Gastos de viaje. Viajé ahora, ahorre ah

"Nadie viaja", suele ser la consigna cuando se presenta una situación de crisis. Este es un mal concepto de reingeniería porque los viajes generan negocio "Eso sí, hay que controlar los gastos, mas no dejar de viajar", asegura Jorge Morfin Stoopen gerente nacional de servicios de consultoría de American Express.

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Los de viaje son el tercer grupo de gastos controlables en una empresa -después de los referentes a nóminas y procesos y desarrollo-, según se desprende de una encuesta bianual, donde la empresa en cuestión entrevista a 14,500 firmas mexicanas. Así, Morfin asegura que el ahorro en viajes puede significar hasta 5.8% cada año. ¿Cuánto más tiene que vender una compañía para lograr ese porcentaje de utilidades?

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Según el experto consultado, con el fin de generar ahorro en materia de viajes en la época actual, las empresas deben ser muy cuidadosas para definir cuatro puntos:

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1. Políticas de viaje: Es muy importante fijar con claridad una política de viajes desarrollada por una persona que no tenga la función de viajar (de lo contrario, sus lineamientos beneficiarían al viajero y no a la empresa) y después evaluada por un comité. Dicho documento debe mostrar una carta portada de la alta dirección, donde se enfatice su obligatoriedad, con el fin de crear en los viajeros, de cualquier nivel, la conciencia de que los altos directivos toman en cuenta su actuación cuando se hallan lejos. La política en cuestión debe ajustarse cada año.

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Por obvios que parezcan, la política de viajes debe definir los siguientes aspectos: cuál va a ser la agencia; horarios; líneas aéreas y en qué clase viajar; tarifa más conveniente; hoteles; renta de autos; alimentos (cantidad autorizada), cuáles gastos son reembolsables y cuáles no; convenciones y beneficios por incluir cierto número de personas; solicitud de anticipos –si la empresa los autoriza-, monto, cuánto tiempo antes solicitarlos; método de pago aprobado; cuánto tiempo después del viaje debe reportarse la cuenta de gastos, quién la puede autorizar y mediante qué proceso (en caso de un sobrante en el anticipo, no debe haber demora para reportarlo, pues constituye un recurso aprovechable para la empresa).

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2. El viaje: Se recomienda utilizar una sola agencia, con el fin de crear un canal de comunicación con ella y trabajar coordinadamente. Es muy importante que dicha agencia brinde un servicio de respaldo durante las 24 horas del día, en cualquier parte del mundo, y que cuente con una copia de la política de viajes de la empresa. También conviene contratar una sola cadena hotelera, que, en vista del volumen, otorgará mejores.

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3. Métodos de pago: El gasto que se genera cuando se está de viaje debe ser un beneficio para la empresa, a la vez que un método fácil para el viajero. Se sugiere eliminar todos los pagos en efectivo porque, al darle, por ejemplo, N$1,000 nuevos pesos al viajero para sus gastos, la empresa no dispone de ese recurso que puede utilizar para financiar otro rubro, además de que el dinero en efectivo significa un riesgo para el viajero. Sólo debe hacerse un adelanto en efectivo para el pago de propinas, taxis, gasolina y demás gastos pequeños.

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El uso de la tarjeta corporativa es aconsejable, pues las tasas de interés no afectan a la empresa si liquida el total de sus cuentas puntualmente cada mes. Además, con efectivo, la empresa no sabe bien a bien en qué se está gastando el dinero, aunque exija las notas de consumo o las facturas del establecimiento, porque pueden ser alteradas. Es fácil, en cambio, confrontar a través del pago con tarjeta, pues se controla por medio de la factura, el vaucher -que debe coincidir con la factura- y los reportes que emiten las tarjetas corporativas mensualmente. No hay forma de canalizar mal este gasto.

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4. Conciliación de los gastos: Es el concepto que implica mayor conflicto y un gasto administrativo enorme para la empresa. El experto asegura que, mientras menos se involucre la empresa en este proceso, valorará mejor los resultados. Es necesario dar mayor responsabilidad a cada viajero en la conciliación de su cuenta de gastos, y la mejor manera de hacerlo es mediante un instrumento corporativo, donde el estado de cuenta le llega al viajero y él es responsable de llevar al día sus cuentas. La empresa sólo debe pagarle los datos que autoriza; si los pasos anteriores están bien, el proceso se facilitará. La idea no es confrontar cada gasto, sobre todo si ya viene aprobado por el jefe, sino generar reportes, saber cuánto se eroga en cada cadena hotelera o línea aérea y hablar con los proveedores para conseguir mejores precios en lo sucesivo. Muchas empresas no saben cuánto gastan al año en cada uno de los rubros de viajes y esta información les puede generar ahorros en el futuro.