¿Pospones lo importante? Quizá eres procrastinador

Si te identificas, aprende a cambiar tus hábitos con la guía del experto en gestión Bregman Partner; la falta de enfoque, el miedo y ser multitask son los obstáculos más frecuentes que hay que librar.
miedo al exito  (Foto: Getty)
Alejandra Velázquez
CIUDAD DE MÉXICO (CNNExpansión) -

Que tire la primera piedra quien nunca ha pospuesto una tarea o charla importante. A este hábito se le conoce como procrastinación y los factores más comunes que lo propician son falta de claridad, miedo, y tratar de ser multitask, dice Peter Bregman, CEO de Bregman Partners, consultora de gestión y liderazgo.

El autor del libro 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done, charló con la revista Expansión para su edición del 26 de septiembre de 2014.

¿Cuál es el proceso para organizar mejor el tiempo y no procrastinar?

En mi libro comparto un proceso para organizar prioridades de una jornada laboral de nueve horas en tres pasos: haz tu plan del día, reenfócate cada hora y analiza cómo gastas tu tiempo.

También es importante aprender a identificar tus fortalezas, tus debilidades, tus pasiones y lo que te hace único. Eso hará que cada una de las actividades que realices te hagan feliz.

Enfoca tu año en realizar sólo cinco cosas clave y rechaza todo aquello que no encaje.

Remplaza la típica lista de ‘pendientes del día’ por un sistema de seis categorías que te aseguren que cada cosa que realices en un día vaya en la dirección de tu plan anual. Evita todo lo que amenace con sabotear tus objetivos. Por ejemplo, intentar resolver los problemas de otros en la oficina o pasar horas viendo correos o respondiendo mensajes que no son estratégicos.

¿Cómo puede un líder dejar de posponer una tarea que no quiere hacer por miedo a herir susceptibilidades o a obtener un ‘no’ como respuesta?

Primero debes identificar las emociones que sientes al respecto. Quizá sientes vergüenza o miedo a parecer tonto. Pero debes pasar pronto a lo siguiente, muchas veces es más dolorosa la frustración que hacer o decir las cosas. Después, hay que tomar el riesgo. Actuar como lo haría un surfista, subirse a la tabla, asumir el riesgo y practicar una y otra vez.

En el caso de una conversación difícil es un poco diferente. Primero debes tratar de que el mensaje que des sea importante para la otra persona. No seas sólo amable, sé de ayuda.

¿Cómo hacer críticas constructivas en lugar de negativas sin dejar de lado lo importante?

Lo primero es ser muy claro sobre el asunto que quieres discutir y por qué es importante hablar de él. Si tienes un mensaje difícil que darle a alguien, no debes trabarte ni trastabillar.

¿Debe haber un ambiente propicio para transmitir el mensaje?

Claro. No quieres despedir a alguien en el comedor. A veces debes ir a un salón de conferencias o a caminar, cualquier cosa que dé una sensación de privacidad. No puedes separar el mensaje del lugar, tienes que tener la sensibilidad de entender cómo te escuchan los demás, y debes ser honesto ante todo, pero también tener el tacto necesario.

¿Qué hay que hacer si la otra persona se pone a la defensiva?

Es muy útil y de gran ayuda concederle tiempo a la gente para pensar las cosas en frío. Debes verdaderamente tener empatía cuando estás dando un mensaje importante y leer lo que la gente siente y cómo lo está tomando. Si la están pasando mal, lo último que quieres es juzgarlos. Debes poder pausar la conversación y continuarla en otro momento.

¿Qué tanto debe esperar un líder para hablar con alguien que cometió un error? ¿Al darle tiempo para procesar las cosas es probable correr el riesgo de posponerlo demasiado?

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Normalmente, es útil decir algo si lo notas inmediatamente. No tienes que alterarte. Yo tengo la regla de las tres veces: la primera vez que sucede el error, lo noto. La segunda, identifico si hay un patrón, y a la tercera vez, lo menciono, pero no permito que suceda más de tres veces sin decir algo.

¿Hay alguna estrategia para darle la vuelta a una situación incómoda? Todos podemos ser mucho más callados de lo que somos. Debemos permitirle a la gente procesar las cosas.

En una situación incómoda solemos hablar de más para defendernos, pero estar en silencio es la mejor estrategia. Si alguien no reacciona, quizás es porque lo sigue procesando. Recuerda que tú ya lo procesaste, pero ellos lo escuchan por primera vez. Si se quedan callados es porque están pensando, no necesariamente están teniendo un conflicto o poniendo distancia. Necesitan silencio para resolver sus sentimientos.

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