Teleconferencias. El nuevo camino a Roma
Dicen que todos los caminos llevan a Roma. Cierto, pero todos son costosos y requieren de tiempo para el traslado. Lo mismo puede aplicarse a las empresas que, sobre todo en estos tiempos, necesitan optimizar tanto el tiempo que requiere la toma de decisiones, como los recursos humanos y financieros que las mismas implican.
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Las teleconferencias están revolucionando la manera de tomar los mejores atajos (sin necesidad de trasladarse físicamente a Roma) para hacer negocios y estimular el trabajo en equipo. Los beneficios que aportan, en un primer momento, son las reducciones de gastos de viajes por hasta 70%, así como respuestas rápidas, una mayor organización y eficacia en las reuniones empresariales.
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Aunque el uso de la videoconferencia de salón es cada vez más frecuente (y también más costoso), existen otras tecnologías que permiten a compañías o instituciones educativas acceder a lo último en materia de teleconferencias pero con un valor agregado que las hace accesibles al usuario común.
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Con ese objetivo, Vextro de México, empresa especializada en equipo de telecomunicaciones, ha creado una división de servicios que lleva el nombre de Telerreunión, cuyo oferta al mercado es "reunir gente, no máquinas o teléfonos, usando simplemente herramientas de trabajo como son diversas tecnologías de telecomunicaciones", explica Manuel Landa, director de la empresa.
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Telerreunión es, según el directivo, el primer centro de servicios en México que le permite al usuario aprovechar este avance, sin tener que preocuparse por las asuntos técnicos. Tiempo, dinero y esfuerzo de los usuarios estarán concentrados en su actividad (ya sea vender, fabricar, dar el mejor servicio en su especialidad, capacitarse o trabajar en grupo), y no en viajar, administrar gastos y coordinar reuniones.
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Sin horas muertas. Gracias al uso de la teleconferencia, se pueden sostener juntas de trabajo, hacer reuniones informativas, dar avisos, realizar entrevistas para contratación de personal, proporcionar capacitación a distancia, contar con el consejo oportuno de especialistas, realizar estudios de mercado y encuestas, o bien reunir a personas clave en situaciones de emergencia, pero desde el escritorio, la casa o automóvil, o cuando se está fuera de la ciudad, sin padecer los gastos de viajes o las horas muertas por el desplazamiento.
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Existen cuatro modalidades de teleconferencias, y pueden utilizarse por separado o combinadas.
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"Nuestro valor agregado -comenta Landa- es que, al ponerlas en práctica, el usuario u organizador no tendrá que preocuparse por aprender un manual ni marcar un gran número de dígitos. El servicio ofrece dos alternativas: los participantes llaman al centro de servicio o éste se encarga de localizarlos y confirmar su asistencia al organizador; incluso se puede contratar a un asistente especial encargado de coordinar los imprevistos. También se ofrece la alternativa de dar información completa, previa al evento y después del mismo; el control puede correr a cargo del moderador o la reunión puede ser libre; la conferencia puede ser grabada, transcrita y traducida; en el caso de las grandes audiencias, hay facilidad para que existan sesiones de pregunta respuesta y encuestas con interpretación computarizada."
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Quien desée realizar una reunión de este tipo, deberá ponerse en contacto con Tele reunión y reservar su espacio para la junta, informar los nombres y números telefónicos de los participantes, la hora del evento y el equipo requerido para el servicio.
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En cuanto al equipo necesario, éste no tiene que ser supercomputarizado. Se puede utilizar el ya existente en las oficinas (teléfonos convencionales, celulares, faxes, PCs, notebooks, equipos de videoconferencia para salón, videograbadora). Landa agrega que cada medio puede combinarse, sin importar la infraestructura propia de cada participante, pues podrá asistir a la reunión sólo con su voz o hasta con imágenes en movimiento; y lo mismo se pueden mantener reuniones entre dos personas o entre miles; en el mismo edificio o en diferentes ciudades, alrededor de todo el planeta.
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Costos virtuales. Pero lo más atractivo de este nuevo servicio es, la reducción de costos. Según un estudio realizado por Telerreunión, una junta de trabajo que requiere la presencia de siete personas de distintas ciudades y que se lleva a cabo en 90 minutos, puede costar hasta $4,500 dólares (los costos incluyen transportación aérea, alimentos, hoteles, horas improductivas y llamadas de larga distancia.
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Al utilizar la teleconferencia, agrega el directivo, los costos se limitan al tiempo útil real que gastan los participantes en la misma, a las llamadas de larga distancia generadas y al costo de servicios de Telerreunión. Ello se traduce en una reduccción de entre 66 y 77%, de acuerdo con el contratado.
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Sin embargo, aclara el directivo, aunque las ventajas económicas son importantes, hay otras intangibles con mayor peso, y enumera algunas: la realización y coordinación es más eficiente; aumenta la calidad y cantidad de la comunicación; fomenta y facilita el trabajo en equipo; reduce hasta un 80% la necesidad de viajar; propicia una mejor eficiencia y organización durante las juntas; permite compartir recursos humanos valiosos con más cantidad de usuarios; y añade una ventaja competitiva a la organización gracias a la capacidad de respuesta inmediata en situaciones de emergencia.
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La inversión inicial por usuario puede variar, desde cero nuevos pesos hasta varias docenas de miles de dólares. Todo depende, aclara Landa, de los requerimientos específicos. Sin embargo, para la mayoría de sus aplicaciones, sus costos no superan os $250 dólares por usuario.