Reuniones improductivas: mal laboral en 80% de las empresas

La próxima vez que convoque a una reunión valdría pensar, además de la reacción de los colaboradores, en el impacto económico. El fenómeno de juntas improductivas puede traducirse en pérdidas superiores a 700,000 pesos anuales, según cifras de Expandiendo, empresa socia de la Federación Internacional Coach (ICF).

En México un empleado tiene en promedio cinco reuniones a la semana, refiere el informe ‘Collaboration 2.0’, de las firmas Ovum y LogMeIn. Pero el número de juntas no equivale a productividad en las mismas , sólo 20% de las grandes organizaciones en el país sabe gestionar estos encuentros con colaboradores, afirma Oswaldo Vicenté, director general de Expandiendo, firma especializada en coaching sobre desarrollo organizacional. Es decir, el restante 80% desarrolla juntas con pocos resultados.

“La 'juntitis' es un tema cultural, en la mayoría de las empresas es el espacio que tiene el jefe para mostrar poder, más no conocen las implicaciones económicas de reuniones mal organizadas”, detalla el director.

Expandiendo determinó la pérdida de poco más de 715,000 pesos anuales, valorando el caso de empresas grandes, donde se realizan reuniones cuatro veces a la semana, con la participación de 10 colaboradores, en su mayoría de puestos de alto rango, como gerentes, jefes de departamento o directores.

Las juntas tienen una duración promedio de dos a tres horas. Si se considera una por día son casi 60 horas perdidas mensualmente. “Es poco común que se aproveche si quiera 50% del tiempo en una reunión”, arrojó el estudio ‘El costo de las juntas ineficientes’ de la consultora Wolf Management Consultants.

Los efectos de Síndrome César

El impacto por reuniones innecesarias no es menos preocupante en organizaciones de menor tamaño: sólo 1% de las empresas pequeñas organiza adecuadamente su tiempo, lo que impacta directamente en la realización de juntas. La cifra es 10% en empresas medianas, estima Oswaldo Vicenté, con base en asesorías en desarrollo organizacional.

Una definición de junta asertiva responde al espacio para multiplicar las fortalezas o habilidades de un equipo, menciona el director general. El problema es que el jefe no suele tener claro los alcances de la reunión ni el retorno de inversión de una junta.

“Cuando preguntamos a las empresas no imaginan que pueden estar perdiendo (alrededor de) 15,000 pesos por hora improductiva de junta, considerando la asistencia de ejecutivos con altas responsabilidades. Carecer de métricas incrementa las juntas”, añade Vicenté.

En 90% de las veces, la intención de la junta sólo es utilizar el espacio para denotar status, o destacar errores en el equipo, concluye el informe de Wolf Management. Se conoce a esto como ‘Síndrome del César’ (en alusión a los emperadores): el jefe encuentra en la reunión su lugar para ejercer poder y erigirse como ‘dueño de algo’.

Esa forma de pensamiento denota, sobre la empresa, un problema para definir el estilo de liderazgo, ‘pésima’ gestión del tiempo laboral y amplia resistencia al cambio. Esto da lugar a una mala junta y se disminuyen al menos 30% la productividad del empleado, menciona el director de Expandiendo.

¡No pierdas tiempo!

Si en México el promedio de juntas es cinco a la semana, difícilmente el colaborador podrá escapar de ser convocado. Si es tu caso, estas son algunas recomendaciones para no perder tiempo en este encuentro:

1. Define un objetivo. Tal vez el jefe no tiene claro la estructura de la junta, pero tu misión es clarificar qué obtendrás del encuentro. Por ejemplo: “no concluyo mis pendientes porque tengo asignado la función de alguien que renunció”. Comunica siempre explicando cómo repercute el problema a nivel de trabajo, señala Estela Ortega, psicóloga y autora del libro Asertividad en el Trabajo. El gran error sería dejar pasar el encuentro sin haber cumplido el propósito para el cual asistes.

2. Céntrate en lo que sabes. Tú eres experto en algo y eso es lo que vas a aportar a la organización. ¿Por qué opinar en la junta sobre temas que no dominas? Con esa actitud, el colaborador entra en una dinámica de “acción descendente”, es decir, se mueve en un área que desconoce y puede ser confrontado por alguien más, explica Oswaldo Vicenté.

3. Cuida la extensión de tus palabras. En su atributo de demostrar poder, el jefe puede querer extenderse hablando. El colaborador debe evitar extenderse en un monólogo interminable. Explica tus puntos en forma breve, pero enviando el mensaje completo para que no haya mala interpretación, indica Ortega. Esto quizá sirve como base para justificar tu retirada de la junta, explicando que tienes otros pendientes (y cuáles son) por cumplir.

4. Haz énfasis en tu actividad diaria. Idealmente, una junta debe reunir una metodología 4x4, de acuerdo con Vicenté. Esto implica buena gestión de tiempo, establecer las reglas del juego, construir una relación con los participantes y saber qué delegar.  Pero si el jefe utiliza el espacio para manipular o dar mensajes equivocados, el empleado puede cambiar esa situación de tensión ofreciendo algo a cambio o poniendo énfasis en las diversas cosas que hace, menciona Estela Ortega. Para esto ayudan las frases cortas, pero directas: “No estaré en la junta porque haré esto otro, que se necesita para cierto tiempo”.