¿Por qué la oficina se ha convertido en el peor lugar para trabajar?

Nuestro lugar de trabajo se convierte en área de constantes interrupciones que ocasionan que no podamos completar nuestras actividades
multitask  trabajo
Jason Fried
Autor: Jason Fried
(Reuters) -

Las compañías gastan millones en renta, oficinas, muebles y papelería para que sus empleados tengan un buen espacio para trabajar.

Pero, cuando le preguntas a la gente a dónde va cuándo realmente necesita terminar algo, difícilmente escucharás que digan que a la oficina.

Si preguntas, te encontrarás con tres tipos de respuesta: un lugar, un objeto móvil o un tiempo.

Te dirán: a casa, al garage, a un dormitorio extra que han convertido en estudio, a una biblioteca, a la cafetería de la esquina, al sótano. O dirán que a su coche, o al tren, al avión, básicamente, durante su trayecto diario. O afirmarán que muy temprano en la mañana o muy tarde en la noche, o el fin de semana. En otras palabras: donde/cuando nadie los moleste.

No culpo a la gente por no querer estar en la oficina. Culpo a la oficina. La oficina moderna se ha vuelto una fábrica de interrupciones. Ya no puedes terminar el trabajo en el trabajo.

Cuando la gente llega a la oficina, no tiene jornadas de trabajo, sino una serie de momentos de trabajo. Es como si la puerta de entrada fuera un molino de café que triturara todo en trocitos.

Cuando estás en la oficina tienes suerte si tienes 30 minutos para ti. Usualmente entras, hay una junta, luego una llamada, luego alguien te llama a su escritorio o el gerente viene a ver lo que estás haciendo.

Estas interrupciones recortan tu día en pedazos cada vez más pequeños. Quince minutos aquí, 30 minutos allá, otros 15 minutos antes de la comida, luego una junta vespertina, etc. ¿Cuándo se supone que vas a hacer tu trabajo, si no tienes tiempo de trabajar?

La gente –especialmente las personas creativas– necesita periodos más largos sin interrupción para lograr realizar su trabajo. Quince minutos no son suficientes. Treinta minutos no son suficientes. Incluso una hora no es suficiente.

¿Cuándo fue la última vez que tuviste tres o cuatro horas para lograr hacer tu trabajo? Probablemente no fue en la oficina. Una llamada, un colaborador con su dedo en tu espalda o tocando a tu puerta, una junta obligada, todo esto evita que tengas extensiones de tiempo para hacer tu trabajo. Un trabajo bien hecho requiere pensar, y pensar requiere tiempo.

Creo que el sueño y el trabajo tienen mucho en común. No quiero decir que puedas dormir en tu trabajo o que puedas trabajar mientras duermes. Me refiero a que el sueño y el trabajo son actividades basadas en fases. No solamente duermes o trabajas; te encaminas a dormir o te encaminas a trabajar.

No estás durmiendo cuando tu cabeza toca la almohada. Empiezas el proceso del sueño. Tienes que atravesar etapas para conseguir el sueño realmente beneficioso. Y si eres interrumpido antes de lograrlo, debes comenzar de nuevo.

Lo anterior aplica para el trabajo. No sólo te sientas al escritorio y empiezas a trabajar efectivamente. Tienes que entrar a una curva. Toma tiempo instalarse, limpiar tu mente y enfocarte en lo que necesitas hacer.

Así que ¿cómo se puede solucionar esto? Hay muchas cosas que pueden desalentar las interrupciones en el trabajo y darle a la gente mayores extensiones de tiempo interrumpido para hacer su trabajo.

1. En vez de los viernes casuales, ¿por qué no probamos los jueves sin hablar? Inténtalo. No podrás creer cuán efectivo es. Puedes intentarlo una vez al mes, si quieres. Los jueves nadie en la oficina puede hablarle al otro. Te sorprenderá cuánto trabajo puedes completar ese día. Sólo estoy pidiendo un día para empezar. Inténtalo.

2. Utiliza herramientas de comunicación pasivas en vez de activas. Cuando alguien te llama, toca a tu puerta o te detiene en el pasillo, no puedes evitarlo. Aunque te esfuerces, ya estás distraído. Así que en lugar de confiar demasiado en la comunicación y colaboración cara a cara –lo que yo llamo comunicación “activa”- usa métodos de comunicación más pasivos. Usa el correo electrónico, la mensajería instantánea y software de colaboración. Aquí está la razón: Si la gente no quiere prestar atención puede apagar esa herramienta, la puede esconder, la puede poner lejos. No puedes esconderte de alguien llamando a tu puerta o diciendo tu nombre. Pero puedes salirte de tu correo electrónico por algunas horas. Entonces, cuando estés listo, puedes abrirlo –en el tiempo que elijas– y contestarle a las personas.

3. Cancela tu próxima reunión. O sólo no aparezcas. No estoy sugiriendo que boicotees todas las reuniones, sólo la siguiente. La vida seguirá. Y todo eso que tú pensabas que necesitabas discutir con otras ocho personas alrededor de una mesa, se resolverá de alguna manera. Ganarás una hora de tu tiempo que podrás gastar en cosas más importantes. Y las otras ocho personas también. El trabajo puede realizarse sin esa junta. Una vez que reconozcas que las juntas no son tan necesarias como pensabas, se convertirán en tu último recurso en vez del primero.

Siento haberte molestado. Ahora, vuelve a tu trabajo.

Nota del editor: Las opiniones expresadas en este artículo son exclusivas de Jason Fried. TED es una asociación sin fines de lucro dedicada a “Ideas worth spreading”, que hace posible gracias a las publicaciones en este sitio. Jason Fried es cofundador y presidente de 37signals, que produce software que permite a equipos trabajar juntos en línea y es coautor del libro 'Rework'.

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