ERP: Es un pequeño lujo pero ¿lo valgo?

Antes de instalar, mejor pensarlo bien.
Lujo o necesidad  (Foto: )
Gabriel Carmona Walkup

Para responder a esa pregunta podríamos utilizar el método filosófico socrático de la mayéutica, que consiste en emplear el diálogo para llegar al conocimiento. Bajo este concepto cabe preguntarse: ¿Es el ERP para la empresa de manufactura un lujo o una necesidad?, ¿para qué sirve?, ¿cómo han evolucionado los ERPs?, ¿cuánto tiempo se requiere para su implementación?, ¿por qué fracasan muchos proyectos?, ¿cuánto hay que invertir?, ¿es mejor desarrollarlo o comprarlo?, ¿cuál será el retorno de mi inversión?

La intención del método de la mayéutica es elevarse progresivamente a definiciones cada vez más generales y precisas de la cuestión que se investiga: La utilidad, las ventajas, la mejora. Las reflexiones respecto del método, en cuanto a este tema, son:

Reflexión 1. La primera tarea, antes de invitar a los maestros de la ingeniería de software o de las ventas, es adquirir conocimiento sobre fuentes primarias de los alcances y limitaciones de los ERPs, ampliamente reportados en la literatura especializada.

Reflexión 2. Para Sócrates es el discípulo quien extrae de sí mismo el conocimiento. El discípulo, en este caso, deberá ser el director general de la empresa, ya que en última instancia será el responsable del éxito o fracaso del proyecto. Si el director general y la alta gerencia no adquiere un profundo conocimiento del ERP y se involucra en el proyecto, éste puede terminar con sentencias como: "Es la capacitación más cara que ha pagado la empresa sin obtener algún beneficio"; "después de dos años de trabajo, tenemos la contabilidad más cara del mundo", u otras por el estilo.

Reflexión 3. En este caso, el "maestro" es la realidad, y el entorno donde se mueve nuestra empresa. Debemos conocer de nuestro mercado, productos, competencia, proveedores, tendencias tecnológicas y capacidades, pero sobre todo, a nuestros clientes para aprender y desarrollar conocimiento. Esta capacidad del ERP para transformar datos en información y ésta en conocimiento para la toma de decisiones constituye el valor y justificación para adquirirlo. Si su empresa no requiere inteligencia, usted no necesita un ERP.

La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) es la capacidad de adquirir conocimiento interno y externo no estructurado, y transformarlo en datos estructurados. Las empresas de manufactura tradicionalmente han integrado cadenas de valor de transformación de materias primas en productos y servicios. Pero en la actualidad se requiere también integrar cadenas de valor de la información.

Reflexión 4. La empresa moderna no es un ente inerte, es un ente vivo que aprende y, si quiere sobrevivir, debe transformar este conocimiento en inteligencia y tomar decisiones. El ERP es el generador de la información para convertir a la firma manufacturera en una empresa de información y ésta, a su vez, en una firma del mundo global.

¿LUJO QUE VALE?
Si usted sabe con toda precisión los requerimientos a resolver con su ERP, éste es una necesidad. Si tiene la expectativa de resolver todo tipo de problemas, pero no sabe a ciencia cierta cuáles, el ERP es un lujo innecesario. Si usted tiene la expectativa de mejorar cosas como productividad, competitividad, rentabilidad, participación en el mercado, calidad de sus productos o servicios, conocimiento de los requerimientos de sus clientes, y no sabe a ciencia cierta cómo, y cree que esto se hace a través de un ERP, esto va a ser un lujo.

Si usted ha transformado sus expectativas en requerimientos específicos de información para tomar decisiones, y ya sabe cómo va a abordar los problemas de productividad, competitividad, etcétera, el ERP es una necesidad.

Hay que recordar que el propósito central de un ERP es hacer más eficaces y eficientes a las organizaciones al integrar todos sus departamentos y funciones en un sistema único. De esta manera se vuelve más productiva evitando desperdicio de recursos (muda, en japonés), gastos de tiempo y dinero que no aporten valor a la gestión de la organización.

Antes de entrar en materia valdría reiterar que los ERPs se caracterizan por su conformación modular, integración, universalidad, estandarización e interfases con otras aplicaciones y está enfocado principalmente a optimizar las operaciones del back office de las empresas, permitiéndoles evaluar, implementar y gestionar fácilmente las operaciones de negocios. Son sistemas abiertos y en la mayoría de los casos multiplataforma.

MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
La productividad es un proceso que transforma entradas en salidas como se ilustra en la figura siguiente:

Entradas >> Procesos >> Salidas

Lo cual se puede cuantificar a través de la relación siguiente:

Productividad =

Salidas (productos + servicios)
Entradas (trabajo + capital + mercados + tecnología + conocimiento)

Por tanto, este proceso similar se da en la cadena de valor de la información, la cual es condición necesaria para cualquier empresa que compite o quiere ser competitiva.

Un ERP obtiene el mayor valor de sus recursos humanos y su organización, o la capacidad de trabajar en equipo. Si usted quiere su ERP para pagar la nómina, o registrar la contabilidad, no gaste su dinero, hay decenas de software muy baratos en el mercado que cumplen este propósito.

Se puede competir con productos de alta calidad, con productos de bajo costo, con tiempos de entrega oportunos, o con diferentes combinaciones de variable como costo-tiempo mediante una gran flexibilidad, que se traduce en capacidad de innovar para entregar nuevos productos y servicios con oportunidad o con otra combinación de calidad-tiempo) con una gran precisión y oportunidad en la realización de actividades y llevando a su mínima expresión el despilfarro o realización de actividades que no generan valor.

Otra combinación calidad-costo donde mejoramos sustancialmente o gradualmente la capacidad de la empresa para satisfacer los requerimientos de un mercado cambiante. Se puede competir, sobre todo, mejorando nuestro conocimiento del cliente y sus requerimientos específicos.

Todo esto descansa en una empresa inteligente y, como ha sido señalado, en la capacidad de transformar datos no estructurados en datos estructurados (información) y éstos, a su vez, en inteligencia de negocios o capacidad para tomar decisiones asertivas en un mundo cambiante.

BENEFICIOS
Los sistemas ERP ofrecen un gran potencial de ahorro tangible e intangible. Entre los primeros destaca la reducción de recursos humanos en labores administrativas (en torno a 35%). Por otra parte, aportan un incremento en la cantidad y calidad de información de los consumidores (65%).

Estos sistemas permiten ver y gestionar la red extendida de la empresa, sus proveedores, alianzas y clientes como un todo integral. Entre otros beneficios, esto repercute en una mejora de la gestión de la cadena de procesos, una mayor estandarización y mayor eficacia en la respuesta a los clientes.

Las empresas que instalan un ERP, no tienen una tarea sencilla. Se requiere cambiar la forma en que realizan los negocios y en que el personal hace su trabajo. También deben estar claras en que este tipo de cambio no se hace sin dolor, a menos que el modo en que usted realiza los negocios sea extremadamente buena.

En tal caso no hay razón para considerar el ERP.

Lo importante no es enfocarse en cuánto tomará el esfuerzo real de una transformación a un ERP, usualmente lleva de uno a tres años en promedio, lo importante es entender por qué se necesita y cómo se utilizará para mejorar los negocios de la empresa. Por tanto, podemos resumir que implica:
* Cambio en la cultura de la empresa
* Cambio en los procesos de negocio
* Mayor disciplina de trabajo
* Cambio en la organización
* Transitar a una empresa de conocimiento

Es crítico para las compañías averiguar si la forma en que hacen negocios ajustará con un paquete ERP estándar antes de firmar contratos e iniciar el proceso de implantación. La razón más común por la cual muchas empresas abandonan proyectos millonarios de ERP es el hecho de descubrir que el software no soporta uno más de sus procesos de negocios. En este punto de la situación hay tres cosas que se pueden hacer:

1. Acomodar rápidamente el proceso o procesos de negocios y ajustarse al software, lo cual puede significar cambios profundos en la forma establecida en que se hacen los negocios —lo que frecuentemente es su ventaja competitiva— y sacudirse el papel y responsabilidades de gente importante.

2. Pueden modificar el software para ajustar los procesos, esto alentará el proyecto, lo que introduce además peligrosos bugs en el sistema y hace que las actualizaciones del software de los vendedores sea extremadamente difícil debido a que la customización (tropicalización) deberá ser realizada aparte y reescribir programas para ajustarse a la nueva versión.

3. Hacer una adecuada inversión en actualizar y capacitar al personal en las mejores prácticas de negocios inmersas en el software, al mismo tiempo que se realiza una selección de estas mejores prácticas que se ajusten a los procesos de negocios vigentes en la firma e, incluso, transformar su orientación de negocios explorando las nuevas opciones y prácticas disponibles en el esquema del ERP.

COSTO REAL
Para instalar y parametrizar correctamente el sistema, se requiere de la ayuda de integradores expertos. Así, el costo total de implantación que incluye software, hardware, consultoría y personal interno puede llegar a representar 2 o 3% de la facturación anual de una compañía. Sin embargo, más de la mitad de las empresas que cuentan con un sistema ERP considera que está insuficientemente explotado o subutilizado.

Pero adjuntos a estos costos iniciales, existen otros que no pueden ser soslayados:
Capacitación. Considerada por los implantadores experimentados como el área más subestimada en el presupuesto. Los gastos en capacitación son altos debido a que los empleados casi invariablemente tienen que aprender un conjunto nuevo de procesos, no simplemente una interfase de software. Esté preparado para desarrollar un programa de capacitación que identifique y explique los diferentes procesos de negocios que serán afectados tras la implantación de un sistema ERP.

Integración y pruebas. Probar las interfases entre paquetes ERP y otro software corporativo o construir las ligas necesarias para cada caso, es otro de los costos subestimados. Esto es fundamental para alinear toda la TI a su visión y misión de empresa.

Customización (tropicalización). Algo que debe ser evitado en lo posible, es la customización del código fuente del ERP. Puede afectar cada módulo del sistema, debido a su vinculación. Para darle una idea de que está jugando con fuego, un sistema como Windows 2000 tiene 50 millones de líneas de código y a ninguna empresa o empresario en sus cinco sentidos se le ocurre solicitar a Microsoft modificaciones, por ejemplo, para que el Excel haga otras monerías.

Consultorías interminables. Cuando los usuarios equivocan los alcances del proyecto y los requerimientos, desengancharse de los consultores es tarea imposible, los pagos por sus servicios se vuelven salvajes. Para evitar esto, la empresa deberá identificar los objetivos donde requiere de asesoría.

Reemplazar a los mejores y más brillantes. Es un consuelo aceptado que el éxito de un ERP depende del staff del proyecto, el cual deberá ser integrado con los mejores y más brillantes empleados de la empresa, el personal de Sistemas de Información y los consultores externos. El software es demasiado complejo y los cambios en el negocio tan dramáticos como para que el proyecto lo realice cualquiera. Recuerde además que los consultores externos son temporales y usted deberá haber generado las capacidades y habilidades en su personal interno.

Los equipos de implantación no pueden parar. Los implantadores son demasiado valiosos, porque han trabajado íntimamente con el ERP, saben mucho más del proceso de ventas que el personal de ventas, y mucho más del proceso de manufactura, que el personal de manufactura. Las empresas no se pueden dar el lujo de regresar a su personal a sus antiguas tareas debido a que hay mucho qué hacer después de que el software del ERP ha sido instalado.

LA MEJOR DECISIÓN
Para obtener lo mejor del software, usted debe lograr que el personal de la empresa adopte los métodos de trabajo desarrollados en el software. Planear estratégicamente cada etapa para hacer las cosas a la primera será condición suficiente para un proyecto de implantación exitoso que evite frustraciones y altos costos para todos.

Si quiere que su empresa sea de clase mundial, permanezca, participe y se desarrolle interna y externamente en el mercado global: Es una necesidad.

Si su empresa es de bajo perfil y no tiene intenciones de competir, y como está ha sobrevivido: Es un lujo.

Coordinación de moda: Itzel González. Traje, Ermenegildo Zegna; portafolio, Kenneth Cole; corbata, camisa, reloj y mancuernillas, Scappino; pluma, Montblanc.

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