Vivir de errores

Equivocarse no necesariamente significa pérdidas. Hay empresas que ayudan a capitalizar los errores
Silvia Ansorena Coyne

The Profit Recovery Group (PRG), empresa de auditorías de recuperación, revisa las transacciones de las grandes cadenas empresariales y rescata dinero que sus dueños o directores creían perdido: descuentos que no se aplicaron, pagos duplicados, errores humanos al teclear cifras... nadie es perfecto. Tan sólo en 1998, PRG recuperó $135 millones de pesos en México.

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“Auditores de recuperación”, así se llaman. Se diferencian de los auditores comunes porque no enfocan su actividad en áreas fiscales, ni en el sector de recursos humanos, sino en los departamentos de cuentas por pagar y compras.

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The Profit Recovery Group presume en su currículum de no cobrar absolutamente nada a su cliente hasta entregar resultados tangibles (en pesos constantes y sonantes). Su labor: revisar escrupulosamente el ejercicio fiscal del año anterior en cadenas comerciales –generalmente– y detectar errores que costaron dinero a la empresa.

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Una vez que los expertos de PRG eliminan las fallas, la “auditora de auditores” cobra un porcentaje de la recuperación. Incluso, varias veces consigue resultados muy valiosos en favor de empresas auditadas con anterioridad (hay algunos casos de compañías que experimentaron por parte de un tercero –y en dos ocasiones– un proceso de auditoría, pero las anomalías continuaron). Por supuesto que los errores descubiertos significan ganancias importantes para sus clientes.

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Las auditorías de recuperación comenzaron en Estados Unidos en 1970. En aquella época, las grandes cadenas comerciales sintieron la necesidad de revisar a conciencia sus pagos a proveedores para recuperar algunos dólares. Sin embargo, las empresas que tenían los elementos necesarios para ofrecer sus servicios como auditores operaban en un mercado fragmentado, regionalizado y trabajaban manualmente: tomaban toda la información del cliente en papel para revisarla posteriormente.

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A finales de los años 80 nace The Profit Recovery Group –producto de la fusión de dos empresas del gremio–. Bajo la batuta de John Cook, actual director del consejo de administración, PGR realizó una inversión muy fuerte en tecnología y logró que tanto la revisión de los cobros como la de los pagos trabajaran de manera completamente electrónica.

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Errores humanos
PRG comienza actividades en México en 1994 y adopta a este país como su centro de control para toda América Latina. El director general de la zona, Robert Berg, confiesa que le sorprendió la filosofía de la empresa cuando descubrió que, después de la labor de auditoría y consultoría, se entregaba al cliente un reporte con recomendaciones para perfeccionar sus sistemas y no volver a incurrir en los mismos errores.

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“Era como matar a la gallina de los huevos de oro –comenta–, pero luego descubrí que no, al contrario, porque se corrigen cosas pero se trata de que vayamos ampliando nuestro campo de acción en las empresas. Si el primer año el error eran pagos duplicados, seguramente al año siguiente habrán mejorado este terreno, pero podemos seguir ayudándoles a mejorar.”

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Es de suponer que –en plena era de la tecnología– cada vez habrá menos errores. Que los auditores poco escarbarán para encontrar deficiencias gracias a la información electrónica. “Para nada –desmiente Berg–: está demostrado que 90% de los errores son humanos: alguien tecleó mal un precio, alguien no actualizó una promoción a tiempo... A pesar de que los sistemas mejoren, siempre existirá el factor humano”.

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Un error en factura puede multiplicarse con la automatización de los procesos y, en vez de uno, serán 20, 30 o 100 documentos con el número equivocado. El directivo asegura que, gracias a la modernización de las empresas, éstas hacen más cosas con menos gente, pero con la posibilidad de que la falla se multiplique también.

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Base tecnológica
Emilio García Sobrino es el director de sistemas y procedimientos de PGR para América Latina. La apuesta tecnológica de su empresa, dice, es otro de los diferenciadores con respecto a la competencia porque “tenemos un servidor, el IBM as 400, el más grande en cuanto a poder de procesamiento que ha armado IBM en todo Estados Unidos. Se necesita mucha memoria informática para auditar las compras y ventas de una gran cadena comercial durante un año entero”.

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Wal-Mart, uno de los clientes de la empresa auditora, tiene más de 2,500 tiendas en la Unión Americana, alrededor de 10,000 proveedores con cinco artículos en promedio cada uno y, con todos los requisitos de registro que exige la mercancía (fecha de compra de una pieza determinada, en qué tienda se realizó la compra, así como un sinfín de datos necesarios para escrutar cifras), exige un respaldo informático de mucho peso.

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“En México –explica García Sobrino– tenemos que trabajar también con papel, es un país que apenas está entrando a la tecnología electrónica, pero podemos presumir de ser la única empresa de este tipo que no tiene un solo trabajador que no disponga de una computadora de calidad.” Entre los clientes de PRG en la república figuran, además de Wal-Mart, El Puerto de Liverpool y Comercial Mexicana.

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Los “auditores de auditores”  operan en 20 países y próximamente abrirán una delegación en Chile y otra en Argentina. De hecho, apenas entraron a los mercados de Italia y España. En el futuro, la firma ampliará su servidor e instalará dos más (uno en Europa y otro en el Pacífico).

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PRG es una empresa que, literalmente, vive de los errores de los demás. Y así pretende seguir. Prefiere arroparse tecnológicamente, descubrir fallas que significan miles de pesos –o de dólares– para las compañías que contratan sus servicios y mantener una relación de socios con sus clientes, sin entrar en conflicto. “Por ejemplo, preferimos perder dinero –afirma García Sobrino– que estropear la buena relación que pueda existir entre una empresa y su proveedor.”

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¿Conoce usted alguna compañía a prueba de errores?

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