8 tips para organizar tu escritorio

Mantener un escritorio organizado requiere mantenimiento frecuente y evaluaciones, dicen expertos; los suministros básicos deben estar a tu alcance, para evitar distracciones.
oficina en diciembre  (Foto: Thinkstock)

En la oficina, el escritorio es tu central de mando. Y en opinión de los expertos, organizarlo bien puede ayudar a establecer el tono y el nivel de productividad en el trabajo.

“Las encuestas muestran que la persona promedio pierde una hora al día a causa de la desorganización”, apunta Lisa Zaslow, una organizadora profesional en la ciudad de Nueva York. “Se necesita mucho menos tiempo para organizar las cosas. Piensa en cuán frenético y estresado te pones cuando no puedes encontrar algo”.

Los expertos sugieren organizar el escritorio de la siguiente manera para una máxima eficiencia y productividad:

1. Que la disposición sea la correcta

El monitor debe estar al frente a la altura de los ojos y a una distancia de unos 43 centímetros de tu cuerpo, de acuerdo con Zaslow.

Coloca los artículos de uso frecuente, como el teléfono o el material de oficina, de tu lado dominante para no tener que atravesarte para alcanzarlos.

2. Presta atención al material de oficina

Los suministros utilizados todos los días pueden ir en el escritorio. Los artículos que se utilizan un par de veces a la semana deben ir en un cajón debajo o al costado de un escritorio.

“Levantarse incluso una vez al día por un lápiz o un clip distrae tu cerebro de un proyecto en el que trabajas y tienes que volver y reconcentrarte”, señala Amy Trager, una organizadora profesional de Chicago.

Es mejor agrupar los artículos similares. “Todos los suministros de oficina deben mantenerse juntos, no repartidos en múltiples cajones” aconseja Andrew Mellen, otro organizador.

3. No abuses de los Post-its 

Cuando se trata del uso de los papelitos autoadhesivos, la moderación es la clave.

Enmarcar tu monitor con notas fluorescentes no es la mejor opción. “Han perdido su utilidad en ese punto,” afirma Trager. Úsalos con moderación para recordatorios importantes a corto plazo.

4. No te excedas con los objetos personales

Mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida es difícil, sobre todo en tu escritorio. Las fotos familiares, los recuerditos de las vacaciones y otros objetos pueden proporcionar sensaciones positivas durante la jornada de trabajo, pero si son muchos pueden ser una distracción.

“Nuestros ojos detectan cada cosa frente a nosotros y nuestro cerebro la procesa - incluso sin darnos cuenta de ello”, explicó Zaslow. Un escritorio atiborrado de cosas significa que la persona está todo el tiempo “procesando y editando”.

Ella recomienda tener no más de tres objetos personales en un escritorio.

5. Controla tu bandeja de entrada

El correo electrónico es una manera conveniente de comunicarse, pero también puede ser una gran distracción.

Si llega a ser un gran distractor, Trager recomienda designar ciertos períodos de tiempo durante el día para revisar y responder al correo electrónico. “El resto del tiempo es para trabajar.”

Además, no temas desactivar los avisos pop-up de correo nuevo si interrumpe el flujo del trabajo.

6. Reserva un espacio libre

Mantén un espacio libre del tamaño de una hoja de máquina en tu lado dominante como un espacio designado para que te sea más fácil revisar o firmar documentos.

7. Prioriza tu flujo de trabajo

Sólo ten en el escritorio los proyectos y documentos relevantes y activos.

Cuando el trabajo se acumula, es fácil sentirse abrumado e improductivo, por lo que Trager recomienda agrupar de esta forma los proyectos para priorizar:

1) Importante y urgente

2) Urgente, pero no necesariamente importante

3) Importante pero no urgente

4) No urgente, y no importante

Añade que los archivadores verticales evitan que uno apile carpetas una sobre otra y pase por alto las que no están arriba.

8. Reevalúa con frecuencia

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Mantener un escritorio organizado requiere mantenimiento frecuente y evaluaciones, así que realiza un análisis semanal del escritorio para asegurarte de que todo lo que tienes encima de él merece ocupar un espacio en tu mesa de trabajo.

“La gente ni siquiera lo ve [el desorden], tiene un impacto pero se han desensibilizado a él”, afirma Mellen.

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