Tras las huellas de la estafa
Víctor Hugo Alvarado Marín, presidente del Consejo de Administración de Autotransportes Independientes del Sureste, fue acusado en 1995 de robar más de $3 millones de pesos a los accionistas de la empresa. Entre otras cosas, cobró $12,000 pesos a los socios por cada juego de placas del Servicio Público Federal, cuando su costo oficial era de apenas $651 pesos. Aquellos jamás vieron los contratos originales porque el presidente les argumentó que requería tener los papeles en la empresa para realizar gestiones ante la Secretaría de Comunicaciones y Transportes.
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Este caso no es una historia excepcional. Por el contrario, es una práctica peligrosamente habitual puertas adentro de las empresas.
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De acuerdo con la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude en Estados Unidos (CFE), en 83% de los casos de estafa intervienen el director general o el director de finanzas de la compañía.
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En estos casos, las pérdidas causadas por los altos mandos son 16 veces superiores respecto de los delitos cometidos por otros empleados. ¿Cómo olvidarnos de las sonadas quiebras de Enron y WorldCom?
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Pero estas son sólo dos de las 2,250 firmas que reportaron al menos un incidente de robo durante 2002. La asociación estadounidense calcula que en total se perdieron $250 millones de dólares en 3,000 empresas analizadas y que más de 50 organizaciones superaron $1 millón de dólares en cada fraude.
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En México hay poca información sobre las empresas que sufren pérdidas internas, porque piensan que difundir estos casos daña su reputación ante clientes y proveedores. Sondeos de consultoras privadas calculan que 30% de los negocios nacionales fracasan por actos relacionados con robos internos.
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¿En mi empresa? ¡Imposible!
Hay conductas similares en las corporaciones donde se cometen fraudes frecuentes.
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El 29% de las estafas en México son realizadas por empleados y 13% se relaciona con proveedores. Por lo tanto, se trata de errores que se podrían prevenir con mejores controles internos.
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Roberto Abad, socio de Deloitte & Touche en México, quien tiene 13 años en la investigación y detección de fraudes en los negocios, advierte que las organizaciones son vulnerables cuando no observan políticas de seguridad corporativa y carecen de un código de ética. “Estas empresas suelen considerar que el riesgo de fraude es invisible y no forma parte de sus auditorías internas”, sentencia.
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De acuerdo con su experiencia, “es más fácil cometer un robo cuando existe presión en el área de contabilidad para los cierres en periodos cortos, que impiden el análisis de la información con el fin de identificar cambios inexplicables en las operaciones de la empresa”.
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También existen riesgos altos cuando hay exceso de confianza entre los empleados, proveedores y clientes.
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En la encuesta proporcionada por este despacho de auditoría externa, las causas más citadas de los fraudes mexicanos fueron los controles internos deficientes, el exceso de confianza y la colusión entre empleados y terceras partes.
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Errores que cuestan
Para evitar los delitos contra la compañía, se deben identificar los riesgos en orden de su probabilidad e importancia. De ello deberán desprenderse los controles internos y vigilar su aplicación en las operaciones diarias. El primer paso es comprobar los antecedentes y referencias laborales en la selección del personal. “Un fraude inicia cuando se contrata a una persona deshonesta”, señala Abad.
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Otra sugerencia del especialista es facilitar los métodos de denuncia anónima, como correos de voz, buzones de sugerencias y direcciones de correo electrónico. El mecanismo funciona: en Estados Unidos, 80% de los casos fueron descubiertos por delatores anónimos. También son medidas fundamentales el entrenamiento ético del personal, la difusión de las políticas de seguridad, la revisión constante de los controles internos y la autoevaluación del personal en sus actividades.
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A toda costa se debe evitar que un empleado desempeñe funciones incompatibles. Por ejemplo, en una empresa asesorada por Deloitte & Touche, la persona que calculaba, ensobretaba, pagaba y contabilizaba la nómina, creó personal fantasma, y de esta manera se metió en la cartera unos $419,000 pesos en sólo seis meses.
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El resto de los fraudes son comunes en las áreas de contacto con proveedores e inventarios. En el departamento de compras de una empresa que asesoraba Robeto Abad se descubrió que 13% de los pedidos se hacía con intermediarios, lo cual encareció los productos en más de $93 millones de pesos. Al verificar las direcciones de los proveedores, se encontró que la mayoría tenía sus oficinas en casas habitación, departamentos, direcciones inexistentes y sólo 19% eran negocios institucionales.
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Trabajando con el enemigo
Al respecto, los abogados Francisco Tiburcio y Héctor Calatayud, del despacho Basham, Ringe y Correa, elaboraron un documento titulado Enfrentando la delincuencia y evitándose conflictos, para advertir a sus clientes sobre los principales riesgos internos de fraude. Allí aconsejan:
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- Cerciórese de los clientes y sobre todo de los nuevos compradores. En ocasiones, los agentes de ventas desaparecen con mercancía dirigida a un cliente imaginario.
- Limite a estos empleados el acceso fácil a facturas por cobrar, porque pueden perder los documentos para borrar la prueba de la entrega del producto al cliente.
- Verifique el domicilio, la escritura constitutiva y las referencias comerciales de clientes o proveedores nuevos. Además, constate sus estados financieros, la identidad del contador público que los preparó y elabore un contrato comercial con asesoría legal adecuada.
- Si contrata seguridad externa, pida referencias e información sobre el personal contratado, que incluya teléfonos y domicilios, para su localización. Es conveniente que haga un contrato que responsabilice a esta empresa por un porcentaje de las pérdidas, como faltantes de inventarios.
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Robo sobre ruedas
Uno de los delitos más comunes por estos días es el robo a transporte.
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Por ejemplo, la firma Tropical Degil denunció que en los últimos dos años ha sufrido seis veces el robo de mercancía en sus camiones, lo que se tradujo en pérdidas por $2 millones de pesos.
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Para evitarlo, según recomiendan los especialistas, se debe procurar que el diseño de rutas, horarios y asignación de choferes sea elaborado por personal de confianza. Es preferible que en ello intervenga el menor número posible de personas, con el fin de evitar la fuga de información y que se vigile el nivel de vida de los trabajadores, ya que investigando por este flanco pueden detectarse algunos indicios de robo.
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Un error común, observado por los abogados Tiburcio y Calatayud, es que las compañías ajustan los faltantes de inventario sin investigar las causas ni denunciar el robo. Si los productos son vendidos en forma ilegal, es difícil declarar el hurto, ya que no existen faltantes en los inventarios.
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Otro gran riesgo son las transferencias electrónicas, que dan acceso fácil a personas ajenas a la clave, cuando los empleados responsables no cuidan la confidencialidad de la información. Por eso, los especialistas recomiendan las autorizaciones mancomunadas en el manejo electrónico de cuentas y la emisión de cheques de la empresa.
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Estos sólo son los casos más comunes de robos. “Otros fraudes son tan simples como aplicar acetona para borrar o cambiar las letras de un cheque bancario”, refiere Abad.
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Óscar de la Vega, abogado laboral del despacho Basham, Ringe y Correa, recuerda que en los últimos tres años atendió en forma personal 50 casos de fraude. En su opinión, “con la crisis económica de México, la gente es más creativa para cometer actos ilícitos”.
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Vale más prevenir que demandar
Cuando se detecta un delito, las empresas tienen reacciones desordenadas para investigar los hechos.
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“Se crean sospechas generalizadas y no se cuenta con medios para reunir las pruebas”, afirma Roberto Abad. Otro descuido común es despedir al empleado y reemplazarlo sin investigar las posibilidades de que el hecho se repita.
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En una empresa de instalaciones electrónicas, las pérdidas estimadas en el departamento de compras fueron de $300,000 pesos, pero sólo eran comprobables $100,000 pesos. Después de este fraude, la dirección cambió la estructura en otras áreas para revisar mejor la información de los proveedores. También se estudió el perfil de los empleados y se despidió a 18 personas más por faltar a los controles internos. Se creó una mesa de control independiente de todas los departamentos y se difundió el código de ética entre el personal. A pesar de las pruebas disponibles, a esta organización le costó $30,000 pesos entablar un juicio contra el empleado defraudador. Según De la Vega, el costo del litigio se debe a que en estos casos se requiere un abogado penal y otro laboral, para evitar sanciones legales por un supuesto despido injustificado.
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Con base en su experiencia, recomienda que sí se inicie un juicio, pues envía un mensaje al resto de los empleados y evita liquidar al defraudador. Pero advierte que, antes de iniciarlo, “siempre debe existir evidencia contable”.
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En contraste, José Carlos de Uriarte, abogado laboral en Creel, García Cuellar y Müggenburg, opina que generalmente no se llega a la demanda legal, pues en estos casos más bien se confronta al empleado y se le pide la renuncia. “Todo depende de que el trabajador acepte su culpabilidad, decida renunciar y reintegre el dinero a la empresa.” El entrevistado aconseja que la averiguación se lleve a cabo en estricto apego a los derechos humanos y laborales, porque puede existir una apelación por interrogatorios o prácticas inadecuadas de los investigadores.
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Para que la compañía evite costos por pérdidas, investigaciones y litigios, la prevención es la mejor solución.
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Se calcula que en Estados Unidos 6% del total de las ganancias en las corporaciones se pierde por abusos y fraudes de los empleados. Esta cifra equivale a $12 dólares por día o unos $4,500 dólares anuales por cada trabajador. Si a ello se le suma el costo incalculable de la desconfianza externa hacia la firma, se tendrá mayor conciencia para aplicar controles internos eficaces en cada organización.
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Pero las medidas preventivas sólo funcionan cuando los empleados cuidan los intereses de su fuente de trabajo. El secreto está en motivar la honestidad del personal y evaluar las políticas de seguridad en las actividades cotidianas.