5 pasos para poner en orden el archivo digital de tu firma

Por ley, las empresas deben preservar documentos a largo plazo. Los cambios de software son un reto; en temas fiscales, por ejemplo, es necesario guardar las facturas como mínimo durante cinco años.
documentos digital computadora  (Foto: iStock by Getty Images)
Eréndira Ramírez*
CIUDAD DE MÉXICO (CNNExpansión) -

Las empresas y el gobierno enfrentan un reto en el tema de almacenamiento y conservación de documentos digitales o electrónicos: preservarlos a largo plazo, ya que la información contenida en ellos puede ser requerida en trámites, juicios o auditorías.

Sin embargo, es difícil preservar textos, fotografías y audios en formatos digitales debido a los cambios y actualizaciones constantes que tiene el software para su reproducción o lectura, publica la revista Expansión.

La ley establece la obligación de conservar los documentos de ciertos trámites o negociaciaciones. En temas fiscales, por ejemplo, es necesario guardar las facturas mínimo cinco años.

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Desde 2014, todas las empresas tienen que emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Éstos deben almacenarse para los procesos contables de la compañía. Los contribyentes tendrán que preservarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier tecnología, en formato electrónico o XML.

Tu plan para una digitalización adecuada

  1. Identifica los documentos que debes conservar de forma imprescindible y durante cuánto tiempo debes preservarlos. Determina cuáles vas a digitalizar.
  2. Elige un medio de almacenamiento y software de reproducción o lectura que sea perdurable y seguro. Los formatos de dominio público como MP3, XML y HTML, son los más adecuados.
  3. Evalúa si el paso del tiempo afectará la legibilidad de tus archivosy cuánto te costará digitalizarlos sin perder datos. El software permite leer o reproducir un documento electrónico de cinco a 10 años y el hardware tiene una vida útil de 10 a 20 años.
  4. Otro medio es la microfilmación, una especie de película fotográfica que conserva la información por 100 años y es válida como copia del documento original.
  5. No olvides consultar la ley para el caso de la conservación de documentos con efectos legales. En las transacciones comerciales, hay que revisar la NOM-151, relativa a las obligaciones de conservación de documentos electrónicos.

*Eréndira Ramírez es editora de idconline.com.mx, portal de la revista IDC Asesor Jurídico y Fiscal.

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