Mi tiempo... ¡es mío!

Créalo o no, hay una receta para hacer rendir su tiempo. Basta con ordenar interrupciones y alinear
Alison Stein Wellner

Así como no hay dos empresas que sean iguales, hay algo común a todos los hombres de negocios: el tiempo. No importa si se trata de una compañía grande o pequeña, exitosa o en la lucha, productiva o ineficiente, todas tienen solamente 24 horas por día.

- El reloj avanza inexorablemente y a la misma velocidad para todos. ¿O no es así? Según una serie de investigaciones recientes existe, aunque no lo crea, una manera de controlar el tiempo y la forma en que afecta a las empresas.

- Estas investigaciones (dentro de una nueva herramienta llamada “diseño temporal”) argumentan que los gerentes deberían tener en cuenta el tiempo en sus estructuras organizativas y en las estrategias empresariales, tanto como tienen presentes otros recursos de la firma como reservas financieras o número de empleados.

- “El tiempo es un activo tan escaso”, dice Deborah Ancona, profesora del Instituto Tecnológico de Massachusetts, MIT. “Hay una cantidad inmensa de valor accesible en una empresa si aprendemos cómo usar mejor el tiempo.”

- Sin embargo, pocos empresarios se detienen alguna vez a reflexionar sobre el tiempo excepto para quejarse de la falta del mismo. Es fácil ver el porqué. Después de todo, cuando se está corriendo todo el día para cumplir con plazos imposibles, parece una pérdida de, bueno…, “tiempo” detenerse a pensar sobre la naturaleza del mismo. Pero se sorprendería de lo que puede aprender.

- Ciertamente, como cualquiera que haya hecho negocios en otro país podría atestiguar, cada cultura crea su propio concepto de tiempo.

- Robert Levine, psicólogo de la Universidad de Fresno (California), pidió a 200 estudiantes universitarios de California y Brasil que definieran el sentido de “tarde” y “temprano”. Para los estudiantes norteamericanos llegar tarde a un almuerzo con un amigo era hacerlo esperar 19 minutos, mientras que para los brasileños hacían falta 34 minutos (¿le suena familiar en México?).

- En otro estudio, se pidió a peatones en ambos países que no llevaban un reloj, que estimaran qué hora era. Los errores en Brasil fueron del doble de tiempo que en Estados Unidos: 14.24 minutos de error en Brasil versus 6.93 en California. ¿Qué significa esto para su empresa? Mucho, dice Martha E. Sherman, consultora radicada en Nueva York.

- Esto es porque no son sólo los países los que tienen actitudes únicas con respecto al tiempo. Los grupos inmersos en una cultura, por ejemplo dentro de una empresa, también crean su “cultura temporal” propia. Una vez que se entiende esta cultura, se puede influir en la forma en que funciona el tiempo en su organización.

- Relojes sincronizados
Todas las compañías tienen una cacofonía de ritmos irreconciliables, marcados por los tiempos de proveedores, los clientes y hasta de la competencia.

- Uno de los elementos que modifican el tiempo de los demás son los “zeitgebers”. Este curioso término alemán significa “ahorradores de tiempo”. ¿Quiere ejemplos de lo que es un “zeitgeber”? Un ahorrador de tiempo puede ser desde el año fiscal de una compañía hasta la programación de producción de un proveedor, pasando por el calendario escolar de la comunidad donde se encuentra la firma.

- Cada compañía posee un conjunto único de ahorradores de tiempo y mientras más actividades se sincronizan con los “zeitgebers” más son los patrones de tiempo que se pueden modificar.

- “La capacidad de adaptarse a un patrón de tiempo no es necesariamente negativa. Al fin y al cabo su compañía necesita estar en sincronía con los requisitos de los empleados y clientes”, afirma Allen C. Bluedorn, titular del departamento de Management de la Universidad de Missouri y autora de - La organización humana del tiempo.

- Un “zeitgeber” que comparten casi todas las firmas es el calendario empresarial trimestral. Para ejemplificar aún más el concepto, Deborah Ancona del MIT recuerda un estudio realizado entre 100 equipos de ventas en una importante compañía de telecomunicaciones.

- A principios del trimestre, las ventas eran lentas y los miembros del staff dedicaban parte de su tiempo a completar los documentos del trimestre anterior y a diseñar una estrategia para las siguientes semanas. A medida que avanzaba el trimestre y se acercaba la fecha de cierre, el ritmo de actividades se aceleraba y los vendedores trabajaron con mayor rapidez e intensidad, especialmente en el cuarto trimestre cuando estaba en juego la bonificación.

- ¿Cuál era el problema de este irregular ciclo de trabajo?
“Había otras cosas que retrasaban el ciclo”, dice Ancona. Por ejemplo, los clientes posponían sus compras hasta finales del trimestre, cuando los vendedores se encontraban más agobiados tenían mayor disposición a ofrecerles un descuento. “Es un ejemplo extremo de cómo el patrón de tiempo estaba provocando como resultado final la disminución del ingreso de dólares a la firma”, explica Ancona.

- Ordenando el tiempo
Por eso es importante, afirman aquellos que han desmenuzado al extremo este concepto de ahorradores de tiempo, que se lleve en cada empresa un inventario de los “zeitgebers” propios. Allí es primordial hacer un balance y determinar cuáles son los realmente esenciales para tener en cuenta y de cuáles es necesario alejarse.

- Un buen punto de partida es comenzar con aquellos que ya no son relevantes. Existe un excelente ejemplo de esto: al releer un estudio sobre prisioneros trabajadores en una cárcel estatal, el investigador Allen Bluedorn notó que los turnos de ocho horas de trabajo comenzaban a las 6:20 a.m., 2:20 p.m. y 10:20 p.m., horarios determinados para coordinarse con un tranvía que transportaba a muchos de los trabajadores a sus lugares de trabajo. Había un solo problema: el tranvía dejó de funcionar en 1934. “Muchas organizaciones se compenetran con algo por tanto tiempo que ni recuerdan el porqué”, dice Bluedorn.

- Sherman hizo hallazgos similares al estudiar el comportamiento temporal de una compañía de servicios financieros: los miembros del equipo con más antigüedad salían de su trabajo a la misma hora cada tarde. Descubrió que habían planeado su escapada de cada noche aproximadamente media hora después de que cierto jefe se iba, pero curiosamente hacía mucho tiempo que ese jefe había dejado la compañía y el resto de los gerentes nunca se habían molestado en alterar este horario.

- La lección: observe detenidamente las actividades recurrentes de su compañía tales como reuniones de personal, fechas de cierre, picnic de la compañía, evaluación de empleados. Sus patrones de actividades perduran por mucho tiempo.

- Incluso avance más: analice su propia conducta y vea cómo se relaciona con el tiempo porque éste es en sí mismo un gran “zeitgeber”.

- “Los líderes dejan huella. Si un líder siempre llega tarde se podría encontrar luego con este poco ejemplar legado en otros lugares de la organización”, afirman los especialistas.

- Con todos estos antecedentes, y bajo la premisa de que el “tiempo es oro”, muchas empresas deberían sumar el concepto “Diseño Temporal” como otro tema estratégico dentro de la planificación de sus firmas.

- Vale la pena hacerse un tiempo para ello.

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Copyrigth ©2004 Inc. Magazine. Distribuido por Tribune Media Services. Traducción: Silvia Durando.

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