La tecnología ayuda a dejar la oficina
Hace un par de décadas, sólo algunos directores ejecutivos justificaban lugares de estacionamiento vacíos y cubículos desocupados. Hoy en día eso ha cambiado. Actualmente, más de la mitad de la fuerza de trabajo es móvil en cualquier día, y la firma de inteligencia de mercados IDC predice que ese número llegará a 73% en 2011.
Mientras que la movilidad de los empleados ofrece un gran potencial para el ahorro de costos, agilidad organizacional mejorada y mejores relaciones con los clientes, las organizaciones deben depender de la tecnología para capacitar estratégicamente la fuerza de trabajo en cualquier lugar y en cualquier momento, o arriesgarse a tirar por la ventana el ahorro de costos y los beneficios de la eficiencia mejorada.
La empresa Runzheimer International , la cual dirijo, se especializa en ayudar a los corporativos a manejar su fuerza de trabajo móvil, y hemos encontrado que hay incontables tecnologías que prometen facilitar la vida de los guerreros del camino, telecomunicadores y trabajadores que se están cambiando de locación. Aquí hay algunas de las tecnologías probadas que realmente importan:
Dispositivos GPS
La tecnología GPS puede ser una excelente forma para que los empleados planeen sus rutas y se familiaricen con nuevas zonas geográficas más rápido. También puede ayudar a las compañías a ubicar a sus empleados móviles en cualquier momento , lo que suma un nivel de seguridad. Para las compañías con empleados fuera de la oficina, un programa GPS ayuda a ofrecer mejor servicio al cliente, pues los empleados pueden adaptarse rápidamente a cambios de horarios de citas y dar a los clientes una idea más precisa de cuándo llegará su técnico. Finalmente, los sistemas GPS son importantes para una fuerza de trabajo móvil porque cumplen con una tarea tediosa: informar sobre los gastos, además de ofrecer información más precisa de los reembolsos del negocio. Varias empresas con empleados móviles están creando portales centrales que se optimizan para los buscadores móviles y facilitan a los empleados el acceso a la información de la empresa desde un lugar en la Web, en vez de estar intentando acceder desde diversos sitios.
El problema con los sitios corporativos dispares (cuando hay que programar un viaje de negocios, algunos empleados usan el sistema para buscar alguna tarifa, otro sistema completamente distinto informa de los gastos y otro distinto informa sobre el kilometraje) es que son muy ineficientes para los empleados remotos y en las instalaciones, y puede crear ciertas imprecisiones. Instalar un sistema que permita el acceso con un solo clic facilita la vida de todos los involucrados, desde los empleados hasta el personal de recursos humanos, contabilidad y finanzas, y les ofrece mayor seguridad.
Software-como-Servicio (SaaS)
El software guiado, al que se tiene acceso en la Web en vez de ser instalado en la computadora de cada empleado, no es algo nuevo, pero sigue creciendo y ofreciendo nuevas oportunidades para apoyar a los empleados móviles. Las soluciones construidas en una plataforma SaaS pueden beneficiar a los trabajadores móviles y ofrecer ventajas de costos a sus empleados asegurando que el software siempre esté actualizado, y eliminando la necesidad de meter las manos para instalarlo, lo que permite acceso permanente y en cualquier lugar para las aplicaciones y para la información.
Por supuesto que, cuando se pone a consideración el uso de la tecnología para una fuerza de trabajo móvil, también se deben considerar otras áreas como seguridad, capacidades de apoyo de tecnología de la información, herramientas de cooperación e incluso planes de capacitación, entre otros.
La fuerza de trabajo móvil llegó para quedarse, y la tecnología puede ayudar, o dificultar las habilidades de las organizaciones para mantener a los empleados contentos, seguros y eficientes.
*Harper es presidente de Runzheimer International , en Waterford, Wisconsin. La compañía ayuda a las empresas a manejar programas de empleados móviles, incluyendo viajes de negocios, autos de negocios, relaciones corporativas y oficinas virtuales.