3 razones para usar factura electrónica
El ahorro en los costos de facturación es la razón principal por la que las empresas, aun si son muy pequeñas , deben implementar la factura electrónica. "Los empresarios suelen ser temerosos con respecto al cambio de las facturas en físico a la emisión de la factura electrónica, pero deben tener en consideración que en el futuro cercano serán un requisito obligatorio", señala Víctor Pineda, gerente de soluciones de facturación electrónica de Daysoft.
Las principales ventajas son:
1.Si expides facturas electrónicas no requieres un mensajero que las entregue ni realizarás gastos en papelería, lo que resulta 10 veces más caro que emitir una factura tradicional, de acuerdo con los cálculos de Daysoft.
2.Se ahorra tiempo de operación, pues son casi a prueba de errores de dedo. Capturar los datos para una factura toma más tiempo que realizarla de manera automatizada.
3.Te abres paso en la preferencia de los clientes. Algunos de ellos, sobre todo los grandes, han cambiado ya sus esquemas de operación contable y han migrado totalmente a la factura electrónica.
Según GS1 México, es recomendable que antes de elegir una solución para generar facturas electrónicas compares entre 2 y 3 opciones de proveedores para analizar cuál es la oferta integral que ofrecen para la emisión de los comprobantes.
"Es necesario tomar en cuenta puntos como la seguridad para el correcto resguardo y protección de la factura digital, experiencia en la implementación exitosa del documento electrónico con otros clientes y que compartan sus vivencias a través de casos de éxito", señala la asociación antes conocida como AMECE (Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico), en un comunicado.
Los mayores temores de los empresarios radican en que muchas veces la contabilidad de las firmas se realiza en programas como Excel y con equipos con sistemas anteriores a Windows XP o Vista , lo que ocasiona que cuando compran una tecnología descubren que no se ajusta a su operación, explica Víctor Pineda.
"Lo importante es que las empresas tengan bien claro en qué les beneficiará adoptar un software para la emisión de facturas y si puede adaptarse a la operación su negocio, son muchos los clientes que llegan a nosotros después de haber invertido en un sistema que no corresponde a sus necesidades", advierte.
La empresa Daysoft desarrolló un sistema denominado Digital Invoice Component, se trata de un software sencillo que permite la generación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), comúnmente denominados facturas electrónicas.
El producto resulta atractivo porque se puede ejecutar con elementos administrativos comunes encontrados en las empresas pequeñas, como lo son Aspel, Microsoft Dynamics y programas como Excel, detalla el directivo.
Actualmente, el uso de CFDIs es obligatorio para las empresas que facturan más de 4 millones de pesos anuales. Las que facturan menos pueden optar por el uso su alternativa, que son los nuevos comprobantes fiscales impresos con códigos de barras bidimensional.
De acuerdo con GS1, antes de contratar debes cerciorarte de que haya confidencialidad en el manejo de la información, y que el precio de la solución tecnológica vaya acorde con el costo-beneficio hacia la empresa, se ajuste a sus necesidades de operación y cuente con un soporte adecuado para resolver dudas y solucione cualquier problema para la emisión.
Desde su entrada en vigor, a principios de 2011, ya son 21,335 contribuyentes bajo el modelo de facturación digital: 12,177 son personas físicas y 9,158 son personas morales, que emiten un total de 1,223,603 comprobantes.
A esta cifra se suman los 222,158 contribuyentes que adoptaron factura electrónica en el modelo de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) antes del 31 de diciembre de 2010, según las cifras de GS1.
