Llamadas digitales
Albores de 1992. Un teléfono para salir al mundo y una computadora personal (PC) en la que archivar el trabajo de un puñado de clientes. E&B Promoción Empresarial, compañía fundada por los hermanos Vélez, es uno de esos denominados “proyectos de garage” que sí lograron ver la luz del negocio. A la par de su crecimiento (40 oficinas en 10 años), la firma ha adoptado la tecnología como un aliado que ayuda a la prosperidad.
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Al principio sólo brindaba servicio de edecanes para eventos, ferias y exposiciones. Actualmente su portafolios es más amplio y proporciona, entre otros rubros, apoyo de promoción a clientes que buscan desarrollar mercado para sus productos, así como publicitar su imagen nacional e internacionalmente. La organización realiza demostraciones, degustaciones, canje, venta directa y logística, entre otras actividades, en tiendas de autoservicio, departamentales, farmacias, clubes y establecimientos similares.
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Dos corporativos que le confían la promoción de sus productos son Bancomer (para las tarjetas de crédito en diversas modalidades) y Sam’s Club (con 48 almacenes a lo largo del país), en los cuales E&B realiza alrededor de 70,000 horas mensuales de demostración de artículos. En la última la tarea se concentra 85% en promover productos alimenticios de marcas como Nestlé, Sigma Alimentos, Procter & Gamble, Chocolates Turín, Campbells, Kraft y medio centenar más.
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La trayectoria de la agrupación no ha sido sencilla, “pero sí divertida”, comenta Beatriz Vélez, directora de Operaciones del consorcio, que da empleo a más de 100 técnicos y profesionales y que logró sortear la crisis de 1994, época en la que un sinnúmero de conglomerados cerró sus puertas. Para entonces, la promotora ya tenía su primera oficina fuera de las cuatro que sostiene en la ciudad de México: en Guadalajara; después se establecieron representaciones en Monterrey, Cancún, Puebla, Tijuana, Querétaro, Acapulco, etcétera.
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La sede de la colonia Nochebuena en la capital del país, “por ser la primera –dice Vélez– ha sido nuestra buena estrella para la expansión”. La ejecutiva no la quiere abandonar, pese a que otras sucursales, como la inaugurada hace unos meses en la colonia Del Valle del Distrito Federal, cuentan con avances tecnológicos, automatización de líneas digitales y una red de área local (local área network: LAN). El adelanto más reciente: la convergencia de voz y datos para administrar un solo sistema en el negocio. En otras palabras: el servicio telefónico y la comunicación de los datos se despliegan en una única plataforma tecnológica. E&B no necesita dos redes.
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La bondad de un solo cable
Al proyectar la nueva oficina en la ciudad de México, se pensó originalmente en replicar el modelo de comunicación ya probado por años: “Instalar un par de conmutadores analógicos con 12 líneas de Telmex”, explica Andrés Segura, director administrativo en E&B. “No obstante –añade el entrevistado–, se calculó que dicha plataforma pronto se saturaría, por lo que la compañía decidió contratar con Avantel un sistema de 30 troncales digitales, aunque con un solo número.”
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Al mismo tiempo, se configuró la red de área local con más de 12 PC en línea y el servidor de correo electrónico. Por otra parte, se instalaron 15 extensiones telefónicas, un par de faxes y cuatro impresoras. Sin embargo, ahí estaba ya la terrible encomienda de lidiar con dos redes separadas: una para voz y otra para datos. Pero no se echó a andar nada, porque la directiva ya había escuchado la opinión de algunos expertos sobre las bondades de la convergencia. El proveedor 3Com México fue una de las voces consejeras.
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“El cliente solicitó una solución ad hoc, que fuera escalable, que físicamente no fuera un estorbo y sin el riesgo de la obsolescencia”, afirma Manuel López Lugo, consultor de Redes en la casa proveedora. La respuesta del fabricante de tecnología de conectividad: mostrar a E&B las funciones del sistema NBX 100 R4.0, el cual soporta hasta 200 dispositivos, incluyendo 100 usuarios telefónicos.
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“Al empresario no lo convences hablando de comandos y de convergencia tecnológica, sino con los resultados que puede obtener y la utilidad práctica del aditamento”, asevera el asesor. Así, se llevaron a cabo las pruebas para demostrar que a través de un solo cable se pueden transportar llamadas, interactuar las computadoras, imprimir documentos, escuchar mensajes, vigilar el tráfico telefónico y demás funciones de la vida cotidiana en una oficina.
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Segura indica que uno de los mayores beneficios del NBX 100 es el control de las conferencias telefónicas . A través del software de administración incluido con el equipo, se monitorea el cúmulo de llamadas que entran y salen, así como sus respectivos tiempos; es posible restringir en determinados horarios la larga distancia, la marcación a celulares y números 800; se detecta el área (mercadotecnia, ventas, etcétera.) que merece prioridad. Asimismo, los buzones de voz permiten revisar mensajes desde cualquier punto remoto, o en la PC (se incluye un teléfono de software) conectada a la LAN.
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Otro aspecto significativo es la automatización que cada dispositivo tiene en la red gracias a una tarjeta y un código único de interfaz. Por ejemplo: una extensión telefónica que posee un número X siempre conservará ese dígito, sin importar el nodo al que se conecte. “Se acabó la historia de que si Liliana se mudaba de cubículo había que realizar cambios en conmutador o asignarle un nuevo teléfono”, apunta Vélez.
-Por el momento, E&B sólo ocupa una tercera parte de los puertos disponibles en NBX 100. Conforme ocurra el crecimiento de la organización, se adaptarán más sistemas para ampliar el alcance de la solución. Y dichos equipos no necesariamente tienen que ser de marca 3Com: para el usuario ese es un renglón destacable. Por ejemplo: durante la instalación, la firma aprovechó algunos ruteadores de otro fabricante que ya tenía (este hardware se utilizó con el fin de establecer una conexión frame relay entre las dos oficinas principales).
-El software para operar el sistema “es intuitivo y no requiere de mayor inversión en hardware; desde cualquier computadora puede administrarse. Además, la actualización es factible a través de internet”, señala López. Vale acotar que para empresas más pequeñas también es posible la mencionada convivencia de voz y datos. En tales casos el modelo NBX 25 podría ser el indicado.
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Apuesta por la innovación
La Comisión Nacional del Agua, Productos del Monte, la Universidad Autónoma de Zacatecas, CorpBanca de Venezuela, John Deere, del vecino país del norte, entre otras firmas, son usuarios que, de acuerdo con el ejecutivo de 3Com, están convencidos de la eficiencia que ofrece el contar con una sola red para manejar voz y datos. “Como el producto encontró una buena recepción en el país, ya incluso se fabrica adaptado al español mexicano.”
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Segura comenta que cuando inició las pláticas con miras a adquirir el sistema se realizó un estudio minucioso del retorno de la inversión. El entrevistado calcula que éste se dará en poco más de un año. Además, el proveedor otorgó facilidades para cubrir trimestralmente los $15,600 dólares del costo. En ese sentido, 3Com tiene planes de financiamiento para las pequeñas y medianas empresas que decidan instalar la tecnología.
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¿Qué otros beneficios ha encontrado E&B en NBX? Utilizar el equipo en el mediano plazo para desplegar voz sobre protocolo de internet (VoIP), la cual puede brindar mayores ahorros en telefonía de larga distancia. Aunque hoy cuenta con un solo enlace dedicado, la empresa ya está en conversaciones con Avantel para presupuestar una red privada virtual (VPN/IP, por sus siglas en inglés) que una a todas las sucursales del país o a las que más tráfico generen.
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Una oficina llega a desembolsar entre $5,000 y $6,000 pesos mensuales de larga distancia, a pesar de que se tiene la cultura de utilizar al máximo el correo electrónico para enviar archivos de texto, imágenes, formularios, formatos, cuestionarios, hojas de cálculo, reportes, etcétera.
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El NBX está adaptado para manejar VOIP. Aunque internamente no se comunica con protocolo IP, el equipo está diseñado para recibir y “desempaquetar voz de ese tipo”, expone López, quien indica que la instalación no exige más de un día de trabajo técnico; es decir, de tres a cinco horas.
-Vélez y Segura están convencidos. En menos de un año de experimentar con la tecnología ya contemplan la opción de adquirir un nuevo sistema para otra sede que también representa un pilar de la compañía. Durante el último año, E&B obtuvo un crecimiento de 44%. “No en vano la reclutadora Manpower lanzó hace tiempo su propuesta para adquirirnos”, subraya la ejecutiva.
-La organización sabe que no puede descuidar su interacción con el público. Su banco de datos para resguardar el posicionamiento de algún producto también es vital. Estar cerca de sus clientes en cada ciudad es una exigencia, e implantar tecnología es tan imperante como cuidar su plantilla de más de 2,000 demostradoras y edecanes con quienes hace mancuerna para preservar imágenes y marcas.