Aprovecha las conferencias en línea

Las reuniones a través de la red pueden reducir tus gastos de viaje e incluso aumentar tus ventas; sólo asegúrate de elegir el servicio correcto y de probarlo antes de ponerlo en uso.
computadora-internet  (Foto: Archivo)
Jennifer Alsever

Alan Minton, vicepresidente de Cornerstone Information Systems, difícilmente se oponía a hacer viajes de negocios. Después de todo, viajar es parte de su negocio principal. Cornerstone, una firma de 70 empleados con base en Bloomington, Indiana, fabrica software de automatización para la industria de los viajes.

Pero en marzo de 2005, Minton se embarcó en un desastroso viaje de ventas a San Francisco que duró cuatro días. Un cliente potencial canceló en el último minuto. Otro, envió representantes que no tenían el poder para tomar decisiones de compra. En su última reunión, Minton fue salpicado con el tipo de preguntas técnicas que su encargado de sistemas podría contestar con facilidad -excepto porque estaba en Indiana.

Ese improductivo viaje puso a Minton a pensar. ¿Y si usara software de conferencias para reunirse con los clientes potenciales y examinarlos a través del Internet antes de subirse a un avión?

"No trato de eliminar mis viajes", dice él. "Sólo trato de hacerlos más productivos".

Por un poco más de 500 dólares al año, el software de conferencia en línea ha hecho ni más ni menos que eso. Los gastos de viaje de Cornerstone se redujeron a la mitad, mientras que sus ingresos han crecido un sano 30% anual durante los últimos tres años para alcanzar un total de 50 millones de dólares anuales. Minton atribuye parte de ese crecimiento a sus reuniones con clientes prospecto en línea. Dice que el software ha acortado el ciclo de venta de Cornerstone en un 30% -un acuerdo nada despreciable si consideramos que la venta promedio de la firma es de 30,000 dólares.

Los servicios de conferencia en línea han estado disponibles por más de una década y su concepto básico no ha cambiado mucho: A través del uso de computadoras y teléfonos equipados con cámara web, docenas de usuarios pueden verse y hablar unos con otros, compartir documentos en tiempo real, enviar mensajes a todo el grupo o sólo a algunos individuos, y escribir en un pizarrón virtual compartido.

Al principio, servicios como WebEx eran anticuados, caros y difíciles de instalar. Pero en los últimos años los precios se han reducido, el ancho de banda ha aumentado, y los servicios han comenzado a cumplir su promesa. La industria de las conferencias en línea creció un 19% en el 2008, con ventas de más de 1,100 millones de dólares, de acuerdo con la firma de investigación Frost & Sullivan.

"Las reuniones en línea se han convertido en un ahorro clave para un número creciente de pequeños negocios que intentan recortar sus gastos de viaje", dice el analista de Frost & Sullivan, Roopam Jain. Y no es de sorprenderse: Incluso con la economía en caída libre, se espera que el precio promedio de los boletos redondos de avión para vuelos domésticos aumente en un 2.8% a 1,139 dólares este año.

El costo y calidad de los servicios de conferencia en línea varía mucho. En el extremo inferior del mercado, compañías como Yugma.com y Dimdim.com aseguran ofrecer conferencias básicas en línea gratis, pero con frecuencia tienen costos ocultos. En Dimdim, puedes reunirte todo lo que quieras con hasta 20 participantes -pero la reunión ofrece pocas características, y todos los participantes pagan cargos de larga distancia por la llamada de conferencia.

Los servicios más populares de conferencia en línea, GoToMeeting (perteneciente a Citrix Online), WebEx (ahora perteneciente a Cisco) y Netspoke, de Premiere Global, ofrecen paquetes integrales por entre 40 y 60 dólares al mes. Los ingresos de GoToMeeting crecieron casi un 70% en el 2007, dice Citrix, en gran parte gracias a una ola de nuevos clientes de negocios pequeños. Premiere Global dice que las ventas de Netspoke aumentaron un 20% en el 2008.

Casi todos estos servicios ofrecen periodos de prueba gratis -y Cornerstone aprendió por las malas a probar antes de comprar. "Es crítico que una herramienta como ésta no falle", dice Minton. WebEx, el primer servicio de conferencia en línea al que se inscribió, se congelaba durante las reuniones con los clientes, quienes tendían a asumir que el software de Cornerstone había fallado, no el del sistema de conferencia en línea que se usaba para mostrarlo.

Minton eventualmente se decidió por GoToMeeting, un servicio ilimitado de 49 dólares mensuales. Con éste, hasta 15 usuarios pueden compartir presentaciones de Power Point, sitios web y casi cualquier documento en el escritorio del organizador de la reunión. El servicio de voz puede proveerse por teléfono o a través de una computadora equipada con micrófono, sin cargo extra. El control del cursor, equivalente virtual a tener la palabra, puede pasarse entre los participantes como se hacía en la antigüedad con los caracoles prehispánicos. 

"Puedes identificar asuntos acerca de los que la gente, por lo general, no pensaría", se entusiasma Minton. "Incluso puedes lograr que todos hagan una lluvia de ideas al mismo tiempo".

El año pasado, Cornerstone abrió una oficina satelital en Bangalore, India. Al mismo tiempo, la compañía se modernizó con la adquisición del servicio GoTo Webinar de Citrix, que por 99 dólares al mes, puede acomodar hasta 1,000 usuarios en una reunión.

Citrix comercializa GoToWebinar menos como una herramienta colaborativa que como un "auditorio virtual" para propósitos de entrenamiento y mercadotecnia. Las características adicionales de GoToWebinar incluyen la posibilidad de sondear a la audiencia durante la presentación y encuestarlos inmediatamente después. La característica favorita de Minton: El sofware monitorea el lapso de atención de su audiencia y lo alerta cuando los usuarios comienzan a hacer otras tareas no relacionadas en sus computadoras.

"Lo uso para intentar ser más relevante, divertido e interesante", dice.

Encontrando el sistema correcto

Como con cualquier software, las funciones extra pueden atravesarse en tu camino. En Boston Engineering Corp., una firma de 35 empleados con base en Waltham, Massachussets, el director de proyectos Richard Savoie probó varios servicios de conferencia en línea antes de quedarse con LiveMeeting de Microsoft. Ya que LiveMeeting cuesta sólo 4.58 dólares al mes por usuario, puede ser una verdadera ganga para las firmas muy pequeñas. Pero Savoie ha visto las conferencias estancarse porque los usuarios se confunden, los videos de demostración no funcionan, las características de cámara web interfieren con el sistema, y las fechas de las invitaciones en el calendario se desordenan.

"Mi consejo es practicar con estas herramientas de antemano", dice. "Puedes quedar en ridículo si no sabes usarlas".

Con frecuencia, tiene sentido complementar las reuniones virtuales con reuniones físicas. Tomemos como ejemplo a una compañía de Cambridge, Massachussets llamada ChoiceStream, que ayuda a los comerciantes a recomendar productos en línea a sus usuarios. El año pasado, ChoiceStream firmó un contrato de un millón de dólares con un importante cliente en Inglaterra. La compañía usaba un servicio de conferencia de 2,000 dólares al mes llamado Intercall, pero se cambió a GoToMeeting después de que Intercall fallara alrededor de una docena de veces durante reuniones con clientes.

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Cerrar el trato requirió seis viajes de ventas a Londres con un costo de 15,000 dólares cada uno. El limitado presupuesto de viaje de ChoiceStream no podía estirarse más. E incluso seis viajes hubieran sido insuficientes si el equipo de ventas de tres personas de la compañía no le hubiera dado seguimiento a cada viaje con una reunión en línea. Doug May, Vicepresidente de ventas de ChoiceStream, sugiere una distribución cincuenta y cincuenta entre reuniones reales y virtuales.

"Este acuerdo no hubiera ocurrido sin el software de conferencia en línea", dice. "Pero las conferencias en línea nunca remplazarán el pararse frente a los clientes y verlos a los ojos".

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