Nunca podrá con su agenda

No hay ninguna una fórmula para terminar todo a tiempo. La solución es olvidar más de una tarea..
Steve Downer

El consejo que da Brian Stuhlmuller a los ejecutivos inundados de trabajo es: “concéntrense en lo más importante y deje lo demás para después o nunca”. “La mayoría de las personas tratan de cumplir con todas sus responsabilidades”, comenta el estadounidense de 62 años.

- Stuhlmuller fundó en Pennsylvania, hace cuatro años, Mission Control Productivity, una consultora especializada en administración personal del tiempo. Es una empresa educativa que diseña y entrega (mediante seminarios) programas de productividad humana.

- Entre otras compañías, Mission Control compite con la más grande en el segmento, Franklin Covey. Fue precisamente en otra empresa, similar a la compañía que lidera Stephen Covey, (Day-Timers) donde hace 15 años Brian Stuhlmuller, ex administrador de colegios y empresario, entró al negocio de las herramientas organizativas.

- ¿Hay lugar para tantos? De acuerdo con un estudio publicado por la revista Harvard Business Review, se comprobó que 90% de los gerentes pierden su tiempo en toda clase de actividades inútiles y sólo 10% dedican su tiempo a actividades que valen la pena para el beneficio de la empresa.

- Brian Stuhlmuller, como responsable del desarrollo de productos y de nuevos negocios de Day-Timers, investigaba cómo los ejecutivos y gerentes estadounidenses planeaban y administraban sus tareas. Al mismo tiempo que colaboraba con empresas como Apple, Slate, Palm, Fujitsu e IBM para tratar de encontrar soluciones tecnológicas auxiliares.

- Pero el ejecutivo, después de cinco años de trabajos en el tema, empezó a sospechar que los métodos administrativos y herramientas desarrollados en las décadas de los 70 y 80 fueron totalmente inadecuados para los 90.

- Decepcionado por su incapacidad para encontrar soluciones aceptables, Stuhlmuller salió de la empresa. Trabajó varios años para una firma de tecnología de información antes de dedicarse a dar asesoría a empresas del pujante Silicon Valley, en California.

- “Fue en esa región que en 1999 di con los métodos que, con el tiempo, se convertirían en Mission Control”, recuerda Stuhlmuller. “Los probé con un grupo de personas de la empresa Landmark Education”. Ellos conocían su experiencia con Day-Timers y lo invitaron a asociarse. “Ofrecimos cursos en Vancouver, Toronto y San Francisco, entre otras ciudades, y descubrimos contra qué estaba luchando la gente en sus lugares de empleo”.

- Por ejemplo, la cantidad de información disponible al público durante 400 años se duplicó entre 1999 y 2002. “En gran medida internet tiene que ver con este fenómeno. Hoy, los consumidores esperan que una empresa les dé la información más reciente, pero en muchos casos los gerentes no saben dónde encontrar la información requerida y extraerla. Les enseñamos cómo”.

- Nuevos hábitos para Bill Gates
“Muchas personas que trabajan para Microsoft pasan demasiado tiempo en sus puestos, algo que provoca un alto nivel de rotación, enfermedades y ausentismo. El problema más común es que tratan de hacer todas las tareas que se les ponen enfrente”, recuerda Stuhlmuller.

- En Mission Control el consultor está convencido de que es imposible hacer todo el trabajo... y su principal capital es enseñarle a los ejecutivos a manejar mejor sus responsabilidades para reducir los niveles de angustia y preocupación. “Se les quita el estrés y, sorpresivamente, al ser más selectivos en lo que hacen, logran cumplir con más tareas que cuando estaban tratando de hacer todas”, confiesa Stuhlmuller.

- En Microsoft, los gerentes manejan la tecnología más reciente, pero no tienen idea de cómo trabajar en equipo. Mission Control desarrolló un plan de capacitación para que, usando su propia tecnología, pudieran terminar a tiempo todos sus proyectos. “Les damos los principios acerca de cómo manejar la alta cantidad de mensajes enviados por correo electrónico, por ejemplo”, simplifica el consultor, aunque confirma que cambiar la manera de trabajar puede demandar como mínimo unos cinco meses de tarea.

- Otro de los temas que ‘se reaprende’ en los cursos de Mission Control es el de las juntas. “Hay estudios que demuestran que por cada hora de junta sólo 20 minutos son productivos”, asegura el directivo. 

- El negocio de las horas
Con toda su experiencia y estudios in situ en las empresas, Brian Stuhlmuller se dio cuenta del enorme potencial de crecimiento que había en los modelos de trabajo. Fue la firma Landmark quien pagó la creación de Mission Control y fueron ellos los que nombraron presidente a Stuhlmuller.

- Más de 3,000 personas ya asistieron a los cursos de esta consultora y entre sus clientes más fieles se encuentran Microsoft, los laboratorios Abbott, Fetzer Vineyards, NASA Goddard Space Flight Center, la agencia de protección ambiental de Estados Unidos (EPA) y el Departamento de Justicia Canadiense.

- En 2003, la empresa ingresó, sólo en Estados Unidos, $2 millones de dólares y, según su propio pronóstico, dentro de 10 años esperan tener ingresos por $250 millones de dólares al año.

- “En el caso de FranklinCovey, 80% de las ventas son de sus productos y 20% es capacitación”, señala Stuhlmuller y agrega “hace tres años FranklinCovey era una empresa con ventas de $500 millones de dólares. Hoy, sus ventas están por debajo de los $300 millones de dólares”.

- Mission Control ya ofrece asociaciones bajo licencia en México, Canadá, India y Europa. En México trabaja con dos socios, Fernando Botero y Carlos Velázquez.

- Lo cierto es que cuanto más conectados están los ejecutivos, más difícil es compaginar todas las tareas a la vez.

- Pero, según los especialistas (tanto Covey como Stuhlmuller), existe una máxima que hay que comenzar a incorporar al mundo de los negocios: Si es urgente, mejor ignorémoslo, ya que no lo podremos cumplir.

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