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La importancia de tener una sola base de datos, para usar tanta información de carácter ejecutivo
Juan Antonio Oseguera

Para Satmex la transición de empresa pública a privada no fue fácil. Independientemente de los trámites de desincorporación y los vicios que se adquieren en el sector público, en el área técnica la firma sí tenía aplicaciones para contabilidad, recursos humanos, cuentas por pagar, todos ellos sistemas hechos en casa o comerciales, pero que tenía divididos a los diferentes departamentos. La individualidad imperaba, el que facturaba sólo se preocupaba por eso.

- Sin embargo, tanto los procedimientos como la aplicación de estos sistemas no estaban relacionados óptimamente. El encargado de cuentas por pagar, por ejemplo, podría estar traslapando información y aplicando diferentes criterios dentro del mismo negocio. Esto generaba información poco confiable y datos encontrados entre departamentos.

- Además, en cada área los tiempos no son iguales, cada oficina tiene su propio calendario de operación y su propia forma de hacer las cosas. “Si buscara una eficientización de los procesos junto con una información confiable, rápida y precisa, sería difícil con estos procesos”, dice Francisco Altamirano, coordinador de Sistemas Financieros de Satmex.

- Antes de ver cualquier ERP (Enterprise Resource Planning, un programa que automatiza y conecta a los diferentes departamentos en una empresa) en Satmex se preguntaron: ¿Qué tamaño tiene el negocio?, y ¿qué requerimientos tiene? Luego se lanzaron a la búsqueda de un sistema integral, donde cada área cumpliera su tarea y fuera dueña de ella; en consecuencia, que lograran información única y consolidada. Es decir, una sola base de datos donde resida la información, para así poder reflejarla de forma ejecutiva y poder tomar decisiones con toda seguridad.

- “También buscamos una solución que tuviera las prácticas más comunes. Si cambié a un esquema privatizado, tendré nuevos objetivos en el negocio y obviamente el sistema tiene que responder a estos objetivos”, detalla Altamirano.

Rapidez y eficiencia
El cambio más importante de ser una empresa del gobierno a una empresa privada es que se modifica el objetivo comercial fundamental. Ahora hay que devolver la inversión que hicieron los accionistas y hacerlo un negocio rentable. La prioridad es la rentabilidad, y este tipo de sistemas ERP es lo que buscan, hacer eficientes los negocios. - El lapso en que Satmex se convirtió en privada y tenía que ser rentable “fue pequeñito”. En ese tiempo se ajustó la evaluación de los sistemas y aunque fue exhaustiva se hizo con celeridad. Antes de la elección del sistema ERP, la empresa evaluó dos aspectos: tener un sistema con las prácticas más comunes y que el negocio se ajustara a él. O bien, definir el negocio y luego buscar un sistema que se adaptara.

- “Actualmente estas herramientas ya incluyen las prácticas más comunes, que luego se convertirían en nuestras mejores prácticas, que en términos técnicos fueron el manejo de varios libros, multilibro, y el de varias monedas, multimoneda. A esto hay que agregar el costo y la facilidad de operación”, especifica Altamirano.

- Gracias al periodo de transición público-privada, la gente estaba abierta y dispuesta al cambio. Además, se hicieron modelos de negocio y se trabajó estrechamente con los consultores (KPMG) y con la firma del ERP (Peoplesoft).

- En Satmex, el objetivo era tener una implantación rápida –porque los modelos de negocio no varían tanto, pero si transcurre un año entonces habría que redefinir todo nuevamente– y eficiente.

- Para que arrancara bien, en Satmex definieron un comité ejecutivo (con directores generales, ejecutivos y vicepresidencia) y el área de sistemas, se definió un modelo operativo. De ahí pasaron directamente a la herramienta con el implantador y a trazar esos objetivos.

- “Es aconsejable que el cliente tenga la batuta y que se apoye en el conocimiento de las otras dos partes, ya que sólo el cliente sabe lo que quiere y cómo lo quiere. Y así es como debe hacerse la implantación”, sugiere el ejecutivo de Satmex.

- La instalación se hizo en una semana, pero arrancar un módulo de contabilidad general con todos los requerimientos del negocio llevó nueve y media semanas.

- El primer acercamiento fue hacer implantaciones de varios módulos del ERP en formato paralelo. “Pero no se puede jugar así, y lo aprendimos por el camino duro. Es mejor hacerlo de manera serial, porque el módulo de GL es el que recibe toda la información, todas las repercusiones contables se reflejan ahí. GL es el corazón y ahí reside todo”, acota Richard Le Lorier Fautsch, director comercial de Peoplesoft.

- Se eligió que fuera instalado este módulo en primer lugar, ya que cualquier otro módulo financiero tendrá que reportar a GL. Después se fueron agregando más módulos como: presupuestos, cuentas por pagar, facturación, cuentas por cobrar, y activos fijos.

- De estos, cuatro están funcionando “a tambor batiente”, en tanto que presupuestos y activos fijos se está detallando a los requerimientos del usuario, se quiere llegar más a fondo con ellos para sacarles más provecho a dichos módulos.

- “Aunque el modelo operativo, del lado técnico, hubiese estado definido y terminado, si a la dirección general no le hubiera interesado, no se habría conseguido el éxito. Los directores tenían que impulsar el proyecto, de otra forma hubiera sido muy difícil. Pero no sólo con la batuta de mando, sino con el interés de estar al tanto de los avances y retrocesos”, aconseja Altamirano.

- Después de vivir con el ERP, los de Satmex ya pueden reportar a Estados Unidos y a México, con todos los requerimientos de información financiera, al mismo tiempo y de forma inmediata. Ahora, cada área ya es responsable de sus datos. Por ejemplo, ya no hay problema de clasificación de un pasivo en determinada cuenta. Sólo hay que ingresar a cuentas por pagar, se genera el pasivo, se cierra el movimiento y en cuestión de segundos llega a contabilidad debidamente asentado. Así, el que no es contador no tiene que pensar como tal, y el que sí lo es, no tiene que rehacer el trabajo.

- Todos los módulos que instaló Satmex son financieros y uno de distribución (facturación). No se instalaron módulos de producción, “porque hasta el momento, en lo que queríamos del negocio, no es nuestra área”, explica Altamirano. Los módulos de recursos humanos están en evaluación, pero hasta el momento no son necesarios. Lo que se quería y se necesitaba para el negocio es lo que se adquirió.

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- Una vez instalado y probado el sistema, los usuarios demandarán más calidad en la información, mayor detalle en ciertos aspectos, querrán sacarle más jugo a su ERP. Y para ello habrá que hacerle ciertas adecuaciones al sistema base. ¿Y qué tan flexible es el sistema? “Bastante, porque con la base de datos, y la forma en como se captura la información y en cómo es examinada, no varía salvo en los cortes de información, en los reportes, que se pueden diseñar con las herramientas de Peoplesoft a la medida. Siempre buscaremos detallar más la información”, concluye Altamirano.

- La misión en Peoplesoft es que los trabajadores que usan su sistema sean usuarios de la información. “Todas las herramientas de extracción de datos están hechas para que las personas mortales puedan hacer uso de la información, que en ocasiones depende de gente especialista de sistemas para generar un reporte”, finaliza Le Lorier Fautsch.

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