¡Auxilio, otra junta!

De la pared cuelga un gran letrero que sentencia: “Que la junta sea inteligente depende de todos.” Debajo, hay otro: “Si la junta no es inteligente, regresa a la primera regla.”

- Estamos en el piso 11 de la Torre Mayor, en una sala para reuniones que podría ser la de cualquier empresa. Se ve un rotafolios, al fondo un pizarrón y al centro una mesa rodeada de muchas sillas. Al costado, como esperando clientes, una mesa con cafetera, galletas, tazas, refrescos y agua. El letrero que hace la diferencia en este lugar no siempre estuvo ahí.

- Hace un año, la empresa Mercer Human Resource Consulting se preocupó por la cantidad de juntas que duraban más de una hora, esa plaga letal que los empleados comunes llaman juntitis.

- Laura Gómez Goyzueta, gerente de Recursos Humanos en esa compañía, recuerda que antes se convocaba a empleados que no tenían interés en el tema, muchos de ellos llegaban tarde y, a veces, la sala ya estaba ocupada.

- Pocas son las firmas que se salvan de las reuniones inútiles. Según la consultora Do It de México, cada ejecutivo gasta entre 10 y 12 horas semanales en juntas; es decir, cerca de 500 horas al año. Sin embargo, los mismos participantes confiesan que 40% (es decir 200 horas) es tiempo desperdiciado. Con estos datos  Julián Jordan, director general de la correduría, saca una calculadora para estimar que si el salario promedio de un alto empleado es de $30,000 pesos mensuales y una organización tiene 300 personas con este sueldo, la pérdida anual de esas 200 horas desaprovechadas suma $1.6 millones de pesos.

- Eso no es todo. Otra encuesta de GM Consultants, en Estados Unidos, demuestra que apenas la mitad de los ejecutivos acostumbra fijar un propósito para cada reunión y que la mayoría (64%) invitan a personal ajeno al tema. Además, en dos de cada 10 juntas hay invitados que nunca participan. “Por eso deben añadirse los costos en productividad y el material de apoyo utilizado”, señala Héctor Moguel, director de Soluciones en Productividad.

- No odie las juntas
“Qué pérdida de tiempo”, puede ser la más trillada de las frases al final de cada reunión.

- En general, existen tantas quejas contra éstas que se llega a pensar que difícilmente podrían ser distintas (o mejor dicho, efectivas).

- Tal como lo haría un psicólogo, primero se deben detectar los obstáculos que evitan realizar un trabajo eficaz.

- El autor del artículo How to run an effective meeting, Charles Barbum, reveló que de 1,300 problemas sobre juntas improductivas mencionados en Estados Unidos, 97% se debía a falta de planificación de las sesiones y no a las relaciones interpersonales, como generalmente se piensa.

- Julián Jordan (quien diseñó para empresas mexicanas el seminario Reuniones inteligentes), asegura que  los libros sobre el particular dicen lo mismo. “Todos saben qué hacer para mejorar sus reuniones, pero difícilmente se siguen tales consejos en la práctica.” Según él, los principales problemas son la actitud de las personas, la falta de herramientas y la cultura organizacional. En sus conferencias, la mayoría de los asistentes critican y consideran que el letargo de una junta no es su culpa. El verdadero cambio ocurre cuando los participantes intervienen y tienen confianza para pedir brevedad al jefe de la reunión.

- Y, aunque suene obvio, debe existir un real e importante motivo para la sesión. Una junta sólo es necesaria para tareas que requieren del trabajo en equipo, como planeación, coordinación, resolución de problemas, diseño de estrategias, síntesis de propuestas o consensos; es decir, únicamente es viable cuando aplica la frase “dos cabezas piensan mejor que una”.

- Si el objetivo es dar a conocer un asunto que no requiere discusión ni votación, mejor envíe un correo electrónico o un memorando a los interesados. Tal vez haya más razones para evitar una junta que para realizarla. Con frecuencia la única causa por la que se convoca a una reunión es por falta de liderazgo: muchos jefes temen tomar una decisión y organizan una sesión para diluir su responsabilidad.

- Ya estamos adentro
“Sólo un cambio en la cultura de la empresa puede mejorar las reuniones. Por el contrario, la inercia del ambiente laboral se opondrá a los conocimientos adquiridos por gerentes y directivos”, explica Julián Jordan, especialista en administración del tiempo.

- Hoy un ejecutivo medio gasta 80% de su tiempo comunicándose, pero quizá gran parte de este intercambio de información ocurre durante las juntas. Organizarlas en forma eficiente, de acuerdo con las funciones del equipo, resulta un ahorro de esfuerzos que permitirá administrar el tiempo para proyectos rentables y atractivos en la firma.

- Si finalmente la junta se organizó, hay que hacerla lo más llevadera posible. La recomendación de la consultora Do It es la de contar con aliados audiovisuales, ya que sin ellos la gente suele extenderse en sus explicaciones porque piensa que el resto no la escucha ni entiende. Con un PowerPoint, por ejemplo, las exposiciones se vuelven más cortas y comprensibles.

- Otra sugerencia es la utilización del software Mindmapper, un programa compatible con Microsoft Office, que ayuda a integrar las diferentes aportaciones en un solo documento y detallar proyectos en equipo. Esta técnica de estudio fue creada por Tony Buzan para administrar el tiempo, organizar conceptos y encontrar conclusiones rápidas.

- Las juntas más modernas en otros países utilizan computadoras conectadas a un cañón para proyectar las intervenciones anónimas de cada participante. Se trata de una lluvia de ideas electrónica en la que todos opinan francamente, sin miedo de ofender al jefe.

- Si a los recursos de imagen se suman ingredientes básicos, como tiempo prudencial de duración, los participantes justos y necesarios y un conductor que ayude a mantener foco y evitar las divagaciones, la fobia a las juntas está erradicada.