El tiempo pasa, y la junta no puede acab

¿Quién ha sentido, durante una reunión de trabajo, que las horas transcurren... sólo transcurren
Ricardo Bolaños

Todo en esta vida persigue un fin u objetivo, hasta las juntas de trabajo. Es más, los propósitos de tales reuniones pueden ser, entre otros: comunicar una noticia, resolver un problema, analizar una propuesta o presentar el informe anual. En otras palabras, la necesidad de las “juntas” se encuentra, créalo o no, justificada. Las hay unidireccionales y multidireccionales; virtuales y presenciales; síncronas y asíncronas; únicas, de seguimiento y periódicas. Pero lo más importante, increíble quizás, es que cada una de ellas satisface una demanda específica.

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¿Entonces, por qué la gente les huye tanto? Son dos los puntos que más incomodan a los asistentes: la falta de formato y la excesiva pérdida de tiempo. “Hay juntas programadas para dos horas que llegan a durar hasta cuatro”, se queja Alma Rodríguez, gerente en Rockwell Automation de México (todos los protagonistas de este reportaje solicitaron el anonimato, pues no desean enfrentar represalias por sus comentarios. La razón social de las empresas no fue modificada). Y es que, la mayoría de las veces, los empleados convocados desconocen los antecedentes, el objetivo de la reunión y jamás reciben las conclusiones por escrito. ¿El resultado? Un alto nivel de apatía, nula participación y falta de compromiso.

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Algunas bibliografías al respecto sugieren que las reuniones nunca deben ser al vapor o sorpresa porque son las menos efectivas. La excepción, por supuesto, son las emergencias; una declaración de quiebra, por ejemplo, o la muerte de alguno de los ejecutivos principales. Es decir, en cualquier situación “normal”, resulta indispensable que los participantes conozcan el objetivo de la junta. Deben saber no sólo para qué se hace la sesión, sino la fecha, lugar, hora de inicio, tiempo de duración, quiénes estarán presentes y su formato con la mayor anticipación posible. Informar quién será el facilitador es de mucha utilidad, debido a que las personas podrán ayudarle con ideas y cooperar con él, antes que arrebatarle el liderato de la junta.

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El espectro de la percepción
La mayoría de los problemas que se presentan en la juntas es tan compleja como la vida de cada participante. De hecho, podemos agrupar los inconvenientes en tres grandes grupos: efectividad, actitudes y tiempo.

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En el primer caso, las molestias relacionadas con la efectividad, se incluyen tópicos como: ¿Qué tantos puntos se cubren? ¿Qué tan bueno fue el resultado? ¿Se logró el objetivo propuesto? En tanto que el segundo aspecto hace énfasis en la conducta negativa o positiva de los participantes; proceder que tiene un impacto directo en el devenir de la reunión (ver recuadro Caras y gestos). Las dificultades ligadas al tiempo engloban asuntos como: las juntas no inician a tiempo, terminan después de lo previsto o sólo asisten algunos. Por ejemplo, “(en mi empresa), las juntas normalmente inician 15 minutos tarde”, expresa Alfredo Medina, ejecutivo de Grupo Industrial Bimbo.

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Al final del día, el aspecto que más molesta de las reuniones, según los entrevistados, es el tiempo invertido; algo así como “echar dinero bueno al malo”. ¿Cuál es el origen del problema? La cultura. Y es que la percepción del tiempo, junto con  otras características como la relación con los demás, los valores entendidos, sentido del espacio personal y los hábitos de trabajo son elementos que delinean el perfil cultural del mexicano.

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Para muestra, un botón. Los ingleses son precisos al referirse al tiempo, mientras que los latinos son más imprecisos; la diferencia, en realidad, está en la forma de acomodar a las personas y eventos dentro del ambiente laboral. Es decir, los latinos tienen una percepción policrónica de las cosas, en tanto que los alemanes poseen una representación monocrónica. Claro, hay excepciones: “Antes, un compañero nos obligaba a todos a llegar temprano a la junta y siempre nos apuraba para terminarla a la hora acordada. Sin embargo, desde que ya no está, las reuniones se alargan demasiado”, expresa Cristina Méndez, empleada en DHL.

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Las personas con una percepción del tiempo monocrónico son lineales (hacen una actividad después de la otra), enfocadas, orientadas al futuro (piensan el impacto de sus acciones), estructuradas (llevan diarios, agendas, lista de pendientes, planes, entre otras herramientas) y tienen un pronunciado énfasis en la privacidad (su vida personal no incumbe a los compañeros del trabajo).

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Por otro lado, aquellos que perciben el tiempo de manera policrónica son espaciales (atienden varios asuntos al mismo tiempo), flexibles (terminan el asunto ahora, aunque lleguen tarde al siguiente), orientados al presente y al pasado, no estructurados y con énfasis en la relación (sólo les interesa quedar bien con los demás).

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A decir de los entrevistados, la impuntualidad –además de ser un problema– es una característica muy arraigada en diferentes aspectos de nuestra cultura. Ahí está el ejemplo de las bodas: los anfitriones citan 30 minutos antes de que inicie la ceremonia para que los invitados “lleguen temprano”. Sin embargo, los asistentes –como saben que iniciará media hora después de lo estipulado en la invitación– se toman su tiempo. ¿El resultado? Llegan justo al momento de los abrazos.

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¿Y qué pasa con las juntas? “El problema con las juntas es que no hay agenda, los convocados llegan tarde y las reuniones terminan más tarde de lo anunciado porque las personas se presentan sin preparación sobre el tema a tratar”, resume Laura Mandujano, gerente en Tripplite.

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