¿Cuáles son los factores para lograr una oficina ideal?

Traslados más cortos al trabajo son clave para la felicidad: Cati Cerda, jefa de Regus en México; evitar interrupciones tecnológicas mejora el ánimo de los trabajadores, añade.
oficina colaborativa  (Foto: iSock by Getty Images)
Cati Cerda*
CIUDAD DE MÉXICO (CNNExpansión) -

En un periodo de vida, los trabajadores en promedio pasan 90,000 horas en el trabajo. [1] Esta cifra por sí sola es un referente para que las empresas desarrollen un ambiente que ayude a los empleados a sentirse más felices y productivos cada día en las instalaciones laborales.

Uno de los asesinos de la productividad laboral es una fallida conexión en las tecnologías de la información en los espacios laborales. De acuerdo con un estudio reciente, 44 % de encuestados refieren que las interrupciones tecnológicas ocasionan daños en el ánimo de los trabajadores. [2]

Además este mismo informe estima que las empresas pierden más de 127 millones de horas productivas al año por los apagones. Esto equivale a un promedio de 545 horas-hombre por empresa, o a 63,500 personas incapaces de trabajar durante un año entero.

No es de extrañar pues que la última encuesta encargada por Regus, sondeando las opiniones de más de 22,000 encuestados a nivel mundial, revele que para el 82% de ellos, las TIC (Teorías de Información en Comunicación) se conviertan en una de las características clave del entorno de trabajo ideal, las cuales conllevan a tener muy buenos niveles de productividad, evitando las interrupciones. Además, esta característica mejora la imagen (63%), así como el trabajo de escritorio (55%).

Con el fin de cumplir los nuevos requerimientos, sin que esto afecte al bolsillo de las empresas, muchas de ellas optan por los entornos colaborativos, donde un número de diferentes empresas colaboran, y los trabajadores se mezclan. Deskmag informa que el trabajo colaborativo o coworking seguirá aumentando arriba del 83% a partir de 2013.

Pero el ahorro de costos no es el único problema resuelto al momento de conducir los negocios hacia el trabajo colaborativo, ya que los encuestados también informan que este tipo de trabajo permite que los trabajadores desarrollen habilidades empresariales (72%), además de adquirir un espíritu empresarial e innovador (73%). Además de esto, la posibilidad de ampliar o reducir las operaciones de forma más flexible es otro gran beneficio de los espacios de trabajo colaborativos (73%).

Sin embargo, la privacidad seguirá siendo una preocupación para los encuestados, quienes confirman que en este tipo de espacios los trabajadores deberán ser discretos, sobre todo cuando se viaja por negocios o simplemente en los desplazamientos, ya que la información almacenada y accesible en dispositivos portátiles, como computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes, así como documentos en papel y conversaciones, están en riesgo.

Un estudio británico encontró que 72% de oficinistas del Reino Unido mira sobre el hombro de la persona que se sienta al lado de ellos para ver lo que su competencia hace. [3]

Una investigación de ComRes confirmó que el espionaje es una realidad global, además de que las cafeterías, a pesar de ser consideradas como prácticas para los trabajadores en movimiento, son riesgosas para las conversaciones privadas, también la información de las laptops, así como los documentos de la empresa (59%).

Para los viajeros empresariales también hay limitaciones, ya que la encuesta encontró que los pasajeros que viajan a nivel mundial gastan mucho tiempo en sus traslados al trabajo, los cuales oscilan en 32.5 minutos de ida y los mismos de regreso, cuando hace dos años el promedio era de 27 minutos.

Además los viajeros que se desplazan en carreteras observan que las economías emergentes aún no invierten lo suficiente en infraestructura que les ayude a disminuir distancia en sus desplazamientos.

Por lo tanto, las empresas deben considerar ofrecer a sus trabajadores soluciones de oficina cercanas a su hogar, donde los empleados puedan trabajar en un entorno profesional discreto, que los ayude a ser más productivos.

Ayudemos a que los trabajadores tengan un equilibrio entre su vida personal y laboral, ofreciéndoles una reducción en sus largos desplazamientos a través de ubicaciones de trabajo cercanas a su domicilio.

*Cati Cerda es directora de Regus en México

[1] Happiness at Work: Maximizing Your Psychological Capital for Success, Jessica Pryce-Jones, Wiley-Blackwell, 2010

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[2] CA Technologies. The Cost of Downtime, 2011

[3] Ironmountain, Protecting sensitive company information from the commuter snoopers, October 2013

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