Libérate del papel

Las empresas mexicanas tienen interés por la gestión documental de papel a digital, pero menos de 10% lo ha hecho. Decide si vale la pena el cambio.
Aura López

Entrar a una oficina y observar un escritorio repleto de papeles es sinónimo de un proceso detenido, un cuello de botella que podría ser despejado si se aprovechara la digitalización y la gestión documental electrónica. "Es poder analizar diversos procesos, en diversos sectores para llevarlos a una mayor productividad, y ahorro", comenta Carlos Landa, presidente y director general de Apoint México, firma especialista en automatización de procesos y administración digital de documentos. En su caso, los clientes los buscan más por "la necesidad de abrir espacios (en bodega o para nuevo personal) y tener un mejor costo-beneficio".

Se sabe que la gestión documental genera un gasto (datos de InfoTrend indican un promedio de 6% total de los ingresos anuales) y existen varias empresas que ofrecen soluciones a costos personalizados e, incluso, se habla de una tendencia a la oficina libre de papel. Si para las compañías los beneficios son muchos: reducir costos, mejorar el nivel de servicio hacia los clientes, elevar la productividad dentro y fuera de la empresa, disminuir tiempos en procesos, controlar la seguridad y la transparencia de información y cuidar el medio ambiente, ¿qué las limita a integrarlos? En palabras de Carlos Domínguez, director general de Kodak México, "el mundo que hoy conocemos, que tiene un contenido de papel muy importante, tiene que pasar por una evolución significativa: legal, de preceptos, organización y cultural".

A pasos no tan agigantados, el marco legal avanza. En 2001 se aprobó la Norma Oficial Mexicana (NOM-151) que especifica la integridad e inalteración del contenido de los mensajes de datos, "un primer paso que se ha venido reforzando, que integra la certificación de empresas para digitalizar y validar la información", comenta Javier Alarcón, director general de SeguriData, firma dedicada a servicios de transacciones digitales. Y tal vez, ahora, aquellas compañías que manejan información personal de sus empleados o proveedores, adopten sistemas de gestión documental digital al cumplir la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPP). "Habrá empresas que decidirán que gracias a la oferta es más fácil, rentable o seguro para ellos manejarlo digital (sus datos); habrá una oportunidad pero (la ley) no marca una tendencia", comenta Domínguez al referirse a los productos de su marca.

La LFPDPP puede ser una zanahoria para motivar el cambio en algunas empresas, para otras podrían ser los sucesos inesperados. "A la mayoría de las empresas les gusta tener todo en sus instalaciones, no toman en cuenta que un temblor o una inundación fuerte lleguen a los archivos en papel y a las máquinas donde tienen almacenada su información. Si no tienen respaldos fuera de las instalaciones, lo pierden todo", comenta Alarcón.

Por otra parte, digitalizar y gestionar documentos de forma electrónica es seguro. "Tecnológicamente se cuenta con los mecanismos adecuados que te garanticen la seguridad y eviten la falsificación y duplicidad de esos documentos", dice Juan Luis Rodríguez, gerente de Soluciones de Xerox Mexicana.

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Probablemente, uno de los factores que influyen en la tardía adopción de estos procesos es que, en algunos casos, las empresas no deben destruir la documentación en papel. "Legalmente, nuestras leyes todavía no se han actualizado en varios rubros para poder prescindir del archivo físico", comenta Rodríguez. De forma similar opina Alarcón: "Aunque tengas los mecanismos de seguridad que te aseguren que el documento electrónico es íntegro y auténtico, no vas a tener la certeza jurídica porque nació en papel y en caso de una controversia vas a tener que presentarlo".

Es evidente que aún estamos en el inicio de una transición, pero se necesita de todo el ecosistema para que esto funcione orgánicamente. "No basta integrar el proceso y todos los sistemas que van alrededor de esta automatización, un 50% del éxito de un proyecto es dejar bien entrenado a todo el personal bajo este nuevo esquema", dice Landa. Tal vez algún día escribamos sobre cómo la gente dejó de usar papel en sus manos, manipuló documentos desde dispositivos más evolucionados que una tablet y se preguntó qué era una impresora.

EL CICLO DEL DOCUMENTO
El proceso de digitalización y gestión de documentos que hace Xerox, según su gerente de Soluciones, Juan Luis Rodríguez.
1. Estructurar el archivo físico. Se acomodan los documentos, se deja una presentación estándar (engargolado, engrapado) y se almacenan en la oficina o en las bodegas del proveedor (ahí se clasifican y se etiquetan documentos físicos).
2. Proceso de digitalización. Se limpia la imagen, se crea un archivo digital, se hace reconocimiento de información y captura de índices y se sube a un administrador de contenido.
3. Flujo de trabajo. Se integran con herramientas de trabajo conocidas, para facilitar su uso entre el personal.
FUENTE: Xerox México.
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