9 pasos para evaluar necesidades de TI

La falta de planeación causa que las empresas no sepan qué TI necesitan, dice Alejandro Floreán; el experto de IDC recomienda cómo las compañías deben evaluar sus necesidades en tecnología.
empresa-tecnologia-1  (Foto: Jupiter Images)
Alejandro Floreán Rodríguez*

Con la llegada de un nuevo año, en la vida cotidiana, uno se plantea nuevos objetivos, cambios de hábitos, deseos personales como dejar de fumar, hacer ejercicio, bajar de peso, etcétera. En la mayoría de los casos el incumplimiento de estos objetivos se hace evidente en el segundo o tercer mes del año cuando nos damos cuenta que no hemos realizado ni el 30% de los proyectos que nos propusimos al comienzo. Esto se debe en gran medida a la falta de estructura y estrategia para llevarlos acabo.

Sucede lo mismo en el ámbito empresarial, en relación a los sistemas de información, cuando año tras año se intenta lograr la alineación del negocio con la tecnología. Son muy pocas las empresas que logran concretar éste objetivo y entre los principales motivos de ello se encuentran:

- Una notoria carencia de estructura y objetivos claros y definidos de cómo lograr dicha alineación.

 - Un menor gasto en sistemas de información. Las empresas de América Latina destinan cerca del 1.5% de sus ventas a estos tipos de sistemas, mientras que firmas de otras geografías mundiales con economías avanzadas, este porcentaje puede superar el 3%.

- La forma en que las empresas administran su presupuesto de TI (Tecnología de Información). Aproximadamente el 60% del presupuesto y gasto interno se destina a mantener operaciones lo que ocasiona que proyectos de alto impacto tengan un déficit de recursos para ser llevados a cabo.

Estas causas afectan directamente los procesos de adopción e implementación de nuevas tendencias tecnológicas como los son la virtualización, los servicios cloud y las soluciones móviles entre otras.

Sin minimizar la parte intelectual de la teoría de estrategia tecnológica, los tiempos actuales ofrecen alternativas fuera de los prejuicios empresariales tradicionales por lo que en muchas ocasiones tiene mayor impacto analizar las necesidades y prioridades del negocio desde una perspectiva creativa e innovadora que esté sencillamente ligada al sentido común y práctico del uso de las tecnologías de la información.

Para lograr esto es necesario que las compañías de América Latina hagan una profunda revisión en sus presupuestos de tecnología. Si tan sólo las empresas redujeran un 5% del presupuesto destinado a la operación del departamento de TI y los utilizaran en proyectos de CAPEX asociados a la innovación y transformación de la operación del negocio, seguramente tendrían un impacto multiplicado por un factor de 2X en el retorno de la inversión e impacto económico.

Sin embargo, no alcanza solamente con modificar los hábitos de gastos, sino también es de vital importancia contar con un plan o estrategia que le de sentido y avale dicho cambio. De la misma manera que en el ámbito personal podemos hacer un plan para cumplir con los objetivos propuestos a comienzo de año, sugerimos que las compañías sigan los siguientes consejos para darle sentido a sus inversiones en TI, y/o en su caso puedan potenciar los recursos adicionales para incrementar sus proyectos de CAPEX, debido a la reducción de recursos destinados a la operación:

1. Realizar una enumeración de las necesidades del negocio y priorizarlas tomando como referencia el contexto del mercado y la competencia.

2. Construir escenarios institucionales basados en esas necesidades prioritarias.

3. Buscar la tecnología adecuada para cada escenario institucional y los modelos comerciales para adquirirla. Esto es importante ya que los proveedores de TI ofrecen diversas alternativas de adquisición que se adaptan a las necesidades de cada compañía.

4. Evaluar las oportunidades y fortalezas en materia TI para su compañía. No toda tecnología es apta para su empresa.

5. Identificar los diferentes riesgos tecnológicos y de operación; y ponderarlos de acuerdo al nivel de tolerancia de su empresa.

6. Preguntarse si la tecnología seleccionada le ofrece una ventaja de eficiencia o estratégica para su empresa. De esta manera podrá lograr el cambio cultural deseado.

7. Definir métricas para cuantificar los impactos en el proceso de mejora de su negocio. "Lo que no se puede medir, no se puede mejorar".

8. Evaluar los beneficios en el corto y mediano plazo de la tecnología seleccionada.

9. Determinar la responsabilidad de cada uno de los actores en todo este proceso y preguntarse ¿cómo sé si un proyecto se considera exitoso?

Si usted busca en su empresa resultados diferentes y un mayor logro de los objetivos planteados es importante seguir de acuerdo a su realidad, los 9 puntos planteados anteriormente incluyendo una revisión del gasto en tecnología destinada a la operación transaccional de su negocio. Si no se logra esta transformación en la manera en la que se asigna y se mide la tecnología, entonces seguiremos con más de lo mismo en cada inicio de año.

*El autor es consultor del mercado de tecnología en América Latina. Se especializa en soluciones de software, servicios de TI y estrategias comerciales en la venta de tecnología. Actualmente es Director de Investigación para las Soluciones de Software y los Programas Go-to-Market en América Latina para IDC.

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