El siglo XXI entra por la oficina
La competencia interna y externa exige hoy mayor producción y menores costos de operación. La automatización en los centros de trabajo, aunada a normas ecológicas y cambios en la administración, son algunas de las respuestas a esa exigencia. Subirse al tren de la productividad significa actualmente desdeñar la coerción administrativa y revalorar la creatividad y el ingenio; los mitos del conductismo desaparecen ya del entorno laboral; en suma, la clave de la productividad la da hoy en día el humanismo.
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Orden no es control. No es cuestión del destino. "Durante el siglo pasado, los recursos naturales representaron la riqueza; en la actualidad, la forjan la habilidad y el talento del hombre", afirma Miguel León, coordinador de Producción del Instituto Panamericano de Alta Dirección de Empresa (IPADE). Alemania y Japón, dice, ejemplifican a las naciones de pocos recursos y gran talento donde se valora la creatividad e ilimitada capacidad de pensar. La contraparte a esto es la coerción administrativa o las simples fórmulas conductistas, señalan a su vez diversos especialistas. "Anteponer el control a la creación limita el potencial de una organización", añade León.
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A la misma conclusión llega Elizabeth Moreno, Coordinadora de Ingeniería de la Universidad Iberoamericana, quien en una investigación con empresas mexicanas encontró que uno de los factores que minan la productividad es el excesivo control. Esto, abunda, puede traducirse como la gran influencia sindical y la exagerada reglamentación gubernamental y el burocratismo.
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El estereotipo del líder paternalista y centralista ya es inoperante en el país, dice Silvia Schturman, especialista en climas organizacionales de la firma consultora Norris & Elliot de México. "Con la globalización -explica-, se requiere que en la administración exista más afecto y menos control". Se revalora la capacidad del directivo de escuchar a sus colaboradores, el reconocimiento a la labor de cada una de las personas que integran la cadena de producción y su preocupación por la gente que trabaja en la compañía. "Es necesario un acercamiento con el personal, no sólo de índole laboral sino social y familiar, y una mayor interacción horizontal y vertical. La estructura de la productividad piramidal es ya obsoleta."
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Es necesario, continúa Schturman, dejar crecer a empleados y obreros, que tengan más participación en la compañía y también mayor poder de decisión en favor de una mayor productividad derivada del intercambio de conocimientos. Con la interacción de todos cuantos participan en la producción, se crean nuevos sistemas y se delinean proyectos. Por eso, el directivo actual debe pasar de un papel de "controlador" a ser eminentemente creativo (ver "Tendencias administrativas", arriba).
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¿Hay tendencia de valores en México? Así es, responden en la división de estudios cualitativos de Gallup México, apoyados en una encuesta entre personas de nivel socioeconómico medio. "Las personas tienden a afianzar sus valores morales en épocas difíciles", sostienen.
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Si habitualmente el trabajo es considerado como "un mal necesario", en la recesión se le percibe como una oportunidad de desarrollo, no sólo económico sino personal. La actitud hacia el trabajo actualmente revela, dice Gallup México, mayor esfuerzo, tendencia a trabajos complementarios y más racionalización de los recursos materiales.
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El conductismo, castigado. La psicología también ve con desdén al conductismo como método para aumentar la productividad. "No opera en el complejo universo del hombre", dice José Ignacio Sandoval, psicólogo laboral de Psicomédico, una firma consultora-hospital especializada en medicina industrial. Si bien algunos factores ambientales inciden en la productividad, su influencia es mínima; lo que es esencial es que exista un reconocimiento a la labor de todos los involucrados en un proceso productivo, aconseja el también catedrático de Salud mental y trabajo en la UNAM. A esto contribuye un programa de incentivos, precisa, "porque el factor económico tiene un contenido psicológico", si bien, advierte, la remuneración a la labor contempla otras vertientes, como los ascensos y los espacios diferentes de trabajo.
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¿Dónde está el cerebro? La inseguridad e inestabilidad en el trabajo no sólo generan -stress sino que limitan la concentración y capacidad de crear. "Porque es un estímulo negativo lo suficientemente fuerte para que gran parte de la concentración gire en su entorno, de ahí los problemas de atención, nerviosismo, ansiedad permanente, depresión y el alto índice de suicidios", dice José Ignacio Sandoval, de la UNAM. La coerción, explica, genera desconfianza y pérdida de perspectivas. Si se llega a este punto no es posible crear ya, por eso los empresarios mexicanos, sugiere, deben estar seguros de que los beneficios a sus trabajadores representan una inversión, "porque incluso en la fábrica más automatizada, el -cerebro es y seguirá siendo el hombre." El factor humano es determinante, y no un recurso más", concluye el especialista, quien recomienda ampliamente la instauración de los círculos de calidad.
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En Honda de México, estos círculos son equipos de trabajo que estudian la optimización de los procesos laborales, que después forman parte de las políticas de la compañía, dice Antonio González Piña, gerente del departamento de control. "Las sugerencias y aportaciones de todos nuestros colaboradores -dice González- se reconocen mediante estímulos monetarios y haciéndoles saber que sus observaciones son muy importantes. Después de todo, son ellos los que interactúan todos los días con el proceso productivo."
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Lo bueno de sentirse bien
-En una investigación reciente realizada por Herman Miller sobre el comportamiento humano en la oficina, llamó la atención la frecuencia con la que el personal se levanta de su lugar con algún pretexto: afilar lápices, fotocopiar documentos, archivar, tomar café. Actividades propias de cualquier oficina que, sin embargo, en tanto que movimientos ordinarios, hacen perder tiempo de trabajo.
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La relación entre los individuos y su ambiente laboral es terreno de la ergonomía, definida, a su vez, como "un factor complementario de toda estrategia para incrementar la productividad, dice José Ignacio Sandoval, catedrático universitario. En Herman Miller de México, por ejemplo, se recabaron las conclusiones del diseñador Bill Stumpf, quien consideró confort, motivación, adaptación y salud en la creación del mobiliario. Lograr libertad de movimientos, adaptar la sillería a cualquier postura, lograr dimensiones correctas del mobiliario de acuerdo a estatura y complexión del usuario y que las herramientas tengan los ángulos adecuados y profundidad confortable, son parte de la ciencia ergonómica, que incluye la estética y refleja la filosofía corporativa".
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Los motivos de tanta movilidad, en el estudio hecho por Herman Miller, son la iluminación deficiente, colores inadecuados en el espacio laboral, lugares de trabajo demasiado altos para la constitución física de sus ocupantes, sillas con respaldo ancho y asiento estrecho (que mantenían las piernas del usuario colgando con la consiguiente mala posición de la columna), excesiva presión en las extremidades (generadora de adormecimiento, calambres, dolor, y fatiga ocular por el esfuerzo ante la insuficiencia de luz, con molestos dolores de cabeza y cuello).
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La iluminación, por cierto, es factor que determina parcialmente el bienestar psíquico en el área laboral. Jacqueline Chaumont, arquitecta y consultora ambiental, asegura que en un área de trabajo la iluminación debe ser utilitaria y estética. Aunque depende del tipo de función desempeñada, siempre debe ser suficiente, "pero nunca deslumbradora", por lo que los focos no deben estar descubiertos. Recomienda que la iluminación general sea variada y directa, semidirecta en las zonas utilitarias, y directa en las áreas puntales o decorativas. Sugiere la utilización de los tubos fluorescentes, porque son más económicos y no dañan la vista, y el uso de la pantalla protectora si el empleo de la computadora es constante ("para mitigar el efecto fluorescente"). La luz deslumbradora, que supuestamente favorece para trabajar más, -"sólo es propicia para aves de corral", dice. La penumbra "puede servir para mitigar el cansancio, pero si se emplea en toda la oficina sólo aletarga y no dejará ver", concluye.
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El ruido es inadmisible en el trabajo porque incide en la distracción y la tensión nerviosa, pero cierta música favorece el trabajo intelectual y la creatividad.
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Finalmente, el olor es un factor esencial en la percepción, dice la Asociación de Medicina Alternativa, donde la aromaterapia muestra que muchas dolencias se mitigan con fragancias agradables y se erradican alergias, irritaciones de ojos y piel, "pero también favorecen la concentración, al actuar sobre los lóbulos frontales del cerebro que intervienen en la capacidad de formar conceptos abstractos".
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Un buen modelo
-La ciencia-ficción los pero sólo la tecnología de finales de siglo edifica construcciones "inteligentes" de toda clase, sobre todo corporativas. Responden a la necesidad de bajar costos de operación mediante la automatización en el proceso de fabricación y todo lo relacionado con él. Monitoreo del estado, funcionamiento y mantenimiento de las diversas instalaciones; dar seguridad patrimonial y de las personas y ahorrar energía y agua, así como contar con sistemas de informática y optar por la planificación ambiental. Eso es un edificio inteligente.
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Alter Klein Rubinstein, director de la constructora Karasa, especializada en edificios inteligentes -que empezaron a "germinar" en México en 1993-, explica el concepto: "La arquitectura representa belleza y funcionalidad, la tecnología aporta operatividad y adaptabilidad. Ambos conforman el edificio inteligente, que es una protección a la obsolescencia".
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Cuenta con la flexibilidad necesaria para integrar a lo largo de su vida útil las nuevas tecnologías de la información y las telecomunicaciones. Baja los costos de operación al aumentar la productividad de sus ocupantes en un ambiente seguro y confortable. Es flexible en la planeación y el diseño, al considerar expansiones, cambios y la adaptabilidad a las actuales y futuras tecnologías, dice Klein, quien ha realizado diferentes adaptaciones en industrias, fábricas, oficinas y recientemente en las instalaciones de Osram y Nutriquim.
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El término "inteligente", explica, se le dio a los edificios por su analogía con el perfecto funcionamiento del organismo humano. Sus elementos básicos son la estructura, el ahorro de energía y el control centralizado. Para esto debe contar con un sistema de comunicaciones que incluya redes de telefonía privada, digital integrada o fibra óptica, red de microondas, redes de enlace satelital, todo lo cual, dice, permitirá "lograr la más amplia redundancia en sus comunicaciones y mantener un estatus -on line en ellas". En realidad, señala, "el edificio completo se está convirtiendo en un centro de cómputo".
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"Los servicios operan en relación a la demanda real y no en el trabajo en su plena capacidad. Esto permite un ahorro sustancial de energía. Con las tecnologías de monitoreo y control, se permite conocer consumo y eficiencia de equipos como bombas, ventiladores, subestaciones eléctricas, plantas de emergencia y otros."
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El síndrome del edificio enfermo. La Organización Mundial de la Salud (OMS) lo define como el cúmulo de síntomas y signos físicos, como irritaciones de garganta y nariz, picor de piel y ojos, dolores de cabeza y postulares, cansancio precoz o excesivo, alergias, dificultades de concentración y otras molestias relacionadas con el ambiente laboral.
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De acuerdo con el estudio Ambiente y Trabajo de la OMS, "mientras más ecológico es un edificio o una fábrica, menos trastornos produce". Ventilación exterior, iluminación natural, buen aislamiento térmico y acústico y una humedad ambiente adecuada son ,requisitos básicos para una empresa saludable. La temperatura ideal debe ser de entre 18 y 24 grados centígrados.
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La importancia de verse bien. "Una oficina bien diseñada puede aumentar la productividad de los trabajadores hasta en un 15% de su salario anual", dice Michael Brill, presidente de la -Organization for Social and Technical Innovation.
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El mobiliario con esquemas redondeados, ajustable, movible, reacondicionable y ergonómico causará menos fatiga y dolores musculares, afirma a su vez Javier Villaseñor, representante de Philips en el Instituto Mexicano del Edificio Inteligente. Esto disminuirá el ausentismo y aumentará la productividad de cada empleado, el que, por otro lado, rechazará los espacios "agresivos para el confort visual" que no ofrezcan privacidad. Los paneles son la respuesta, pues aprovechan el espacio vertical en archiveros, por ejemplo, y dan mayor estética y privacidad al entorno laboral tomando en cuenta status y densidad de la población que ahí labora. Con el nuevo mobiliario se "ahorra 35% de espacio, mejora la organización y productividad con el mismo personal y mejora la imagen de la empresa", asegura Carlos Espino, director de Equipos Treviño.
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Se sugiere que los suministros sean los suficientes para la transmisión de datos y voz, con ambiente personalizado y flexibles a los cambios. Que el aire acondicionado purifique el aire, logre una temperatura ambiental, sea flexible y con "ruido blanco". En materia de seguridad debe considerarse la reglamentación adecuada, vías de evacuación en caso de siniestros, señalamientos y alarmas, sistemas de detección y control de ocupación en cada área de producción y oficina.
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Novedabytes
-Cuando se habla de futuro tecnológico, deben reconocerse los agentes inteligentes que al usar un "algoritmo genético" podrán desarrollar un -software que evolucione automáticamente e incluso se podrán predecir las tendencias ambientales, sociales o biológicas mediante complejas simulaciones de cómputo, dice Leonardo Soto Fernández director del Centro de Ingeniería Computacional del ITESM Campus Morelos.
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En la telemática, señala, interactúan sinergéticamente la información, la informática y las comunicaciones. En el reconocimiento de voz, por ejemplo, "los avances registrados hasta ahora permiten suponer que en sólo una década reemplazará al teclado en la mayor parte de sus usos".
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En sólo un año, prevé, serán comunes los manejadores económicos de disco duro con 1000 megabytes de capacidad en PCs de escritorio.
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El especialista no olvida la supercarretera de la información, "que tendrá como medio de transmisión la fibra óptica con una velocidad de un gigabyte por segundo" y que podrá aplicarse en las bases de datos, la telemedicina, las videoconferencias y otros. En cuanto al futuro de los semiconductores, espera que el ancho de pista en el año 2002 sea de 0, 18 micrones, la capacidad de RAM de 1,024 megabytes y la velocidad del microprocesador ascienda a más de 500 megahertz.
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Sobre la oftoelectrónica, "espina dorsal invisible" de la era de la información, el también miembro del Centro de Competitividad Internacional lo establece como resultado del "matrimonio de la luz y la electricidad", que logrará el almacenamiento de información en hologramas o con el uso del láser azul, gracias al cual "se podrán empacar alrededor de 18 trillones de bits de datos en un solo plato de 12 pulgadas"
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En la comunicación inalámbrica hay muchas promesas que pueden resumirse, como servicios de voz y datos de alta calidad, en todo momento y en cualquier parte.
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Finalmente, sobre la compresión de datos, Soto menciona los video despliegues con una membrana de miles de minúsculos microcomputadores (uno por pixel o punto), que permitirán en los próximos años una buena imagen de video con muchos menos datos de los que ahora se requieren.
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Lo que ya está aquí
-Pero mientras avanza la tecnología, hay una miscelánea de herramientas de trabajo que ya pueden emplearse en una oficina moderna. Algunos de ellos son:
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* Glare/Guard, el único filtro para pantallas de computadora que recetan los optometristas de Estados Unidos, pues evita el Síndrome de Visión de Computadora: ojos cansados y llorosos.
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* El Cartridge Mate o sistema para reciclar cartuchos de tinta para impresoras, en negro o a colores, lo que reduce sustancialmente el costo de -remplazamiento.
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* El Wrist Reminder es un dispositivo de protección para los músculos que se ajusta a las muñecas de la mano para ayudar a soportar el peso que se tiene al escribir y evitar molestias musculares y hasta ligeras deformaciones.
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* El armazón ergonómico para monitores logra desplazar el monitor exactamente a la altura de la vista, incrementa el espacio en su oficina y evita la fatiga visual.
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* Si a un producto de multimedia se instala el Think Pad Book -I, se contará con un útil sistema de video y sonido al cual puede conectar una unidad lectora de - CD ROMs que podrá utilizarse en presentaciones de venta con el invaluable apoyo del -tecnicolor.
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* El CardScan de Corex Technologies es un organizador de tarjetas de presentación que en 10 segundos, mediante un -scanner de escritorio, copia una tarjeta de presentación y almacena la imagen captada en un programa que la cataloga bajo un campo determinado: nombre, dirección, compañía, teléfono. Una vez almacenada la información se pueden agregar notas, depurar la lista de tarjetas o emplear este organizador como agenda electrónica.
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* Modems 28.8 de escritorio Lffiestyle y -Power, compatibles con computadoras personales de cualquier marca y en sistemas -Macintosh. Se basan en la tecnología V.34 estándar que permite mantener comunicación multimedia de alto rendimiento, como videotelefonía y transmisión de voz y datos.
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Fax OFX 200 deOlivetti, cuenta con teléfono y contestadora integrados, interruptor automático para fax y teléfono, agenda con capacidad para 35 números telefónicos y alimentador automático para 10 hojas. Graba mensajes en un microprocesador que ahorra el uso de cassette y le proporciona acceso directo a cada mensaje sin tener que regresarlo constantemente, como ocurre en las contestadoras convencionales que emplean cinta magnética.
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Los tiempos de la movilidad
-El trabajo cambia al ritmo de los tiempos. La tendencia de la -"oficina moderna" apunta todavía al concepto de la oficina abierta, pero con la modalidad de los grupos de trabajo, de las células privadas de trabajo", como lo define María Aurora Campos de Díaz, directora de Grupo Di. "La tendencia es hacia espacios más amplios, abiertos, con menos espacios privados", subraya.
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Ciertamente, la era cibernética va marcando la pauta. El punto clave, dice campos, será la movilidad en las oficinas, ya que la gente requerirá desplazarse con sus sillas, escritorios y terminales a los centros de reunión. "Lo cierto es que las computadoras evolucionan más rápido que el mobiliario. El diseño industrial no está pensando en adaptar la tecnología para el hombre, sino al revés", asegura. Por supuesto, el mobiliario debe responder a esta realidad. Subsistirá el mobiliario polivalente, los muebles de colectividad para usos múltiples.
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La máxima expresión de todo lo anterior, aunque a Campos le disguste el término, es el edificio inteligente.