Cómo viajar y seguir viajando
En épocas de estrechez económica, los gastos de viajes y representación están entre los primeros en ser recortados por las compañías. Pero, ¿cómo hacerlo sin lesionar tus operaciones corporativas?
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Respuesta: como en todo, hay que diseñar un plan. En este caso, una política bien definida y presupuestada. Además, es necesario negociar tarifas preferenciales con líneas aéreas y cadenas de hoteles. Muchas organizaciones han optado por servirse de una asesoría externa en esta materia: agentes encargados no sólo de emitir boletos sino de ayudar a cumplir los objetivos financieros de sus clientes.
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En un futuro, la industria de los viajes se tendrá que enfocar más a su cliente. Además, se abrirán oportunidades a las firmas: para disminuir los gastos no es preciso que tus ejecutivos dejen de viajar. Si bien es cierto que aquellas agencias de barrio que se limitaban a trabajar con la aerolínea que diera la mejor comisión están desapareciendo, el esquema de negocios ha evolucionado. Ahora el usuario paga por un servicio que eventualmente le significará un ahorro.
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Actualmente la Red es una herramienta básica empleada por las empresas para obtener información sobre itinerarios. Por ello, las agencias de viajes deben actualizar sus funciones, automatizar la información de sus clientes y tener un pie en internet para poder convivir con la oferta directa de hoteles y aerolíneas.
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Spherion es una compañía de servicios tecnológicos que opera en Estados Unidos. Como está dedicada a brindar asesorías externas tiene una plantilla de 2,000 empleados que viajan regularmente. ¿Sus gastos en el rubro?: $5 millones de dólares al año.
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Sin embargo, la organización espera tener ahorros anuales de $1 millón de dólares tras implantar la solución Axi Plus, de Amex. Su único obstáculo es vencer la resistencia de algunos empleados, acostumbrados a hacer sus reservaciones telefónicamente.
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Axi plus es una herramienta de reservas de viajes corporativos por la Red con acceso restringido. Con información actualizada y en tiempo real, a través de ella se pueden apartar boletos de avión, hoteles y autos, de acuerdo con las políticas de viaje definidas por la empresa.
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Internet gana terreno gradualmente; pero apenas 5% de las reservaciones hechas a través del consorcio, en México se realizan en línea -de acuerdo con Ramón Martín Melchor, presidente de Servicios Corporativos en América Latina de Amex-. Alrededor de 100 grandes compañías mexicanas ya emplean este servicio. Paulatinamente la ayuda será innecesaria.
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Con ahorros de tiempo y esfuerzo, clientes de Amex en Monterrey ya realizan 98% de sus transacciones totalmente en línea. Según el entrevistado, la eficiencia y los ahorros brindados por Axi Plus convencerán cada vez a más firmas de seguir ese ejemplo. Explica el directivo: “Lo que ocurre en épocas de recesión es que las empresas tienen mucha más necesidad de reducir costos y de revisar cómo se gastan el dinero. Lo que nosotros hemos hecho es identificar esa oportunidad de negocio e invertir en ella.”
El cliente puede pagar por transacción o por administración (fijar una cuota independiente de las operaciones realizadas). El objetivo es recortar efectivamente los gastos, dice Manuel Viñas, presidente de Maritz. A pesar de su servicio, señala el directivo, las agencias de viajes corporativos vieron disminuir sus ingresos durante 2002. “Es cierto que viven una situación difícil. Pero si se ofrece información relevante, muchas firmas están dispuesta a pagarla.” De lo contrario, todos pierden. “Es complicado definir cuánto se ahorra una empresa que sí controla sus viajes. Pero calculo que puede ser hasta 30%”, arriesga el ejecutivo.