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Eliminar tareas burocráticas y modernizar el área de Recursos Humanos, dos puntos clave para que e
Juliana Fregoso

Cuando un empleado recibe una llamada del departamento de Recursos Humanos (RH), generalmente piensa que es para despedirlo o para pedirle aclaraciones sobre las cuentas de los viáticos que entregó recientemente. Rara vez es para reconocer sus capacidades.

- Nunca como ahora el área de Recursos Humanos se había convertido en un factor fundamental para aprovechar el capital intelectual de una empresa y es por ello que modernizar esta área es una asignatura clave para cualquier compañía de cualquier giro de negocios.
Para los responsables de Recursos Humanos se enciende un foco rojo ya que la consigna es: o cambian o pasan a los libros de historia.

- El director de Recursos Humanos de Seguros Monterrey New York Life, Alfonso García Acuña, conoce bien el tema. Hace 10 años tuvo que iniciar la modernización de su área.

- El manejo de la información de los 3,000 empleados se había convertido en una pesadilla: las nóminas, los procesos contables, el manejo de beneficios, prestaciones al personal y presupuestos tenían a todos de cabeza. Además la operación impedía que el área estuviera al pendiente del desarrollo del talento y capital intelectual.

- El área de Recursos Humanos de la aseguradora tenía 50 personas y ni así se daban abasto, había trámites que tardaban hasta 10 días y siempre había errores de último momento que dificultaban la planeación. “La operación nos ahogaba”, recuerda García Acuña, “70% de mi personal estaba dedicado a la operación… llegamos a manejar hasta siete nóminas”. El área necesitaba enfocar su capacidad a la parte de desarrollo, pero la operación lo impedía.

- La solución fue modernizar el departamento con la implementación de tecnologías que les permitiera dejar de preocuparse por la operación monótona y burocrática y convertirse en una pieza clave para el desarrollo del talento, sin duda la verdadera función de un área de Recursos Humanos.

- El proceso de adaptación duró tres años, pero con la tecnificación el número de empleados del área ahora es de sólo 30 personas y los trámites se resuelven a más tardar en 48 horas. El departamento de Recursos Humanos de Seguros Monterrey dejó la burocracia administrativa para tomar un papel más activo en el desarrollo, capacitación del personal y planes de carrera.

- “En los últimos cinco años no hemos tenido ningún sobresalto ni con la operación, nóminas, transferencias a los bancos, ahora el departamento de Recursos Humanos está más enfocado al tema de manejo de proyectos, cambios y la operación ya sólo absorbe 40% de nuestra capacidad”, apunta García Acuña.

- En la cuerda floja
Los directivos están viendo que los gerentes de Recursos Humanos a la antigua no aportan valor a la empresa, advierte Pierre Paradis, director general corporativo de la española Meta4, una de las principales firmas proveedoras a nivel mundial de soluciones para la gestión y el desarrollo de capital humano e intelectual. Los que se quieren salvar ya no se quedan aislados en sus oficinas, han buscado nuevas formas para implicarse más en los manejos de la organización, ayudar a mejorar procesos como las ventas, mantenimiento y producción.

- Si realmente quieren justificar su permanencia deben ir más allá del sistema tradicional, necesitan especializarse en áreas como la gestión del conocimiento, la gestión de los entornos colaborativos y la comunicación.

- Empresas como Telefónica, American Express, Bimbo, British Petroleum y Jonhson & Jonhson, entendieron a tiempo que modernizar su área de Recursos Humanos era vital para el funcionamiento de su organización, por ello decidieron eliminar las barreras que impedían apreciar a su capital intelectual.

- Todas tenían un problema en común: nóminas complicadas, problemas en la administración de personal y procesos de selección, optaron por liberar a su responsable de Recursos Humanos de la parte burocrática y lo enfocaron a tareas más creativas como aportar soluciones a los problemas reales de la compañía y definir las fortalezas y debilidades de los empleados.

- Con un sistema tecnológico mejoraron la gestión de la nómina y la administración de personal, implementaron programas de selección y evaluación por competencias, mejoraron la comunicación interna, desarrollo y formación, planificación de carreras y portales interactivos de autoservicio del empleado y del manager.

- Datos citados por Meta4, revelan que las organizaciones donde se aprovecha el capital intelectual reciben beneficios netos 30% superiores a los de las empresas que no sacan partido de este activo.

- En este nueva era de recursos humanos, la innovación y la aplicación de nuevas ideas serán las que decidan quiénes se quedarán en tierra y quiénes completarán el despegue.

- El capital intelectual hace énfasis en los departamentos de Recursos Humanos porque por un lado contratan a los futuros talentos, y por otro depende de su manejo administrativo mantener contento al personal.

- La principal tarea de los administradores del recurso humano es maximizar el flujo de conocimientos, ideas e inteligencia ante la realidad.

- Con la ayuda de la tecnología
Cambiar la percepción de los directores de Recursos Humanos es una labor titánica, por ello el aprovechamiento del capital intelectual puede auxiliarse de las soluciones tecnológicas.

- En muchas empresas el titular de Recursos Humanos es el responsable de pagar la nómina e informar sobre los periodos vacacionales, ambas le quitan un tiempo que podría usar para tareas más productivas.

- En este tipo de procesos es donde entra en escena la tecnología: los pagos pueden hacerse vía internet, a través de un banco que deposite directamente a la cuenta de los empleados, y los informes sobre vacaciones se pueden dar mediante una intranet de la empresa.

- Aon Consulting desarrolló la solución tecnológica Aon Flex para consulta de información y pago de prestaciones vía descuento en la nómina, lo que les permite tener la información el mismo día que ingresa a la base de datos, “antes tardábamos de una quincena a un mes”, apunta Nilda Cabra, directora de Beneficios para Empleados de la compañía en México.

- Un ejemplo claro para agilizar el trabajo de recursos humanos con apoyos tecnológicos es el e-mail, que ahora se usa para dar a conocer situaciones trascendentes a cientos de personas al mismo tiempo. El correo electrónico desterró a los anquilosados memorandum.

- Telefónica Móvil en España implementó la solución tecnológica People Net para 7,000 empleados y en tres años ahorró $3 millones de euros de su gasto operativo. La empresa transformó su dirección de Recursos Humanos en la dirección de Estrategia y Relaciones Institucionales y ahora está más involucrada con las innovaciones de la empresa y la capacitación del personal.

- Los nuevos responsables de RH no sólo deben perderle el miedo a la tecnología, sino también quitarse la imagen de que el empleado es sólo un número en la nómina, es un ser humano cuyo talento puede ayudar a que ese gerente conserve su puesto.

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