Empresas licitan en subasta electrónica

Pocas palabras tienen una carga tan negativa como el término ‘licitación’. El sonido de la palabra evoca serpientes y tentaciones. En la mente del público, estas contiendas entre empresas por obtener un contrato están ligadas a la desviación de recursos. Y no sólo las licitaciones de gobierno padecen este problema; también las licitaciones de compañías privadas llegan a experimentar irregularidades.

Conocemos el caso de un gerente de compras de una empresa de retail que se deja guiar por mordidas. Y del CEO de la filial mexicana de una farmacéutica quien tiene contratada una firma de representantes médicos de la cual es dueño.

Una ejecutiva de una compañía de materiales de construcción con presencia nacional comenta que alrededor de 10% de las transacciones con empresas privadas involucran algún pago a la persona que finalmente toma la decisión de compra. “Generalmente es después de la segunda o tercera compra que empiezan a quejarse de que es mucho trabajo y ganan muy poco y luego luego uno se da cuenta de que quieren una mordida”, comenta la ejecutiva, quien pidió mantenerse en el anonimato.

Para la empresa que vende, esto se traduce simplemente en un tema de contabilidad, y lo resuelven por medio de cartas de crédito que pueden ser canjeadas por la persona que les ‘entregó’ el contrato.

Puede ser que los dueños de las compañías hasta lo sepan y lo toleren. De cualquier forma, pocos tienen ganas del escándalo que puede detonarse de proceder legalmente en contra de uno de sus empleados y, por asociación, en contra de sus proveedores.

“Lo hemos investigado y no es una cuestión de cultura, más bien es una cuestión del sistema”, dice Eduardo Bohórquez, director de Transparencia Mexicana. “Cuando el sistema lo facilita siempre hay personas que caen en la corrupción en todos los países”.

Más allá de las malas intenciones, el proceso de compras se presta a muchos malentendidos y malos manejos. Una forma en la cual las compañías están estructurando sus procesos de compra son las subastas electrónicas. Subcontratan a empresas que se encargan de organizar subastas electrónicas, como Ariba, la más grande del mundo, con sede en Estados Unidos, o la empresa mexicana Aklara y la española Aquanima, que fundó Grupo Santander.

Puede ser un cambio brusco para la compañía que les contrata. Después de todo, se pierde esa relación que cultivaron por muchos años con el proveedor. Pero ese proceso también tiene ventajas que pueden compensar la pérdida sentimental.

“Yo diría que exige más del proveedor y más de nosotros”, comenta Arturo Argüelles, Corporate Services Manager de Microsoft de México. “Si antes, por ejemplo, yo podría haber dicho al proveedor, ‘quiero un evento mañana, organízamelo’ ahora todo es mucho mejor planeado, lo que resulta en un mejor servicio”.

Cambio de proceso
Según Argüelles, Microsoft tenía una política de compras bastante informal antes de empezar con el método de las subastas electrónicas. “Muchas compras se hacían de palabra”, recuerda el gerente. Pero, además de ser una manera de transparentar y organizar el proceso de compra, la subasta también puede ser una forma de ahorrar dinero.

Para Jaime del Palacio, vicepresidente de Aklara, el meollo de la subasta es que se trata de un mecanismo para conseguir información; la transparencia y la buena administración de contratos que viene de automatizar el proceso de compras, son beneficios secundarios, afirma. La verdadera ventaja es otra. “En cualquier negociación el gran desconocido es hasta cuánto está dispuesto el proveedor a bajar su precio; las subastas pueden ser una excelente manera para conseguir esta información”, comenta Del Palacio. La especialidad de Aklara y las otras competidoras es diseñar las subastas para que el esquema permita que su cliente consiga la mejor oferta.

“La investigación previa es más importante que la misma subasta”, dice Germán Quevedo, director general de otra proveedora, Aquanima México, que organiza alrededor de 500 subastas al año en el país.

Si, por ejemplo, un proveedor está desesperado por conseguir un contrato, estará dispuesto a bajar mucho más el precio que sus competidores. Y en ese escenario, tal vez al comprador le convenga más una subasta con ofertas en ‘sobre cerrado’, en la que los participantes no conozcan las ofertas de los rivales. Eso, en lugar de una subasta abierta, en la que el competidor más hambriento estará atento a las ofertas que hacen sus competidores, menos interesados por ese negocio.

Los pesos y la reputación
Lo que hace Aklara es investigar de antemano la situación en el mercado y luego diseña las subastas para aprovecharla. Del Palacio agrega que el ahorro depende mucho de la naturaleza del insumo. Es posible lograr más ahorros en los servicios que en los insumos directos, comenta. Según Aklara, el ahorro típico por contratar los servicios de una subasta es 18.9% respecto del precio que se lograría con una licitación convencional. En insumos, el ahorro es de 3.2%.

Microsoft usa los servicios de subastas electrónicas principalmente para realizar eventos de mercadotecnia. De acuerdo con la estadounidense Ariba (antes, Freemarkets, compañía a la cual compró), las empresas pueden esperar un ahorro de alrededor de 14% utilizando sus servicios.

Pero algunos clientes consideran que proteger la reputación es más importante que el ahorro. “Hacer nuestras compras por medio de outsourcing nos garantiza que nuestros proveedores no piensen, por una u otra razón, que hubo favoritismo en la licitación”, comenta Nezahualcóyotl Salinas, director de Propiedades de la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días. “Como somos una Iglesia, naturalmente cuidamos mucho nuestro buen nombre”, dice. El ‘efecto colateral’ es el ahorro de entre 3 y 5%.

Los procesos de compra públicos y privados muchas veces parecen turbios por la mala administración o por la tentación que ésta genera. Las subastas electrónicas se asoman como una herramienta más para enfrentar la falta de transparencia que aflige tantas transacciones.

Para mayor información: El portal www.purchasing.com da consejos útiles (en inglés) para reconocer cuándo conviene usar este recurso y cuándo no. Enrique Dans, del Instituto de Empresa, describe este recurso en www.profesores.ie.edu/enrique_dans/download/subinv.pdf