Salen caras las impresiones sin control

La falta de logística y control al imprimir significan entre 30 y 40% de gastos para una empresa; hasta 3% del presupuesto se destina a equipos y papel, pues a falta de control un 40% es mal usado.
Impresora  (Foto: Archivo)
Nelly Acosta Vázquez

Todavía hasta 2004, Minera México contaba con un empleado muy solicitado: el señor del ‘diablito’, dedicado únicamente a cambiar el toner de las 130 impresoras instaladas en los tres edificios de la compañía.

“No había de otra. En aquel entonces, 450 empleados imprimíamos hasta 600,000 páginas al mes”, explica Jorge Hegewisch, subdirector de Sistemas de Minera México.

Esta situación les restaba productividad y su costo les resultaba muy alto (aunque la empresa declinó revelarlo). Así, en 2005, la firma decidió analizar su logística de impresión y se encontraron muchas sorpresas: había equipos de cuatro marcas, pequeños y para uso de una o dos personas. Detectaron grandes volúmenes de impresión en horarios ‘pico’ y renuencia de muchos empleados que no dejaban que tocaran ‘su’ impresora.

El problema de Minera México es muy común; de acuerdo con un estudio global realizado por Fujitsu Siemens Computers, una empresa de más de 1,000 empleados imprime hasta 120,000 millones de hojas al año, más o menos lo que resulta cuando cada empleado imprime hasta 22 páginas al día. El mismo estudio señala que la cantidad de páginas impresas se incrementa porque los usuarios cometen errores con la impresora, mientras que otros confiesan imprimir masivamente porque no hay límite de uso en los equipos. Así, hasta 3% de las ganancias de una organización se destinan a las áreas de impresión.

Según explica Jorge Parra, gerente de HP en México, la mejor manera de solucionar este problema es con programas de administración que permitan reducir costos, como papel, toner, mantenimiento de impresoras y otros. Un estudio realizado por la consultora IDC señala que estos programas pueden disminuir los gastos entre 30 y 40%, pero se trata de procesos que involucran cambios drásticos, por lo que muchas empresas que intentan ordenar sus sistemas de impresión, no logran hacerlo exitosamente.

El día en que inició el cambio, el subdirector de Sistemas de Minera México desayunó ligero, pues sabía a lo que se enfrentaría. Tendría que convencer a los empleados de usar un equipo multifuncional por piso y se les daría una clave de uso para monitorear sus hábitos. Se acababan las impresoras individuales y el comportamiento desmedido. Hegewisch recuerda que “un empleado de alto rango amenazó: ‘A mí no me vas a quitar mi equipo. Primero muerto’”.

Pero, además del convencimiento personal, se creó una campaña interna en la intranet de la compañía y cuando se instalaron los nuevos equipos, se repartieron trípticos y los usuarios convencidos involucraron a los renuentes.

Minera México confiesa que el volumen de impresión no cambió, pero lograron dar más servicios con los mismos recursos. Además, pasaron de 130 impresoras a 25 equipos multifuncionales, se redujo 10% el número de hojas utilizadas y 30% el número de cartuchos empleados.

Asimismo, al optar por máquinas multifuncionales, que, además de impresión y escaneo, sirven como fax y fotocopiadora, redujeron el número de aparatos a sólo seis, un ahorro de energía, espacio y consumibles.

El único saldo negativo, eso sí, ha sido el señor del ‘diablito’, quien un día, de pronto, dejó de aparecer en los elevadores de la empresa.


¿IMPRIMIR MENOS?

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De acuerdo con la firma Quality Logic, sí es posible. Aquí unos tips que son comunes en los programas de gestión de impresión (printing management):
• Reducir en número los equipos de impresión, así se puede controlar más lo que se imprime.
• La ubicación es clave: mientras más lejos estén de los escritorios, más lo pensará un empleado antes de mandar algo ‘inútil’.
• Enseñar a usar documentos digitales (PDF) y cambiar los monitores por equipos grandes y de alta definición (no hace falta imprimir un documento para ver sólo un número).
• Dar tarjetas de identificación a los empleados, o claves de acceso para que liberen sus documentos impresos. Crea la sensación de control.
• Limitar la impresión a color sólo a quien realmente la necesite.

FUENTE: Quality Logic. 

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