Viaja ligero y barato

¿Ahorrar hasta 40% en viajes de negocios? Con un poco de planeación y un par de <i>tips</i>, sí e
Tania Lara Ortiz

El lujo es para los senadores, no para los hombres de negocios.  -Mientras el Senado gastó el año pasado en el rubro “Viajes” unos  -$36.8 millones de pesos, su empresa debe buscar ahorros de entre 30 ó 40% -cuando los empleados salgan de la oficina. Este no es un número cabalístico, -sino una cifra de ahorros probada por muchas compañías.

- Por ejemplo, David Luna, especialista de la industria manufacturera, tiene -orden de comprar tarjetas telefónicas para llamadas de larga distancia.

- La razón es muy sencilla: “los hoteles exageran con el cobro del servicio -telefónico”.

- Cambiar el avión por la carretera es otra tendencia.

- Ian Molanphy, subdirector de Mercadotecnia de Sabre Travel, señala que los -regiomontanos con negocios en Querétaro prefieren viajar en avión a la ciudad -de México y después tomar un autobús o rentar un auto para llegar a su -destino final.

- La ecuación es simple: un boleto aéreo de Monterrey a Querétaro cuesta más -de $4,000 pesos y al Distrito Federal oscila entre $1,700 a $3,000 pesos, una -clara diferencia de 50%.

- Adolfo Olguín, director general de las tiendas CompuDabo, hace ahorros más -simples. Para él, basta con una reservación con un mes de anticipación para -reducir en un 30% los gastos de transportación y también recomienda la compra -de boletos en internet.

- La mayoría de las aerolíneas tiene ofertas especiales sólo para clientes -que hagan su compra online.

- La urgencia de ahorrar es cosa seria y como prueba basta que Continental -Airlines desapareció la clase premier de su flota.  Después del SARS, la -guerra de Irak y los ataques en Nueva York, los ejecutivos vuelven a despegar -pero con mayor preocupación por sus bolsillos.

- Su decisión fue respaldada por la nueva tendencia en viajes corporativos.

- Según una encuesta de American Express sobre cómo realizarán sus viajes de -negocios en 2004, más  de 60% de los ejecutivos afirmó que abandonará la -primera clase y 54% de ellos reservará con mayor anticipación para obtener -mejores descuentos.

- Otra estrategia que seguirán (y que bien vale que se convierta en una -iniciativa a aplicar en su firma) es la de comprar boletos sin reembolso como si -fueran turistas, porque las tarifas de negocios son seis veces más caras.

- Los ahorros en el rubro de transporte nunca son despreciables.

- Tan sólo el avión representa 40% de los gastos en cualquier viaje.

- “Utilizar tarifas económicas, sin reembolso, los fines de semana y con -anticipación, puede significar ahorros de 10% a 25%”, enseña Juan Nozal, -vicepresidente de Viajes Corporativos de American Express.

- El manual del buen viajero
-
Las verdaderas rebajas provienen de una política de viajes difundida entre -todos los empleados.

- Cada firma debe contar con un documento interno donde se defina claramente qué -significa un viaje y que se (como cualquier otra transacción que hace la -empresa) requiere de control, eficiencia y, sobre todo, demostrar cuál fue el -retorno de ese gasto-inversión.

- Al redactar este texto se deben contemplar aspectos previos y posteriores a -un viaje: las autorizaciones, el pago en restaurantes, teléfono, alojamiento, -taxis, reservaciones y reportes de gastos.

- Este “manual” debe incluir el listado completo y los contactos de los -hoteles, líneas aéreas y restaurantes que tienen convenios con la empresa para -obtener precios exclusivos.

- Luis Enrique Aguilar, director general de Sabre Travel, asegura que muchas -empresas realizan negociaciones con los proveedores para obtener descuentos, -pero cuando sus empleados realizan el viaje utilizan otros servicios porque -encuentran tarifas más económicas en la competencia.

- Esto es un error que se paga a mediano plazo.

- Las negociaciones dependen del volumen de boletos o habitaciones que la -empresa ocupa durante el año; si no se genera el volumen acordado, la compañía -pierde el descuento preferencial que significaba un ahorro mayor.

- “Por ejemplo, los empleados de IBM en todo el mundo siempre se hospedan en -los hoteles Marriott. Es una negociación global de alto volumen que genera -buenas reducciones para la multinacional”, comenta Aguilar Vergara.

- El efectivo de los convenios puede redituar ahorros de hasta 40% en los viáticos.

- Pero a pesar de estas ventajas,  “sólo 60% de las corporaciones en América -Latina tienen políticas de viajes escritas y difundidas entre los empleados”, -aseguran desde American Express.

- Scotiabank Inverlat, Grupo Imsa y Vitro son algunas de las compañías que -negocian con los proveedores más frecuentes y que controlan las reservaciones. -Para ello utilizan una novedosa herramienta, que permite un control electrónico -de estos gastos y que se llama “Get there”. Esta plataforma digital -la ofrecen tanto Sabre como American Express.

- Esta tecnología permite reportar al área de control detalles específicos -de gastos, por ejemplo, qué departamento viaja más, cuáles son los destinos más -comunes, en qué hoteles se quedaron, quiénes no utilizaron los convenios, en -qué categoría viajaron y cuánto gastaron.

- Al viajero le permite un servicio adicional que es la búsqueda de la tarifa -más económica, las características del hotel, los mejores restaurantes, un -boleto electrónico y el mapa de localización del avión en tiempo real.

- Pero a pesar de que la tecnología redunda en interesantes ahorros, en América -Latina la adopción es baja. Sólo 10% de los boletos de avión se reservan en línea -y apenas 14% de los boletos vendidos son electrónicos.

- No molestar
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Antes de despegar, muchas empresas prefieren utilizar la tecnología web, el -video remoto o la conferencia telefónica.

- Pero los viajes seguirán siendo irremplazables para cerrar tratos -comerciales.

- La estancia de un ejecutivo es distinta a la de un turista.

- “Un empleado es un huésped más sofisticado porque divide la habitación -en área de reposo y de trabajo. Ellos requieren una mesa, silla y lámpara que -sean cómodas para trabajar. Su exigencia es razonable, ya que el hotel -representa 18% del costo del viaje”, afirma Javier Barrera, vicepresidente de -la franquicia Grupo Posadas.

- A pesar de estas consideraciones, no siempre los hoteles se amoldan a las -verdaderas necesidades de los pasajeros.

- El ejecutivo David Luna se queja de que la mayoría de los hoteles mexicanos -carecen de internet inalámbrico y rentan la conexión por precios más altos -que en Estados Unidos. “En un hotel de Monterrey me cobraron $25 pesos por -navegar 30 minutos, mientras que en Las Vegas disponía de una conexión sin límite -por $20 dólares diarios”, afirma.

- En Posadas, al menos, están conscientes de las necesidades tecnológicas de -65% de sus clientes, los viajeros de negocios. “Requieren información exacta -porque tienen el tiempo limitado, que las salas estén disponibles y facilidades -como copiadora, fax, internet y teléfono”.

- A veces no basta con ahorrar en aspectos manejables (como tickets, hotel o -comidas) sino en controlar que los fondos no se escurran por canales menos -visibles.

- Para evitar que un empleado se quede con el sobrante de los viáticos o -introduzca facturas con gastos ambiguos, American Express recomienda usar una -tarjeta corporativa. Adolfo Olguín, de CompuDabo, utiliza esta modalidad en los -viajes de sus directivos porque tiene un reporte inmediato de gastos, descuentos -en el estacionamiento del aeropuerto capitalino y consulta en línea del saldo.

- Aunque en su empresa se viaja menos de 12 veces al año y los viáticos no -exceden el 1% de sus egresos, Olguín considera que la rapidez, el control y la -tecnología son claves para realizar viajes eficientes en su negocio.

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- Según datos de American Express, después de los pagos de personal y la -inversión en tecnología, el rubro viajes ocupa el tercer lugar de los gastos -de una compañía. Por eso, las comisiones para las agencias, que antes eran un -gasto desconocido, ahora se han transformado en un servicio que representa menos -del 3% del viaje, pero que permite mejores estrategias para obtener descuentos.

- Si no tiene el presupuesto de la Senado, es importante que evite que sus -posibilidades de ahorro se escapen volando o se queden varadas en algún cuarto -de hotel.

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