y documentar las lecciones aprendidas.
El reto no sólo es diseñar y llevar a cabo estrategias que ayuden a nuestra organización a sobrevivir en tiempos inciertos , también es incorporar a nuestros procesos el desarrollo de lecciones aprendidas. Algunos puntos básicos para desarrollarlas son:
1. Aceptar nuestros logros y errores: pensar de forma racional qué acciones ayudaron y cuales ocasionaron algún problema. Nuestra honestidad e integridad serán la clave para el crecimiento de nuestra empresa.
2. Ser parte de la solución: no podemos cambiar el pasado, pero podemos compartir las opciones con las que contábamos para considerarlas en futuras acciones.
3. Aprender del error: no se trata de dañar nuestra reputación, sino de compartir la experiencia para convertirla en parte de nuestra estrategia de negocio.
4. Revisar, utilizar y continuar: después de revisar las lecciones aprendidas, recabar la información que resulte útil para continuar con nuestros proyectos. Las lecciones aprendidas nos permitirán contar con bases y escenarios para poder crear acciones de mejoras; desarrollar planes de trabajo realistas; conocer los impactos de los cambios en el entorno económico para tomar buenas decisiones; y lo más importante: transformar los riesgos en oportunidades que permitan mantener a nuestra organización posicionada en la mente de nuestros clientes y estar preparados para el éxito.
* Andrea Ramírez es socio-director de Delta Integración Corporativa. Miembro del Project Management Institute (PMI)® y del Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas (IMEF).
