Con frecuencia sucede que, al dar un discurso o comunicar una noticia, ya sea a un grupo de colaboradores o de manera individual, se transmite el mensaje equivocado o no queda claramente entendido por los interlocutores. Esto se debe a un mal uso de las palabras, expresiones corporales o por no saber redactar un documento.
El 56% de los proyectos de los líderes que no saben comunicarse fracasa, de acuerdo con un estudio de Project Management Institute citado por la revista Expansión del 5 de diciembre de 2014 y cuya suscripción está disponible en el Kiosco Digital.
10 soluciones para 10 errores
| 1. No saber manejar las emociones negativas |
| Error: Dar instrucciones en momentos de enojo causado por estrés resulta contraproducente. Los empleados podrían sentirse intimidados y los clientes quedarse con la mala imagen de alguien incapaz de lidiar con la frustración. |
Solución: Para atender este problema existen talleres de coaching , individuales o grupales, que ayudan a desarrollar la inteligencia emocional. |
| 2. Decir una palabra y negarlo con el cuerpo |
| Error: Los movimientos corporales pueden dar un mensaje contrario al que se quiere transmitir con las palabras. Dar un saludo débil o evitar el contacto visual con las personas puede ser interpretado como inseguridad y dificultar la comunicación. |
Solución: No se trata de fingir las poses, sino de ser natural. Intenta mantener el cuerpo y las facciones relajadas, dice Eric Jacquemin, analista en V Consultores. “Ofrece a tu interlocutor un semblante apacible que genere confianza para externar comentarios”. |
| 3. Decir “yo” y no “nosotros” |
| Error: Cuando un CEO comunica los logros de la empresa a título personal, perjudica la comunicación interna en la firma y su propia imagen. Los empleados, al sentirse excluidos, serán menos participativos en la toma de decisiones y en la planeación de nuevos proyectos. |
Solución: La simple frase: “Nosotros hemos logrado” motivará a los empleados a participar más, dice Félix Palacio, socio director de Fair Play Consulting. |
| 4. Mal uso y redacción de mails |
| Error: Enviar correos para suplir llamadas telefónicas o reuniones no es el mejor canal, sobre todo si se trata de dar una noticia difícil. Pueden pasar días sin que el receptor lea el contenido. Además, si está mal redactado o con mala ortografía, no se entenderá y dará una imagen poco profesional. |
Solución: Una alternativa para fortalecer las estrategias de comunicación escrita es el taller de Redacción Ejecutiva y Profesional que ofrece el ITAM. Éste se enfoca en líderes con problemas de redacción y lectura. |
| 5. Evadir temas difíciles |
| Error: Un recorte de personal, una crisis financiera o un cambio radical dentro de la empresa pueden ser temas difíciles de comunicar. Es tarea que no debe delegarse a otros ni tampoco evadirla , porque se transmite la sensación de falta de autoridad o liderazgo. Los colaboradores no sabrán a quién dirigirse en caso de crisis. |
Solución: “Según la delicadeza del asunto debes decidir si harás una reunión en la que estén presentes todos los empleados o si hablarás con cada uno de forma individual”, dice Patricia Gómez, directora general de HG Consultores, firma de capacitación especializada en comunicación asertiva. |
| 6. No preparar una presentación |
| Error: No preparar el discurso o llevar la presentación incompleta y con faltas de ortografía a una reunión de negocios denota falta de profesionalismo. Saturar al interlocutor con información irrelevante evidencia incapacidad para presentar ideas de manera clara, así como falta de organización y desconocimiento del negocio. |
Solución: El libro How to Deliver a TED Talk, de Jeremy Donovan, comparte algunos consejos para tener un buen manejo del lenguaje corporal, del tono de voz y generar empatía con los interlocutores. |
| 7. Huirle a la retroalimentación |
| Error: Usar las sesiones de feedback para abordar sólo los aspectos negativos de los colaboradores es una de las principales razones por las que los empleados temen recibir retroalimentación. Es todavía más difícil si, además, no hay apertura por parte de los altos mandos para escuchar la opinión de otras personas. |
Solución: El libro 'How to Deliver a TED Talk', de Jeremy Donovan, comparte algunos consejos para tener un buen manejo del lenguaje corporal, del tono de voz y generar empatía con los interlocutores. |
| 8. Hacer comentarios inapropiados |
| Error: En ocasiones los directivos hacen bromas que pueden llegar a ser ofensivas porque no toman en cuenta el carácter y los valores de cada persona. Los colaboradores rara vez externan su molestia por este tipo de comentarios lo que vuelve tensa la comunicación entre ambos. |
Solución: Sin importar el cargo laboral o la amistad entre los colaboradores, debe existir una relación de respeto, aun en ambientes relajados. “Las bromas o chistes pueden ser una forma de motivación, no está mal, pero siempre hay que establecer criterios de lo que está permitido y lo que no”, dice Eric Jacquemin, de V Consultores. |
| 9. Falta de asertividad |
| Error: En ocasiones, los líderes no son capaces de manifestar lo que piensan de forma respetuosa. Por ende, les cuesta ser claros, congruentes y directos. Tienden a decir que sí, aunque en el fondo quieran decir que no. |
Solución: “Cuando exiges un esfuerzo extra por parte de los colaboradores debes ser claro y explicarles que, a largo plazo, todos saldremos beneficiados”, dice Vidal, de Ingenia Muebles. “Así estarán dispuestos a ayudar”. |
| 10. Hablarles igual a todos |
| Error: Un ejecutivo que entabla una conversación sin tomar en cuenta la edad, el nivel académico o el cargo laboral de una persona, transmite una imagen de monotonía, falta de conocimiento, creatividad y preparación. |
Solución: “Siempre debes estar consciente del tipo de público y hablarle con el lenguaje, contexto y contenido al que está acostumbrado”, recomienda Eduardo Lan, consultor y coach de transformación organizacional. |
