Cómo implementar una estrategia de home office efectiva

Trabajo por la mañana, un descanso a medio día y una videoconferencia con su equipo por la tarde. Así es un día de home office para Fernando Pujol, director de recursos humanos en la empresa de tecnologías de la información Cisco Systems en México. La dinámica laboral, asegura, no cambia demasiado a un día en la oficina. Tener la libertad de trabajar tres días por semana de manera remota le permite, entre otras cosas, balancear su vida personal y profesional.

Desde 2005, los directivos de Cisco Systems implementaron un esquema de trabajo flexible. “Hoy, 80% de los más de 400 equipos pueden realizar trabajo remoto apegado a la planeación con sus líderes”, dice Pujol. Esto ha permitido resolver diferentes necesidades de los colaboradores, como disminuir las horas de traslado casa-oficina y brindar facilidades de horarios a colaboradores que lo requieren. La estrategia ha impactado de manera positiva. El porcentaje de rotación bajó: es de 3.6%.

Diseñar y dar seguimiento a un esquema de trabajo flexible no es una tarea sencilla para las empresas. Y hacerlo de manera eficiente es un reto más complicado. Requiere de atender todas las aristas para lograr que la interacción, colaboración y la comunicación efectiva entre colaboradores no se ponga en riesgo. Estas son algunas recomendaciones para generar una estrategia de home office adecuada:

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1. Identifica el perfil de los colaboradores

El home office no es para todas las áreas ni para todas las personas. Arleth Leal, directora asociada de la consultora de recursos humanos Red Ring, asegura que el primer paso de la estrategia es identificar cuáles son los puestos susceptibles a moverse a este esquema, de acuerdo con la industria y las actividades de cada equipo.

Si la labor de un colaborador es totalmente operativa o requiere utilizar las instalaciones o el equipo que se encuentra en la oficina, éste no podrá ser un trabajo que se puede realizar de manera remota. Aquellos que puedan trabajar de manera autónoma y bajo un cumplimiento de objetivos son los puestos que pueden y deben llevar al trabajo flexible.

Pero no sólo depende del trabajo que se desempeñe, sino también del perfil de los colaboradores. Leal recomienda identificar qué personas tienen la personalidad y la disciplina para poder desempeñar un trabajo a distancia, pues no todos pueden hacerlo. Así como hay colaboradores disciplinados que pueden llevar el cumplimiento de tareas en tiempo y forma, incluso trabajando desde casa, hay gente que requiere ser supervisada, mantener la convivencia con compañeros y cumplir con una rutina.

2. Define roles y objetivos

En Cisco Systems, los líderes trabajan por objetivos y tienen la seguridad de que su equipo está cumpliendo con sus tareas aunque no esté en la oficina, dice Pujol. "Ya no se trata de cuántas horas trabajas, sino de cumplir con lo que se requiere y tener claro las tareas de cada rol”, explica el especialista.

Para que el plan de trabajo remoto funcione es fundamental que la empresa deje claro a los colaboradores cómo será la manera de trabajar, cuáles son las tareas y qué metas deben alcanzar. De lo contrario, la figura del home office se desvirtuará y los objetivos empresariales comenzarán a resentir las consecuencias.

Por ejemplo, el trabajador debe saber cuántos días a la semana puede quedarse en casa para trabajar y cuántos estará en la oficina para continuar con las reuniones de colaboración y trabajo en equipo. Eso permitirá que la agenda de trabajo siga su ritmo, sin interrupciones.

3. Evalúa de forma periódica

Si ya identificaste al colaborador adecuado para el home office, le impusiste objetivos y en una evaluación posterior demostró que no cumplió con las metas de trabajo, significa que esa persona no está lista para trabajar a distancia. Por eso, es recomendable evaluar el desempeño del colaborador cada cierto tiempo, a fin de detectar si el esquema remoto sigue funcionando.

“Yo puedo estar tranquila si el equipo que se encarga de la nómina me entrega su trabajo siempre dos días antes de la fecha de pago, pero si no es así, hay que cambiar algo”, asegura Leal.

Cuando se identifica que un equipo o un colaborador no está funcionando es momento de rediseñar la estrategia. La empresa puede empezar por reducir los días de home office, por ejemplo, pasar de tres a un día por semana. Esto permitirá ver la respuesta de los empleados. Y si el problema persiste, los expertos aconsejan eliminar la dinámica.

4. Provoca una jornada productiva

Las empresas deben realizar campañas informativas y ofrecer recomendaciones para que los colaboradores tengan una jornada de home office efectiva. Recordarles que deben contar con un lugar de trabajo iluminado, libre de distractores y con una conexión estable a internet es un primer paso.

También es necesario que les recomienden seguir con una rutina por la mañana: levantarse temprano, tomar un baño, arreglarse como cualquier día y desayunar antes de comenzar a trabajar. Esto le permitirá a los colaboradores prepararse para una jornada, aun estando en casa.

Mantenerse disponible durante su horario laboral y en comunicación con sus compañeros es otra sugerencia para lograr el desarrollo de sus actividades.

5. Ocupa las herramientas tecnológicas adecuadas

Lograr que la comunicación efectiva no se vea afectada por la distancia ha sido un reto para la empresas. ¿Cómo lo resuelven? Promoviendo el uso de redes sociales y plataformas digitales, que abran la posibilidad de tener una videoconferencia y permitan el trabajo colaborativo.

“Crecimos viendo a las personas yendo a la oficina todos los días, pero la manera de trabajar ha cambiado. Las empresas tienen que migrar a lo digital y contar con la infraestructura tecnológica necesaria”, asegura Martín Borjas, content manager de la empresa de soluciones tecnológicas Citrix en México.

El tema del trabajo seguro también es una prioridad. Las políticas de ciberseguridad, aplicaciones que blinden la información de extremo a extremo y un entrenamiento del capital humano para proteger la información de la organización aunque los colaboradores estén en home office son algunos de los ejes que las empresas están implementando.

Adriana Velasco, gerente de cultura y comunicación interna en ManpowerGroup Latinoamérica, asegura que es necesario capacitar a los colaboradores en temas de seguridad. Las plataformas para mantener protegida la organización siempre deben ir de la mano y son los requerimientos básicos para poder poner en pie una estrategia de trabajo flexible que beneficie a la organización entera.