Cómo elegir proveedor de ‘e-factura’

A partir del primero de enero del 2014, todos los contribuyentes que ya facturan o que comiencen a hacerlo deberán emitir facturas electrónicas sin importar su nivel de ingresos.

¿Quieres cumplir con tus obligaciones pero no sabes por dónde empezar? Los especialistas te dan algunos consejos para  entender de qué se trata y contratar el servicio que mejor responda a tus necesidades.

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), comúnmente llamado factura electrónica, es un documento fiscal cuyos elementos de seguridad son colocados y validados con ayuda de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

Los PAC son los únicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para timbrar o certificar que los CFDI cumplen con los elementos de seguridad correspondientes, según información de la Amexipac.

"El CFDI es una factura generada por el contribuyente a través de un software informático. Posteriormente el documento es enviado de forma digital a una empresa que opera como Proveedor Autorizado de Certificación con la finalidad de que valide a través de Internet y directamente con el SAT los elementos de seguridad del documento", explicó.

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Esta verificación instantánea por Internet no era posible con los esquemas vigentes que desaparecerán a partir del próximo año: el Comprobante Fiscal Digital (CFD) y el Comprobante Fiscal con Código de Barras Bidimensional (CBB).

Comenzar a comparar precios y servicios desde ahora te permitirá elegir el mejor. Actualmente hay 71 PAC en todo el país, según información del SAT y las opciones de servicio son tan variadas como número de proveedores existen en el mercado.

Algunos ofrecen la venta de un software de administración empresarial que a su vez permite generar facturas electrónicas, mientras otros ofrecen servicio de timbrado, es decir, la posibilidad de emitir facturas electrónicas sin que el servicio esté ligado a la compra de un software, pero que tiene un número limitado de facturas al mes. Por otro lado, está el servicio de facturación gratuito que ofrece el SAT en su página de Internet.

¿Cómo saber cuál te conviene? En términos generales, los contribuyentes pueden encontrarse en tres diferentes escenarios y dependiendo de en cuál se encuentren, será el servicio que necesitarán contratar.

Las tres posibilidades

1.       El primer escenario

En este grupo se encuentran los contribuyentes que tienen un software interno con el que ya generaban sus facturas.

Esa empresa no necesita que un PAC le ofrezca un sistema de generación del documento, sino un servicio exclusivamente de timbrado, que es la colocación de los elementos de seguridad y validación, expuso Jorge Robles, director de Alianzas en CONTPAQ i, firma desarrolladora de software empresarial.

2.       Segundo escenario

Otro segmento son las empresas que requieren un software para generar facturas electrónicas, pero que también quieren implementar un sistema de administración para controlar inventarios y aspecto contables como registro de compras, proveedores y cuentas por pagar, entre otras cosas. La empresa dedicada a vender el software debe hacer alianza con uno o varios PAC para timbrar las facturas que genere.

"Nosotros ofrecemos el software administrativo y nos enlazamos con más de 20 PAC para timbrar las facturas de los contribuyentes", explicó Sara Rodríguez, gerente de Soporte Técnico de Aspel.

En algunos casos, la misma empresa desarrolladora de software también es PAC, como ocurre en el caso de empresas como CONTPAQ i. Generalmente bajo este esquema, las compañías cobran por la licencia del software y ofrece timbrado gratuito a sus clientes de forma ilimitada.

3.       Tercer escenario

Cuando la empresa no tiene un software de administración pero tampoco quiere uno y sólo desea emitir factura electrónica.

"Ellos antes podían tener un bloc de facturas y una pluma, entonces necesitan un sistema que está acotado en resolver esa necesidad", comentó Jorge Robles.

¿Qué opciones hay para ellos? La mayoría de los PAC ofrecen un servicio de facturación a través de una página de Internet por el cual cobran una renta mensual o anual que puede estar limitada o no a determinado número de facturas o timbres, según cada empresa.

Por ejemplo, hay empresas que ofrecen paquetes de 50 timbres o facturas por 190 pesos más IVA, lo que daría un costo aproximado de cuatro pesos por CFDI, pero el costo se reduce y puede llegar a centavos por factura conforme crece el volumen de facturación.

En general, el costo de las facturas digitales puede ir de cuatro a 12 pesos cada una, según el proveedor.

Servicios gratuitos

El SAT tiene un servicio gratuito de facturación electrónica. Además, por ley, todos los PAC tiene la obligación de ofrecer un servicio gratuito. Estos pueden funcionar para algunos contribuyentes, aunque los servicios son limitados, dijo Enrique Gómez, director general de Carvajal Tecnología y Servicios, empresa miembro de la Asociación Mexicana de PAC.

Los servicios gratuitos son ideales para las personas que genera de una a tres facturas al mes, como ocurre en el caso de los profesionales independientes, coincidieron los expertos.

Las diferencias entre un servicio gratuito y uno pagado es, principalmente, el nivel de soporte y atención en caso de tener dificultades, el diseño de la factura es más austero, no incluye adendas, que son documentos con información adicional sobre la transacción que piden algunas grandes empresas, además de que el tiempo de almacenamiento es menor al que ofrece un servicio pagado.

"Algunos servicios gratuitos sólo almacenan las facturas tres meses, cuando el servicio pagado ofrece un resguardo gratuito de cinco años, que es el tiempo durante el cual las autoridades fiscales pueden solicitarte revisión de algún documento", explicó Enrique Gómez.

Antes de contratar pregunta:

-¿Cuál es el servicio que ofrece? ¿Es software o sólo paquete de timbrado?

- ¿Cuál es el límite de facturas mensuales o es timbrado ilimitado?

- ¿Cuánto tiempo almacenan las facturas?

- ¿Qué costo tiene el almacenamiento por tiempo extendido?

- ¿Cuáles son las vías de contacto en caso de tener dificultades?

- ¿Cuenta con adendas?

- ¿El sistema de facturación se actualiza en caso de que la autoridad hacendaria emita nuevas disposiciones?