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¿Llegó al fin de la &#34juntitis&#34?

Las reuniones de trabajo son, probablemente, el momento más ingrato e improductivo de la jornada la

Hace aproximadamente 20 años la Universidad de Arizona desarrolló un -software cuyo objetivo primero es el de resolver conflictos dentro de la -empresa. Asociada con el grupo estadounidense Ventana Corporation, encargado de -promoverlo, ahora inician su aventura. El recién nacido: groupsystems. -Su misión: agilizar cualquier sesión de trabajo en la cual sean -imprescindibles la toma de decisiones y el consenso.

- La idea surge de la necesidad de crear un mecanismo que reduzca el tiempo -perdido en juntas improductivas donde, generalmente, al tratar un problema, se -producen desvíos a la hora de buscar soluciones. Sus adeptos aseguran que este -nuevo sistema permite manejar todos los pasos para la toma de decisiones de -manera ordenada y sistemática, logrando así que los usuarios tengan a mano -toda la información necesaria y definan sus alternativas de solución.

- - Groupsystems es un programa que aspira a paliar diferencias en el medio -corporativo o gubernamental. El mecanismo es el siguiente: varias computadoras -conectadas entre sí, “armadas” con el software, reciben a los principales -actores de un conflicto. Durante una o varias sesiones –la duración depende -de la magnitud del problema en cuestión–, y mediante un esquema de trabajo -(definición de alcances, objetivos, etcétera) diseñado con anterioridad, los -usuarios exponen por escrito sus ideas, dudas, acuerdos y desacuerdos. La -computadora procesa la información obtenida y proporciona, una vez terminado el -trabajo, un reporte: el consenso.

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- Groupsystems nos ayuda a estructurar situaciones. Se aplica al -trabajo en equipo y es una herramienta que sirve para quien quiera determinar -una visión de negocio”, explica Karla Flores, asistente de dirección del -Centro de Estudios Estratégicos del Instituto Tecnológico y de Estudios -Superiores Monterrey (ITESM). “Las reuniones de trabajo desde diferentes -enfoques no cumplían con sus objetivos. Cuando cualquier director se sentaba -con su grupo de trabajo para llegar a alguna decisión, por el tiempo, por el -mal manejo de la sesión o por alguna otra razón, no se llegaba a un buen -resultado.”

- Esa parece ser la principal ventaja del invento: se trabaja sin rodeos; no se -pierde el tiempo. “No diverges en lo que a lo mejor no tienes estructurado en -una junta o tienes mal estructurado en una agenda. Esta tecnología va a lo -central, al objetivo de la sesión”, subraya Elvia Cisneros, también -ingeniera del Tec de Monterrey.

- - TIEMPO ES DINERO
-La utilización de groupsystems sigue siendo marginal hoy en día. -Mientras que países como Estados Unidos, Inglaterra o Noruega parecen haberlo -adoptado con gran entusiasmo, la escasa publicidad y los costos elevados -condicionan su popularidad en el resto del mundo.

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- En México avanza con lentitud. Hasta ahora, sólo Pemex y el Tec cuentan con -el sistema. En el primer caso para uso interno. En el segundo es una herramienta -de trabajo, pero también un negocio. Y es que esa institución académica -presta sus servicios a las empresas que lo necesiten a cambio de una cuota de -$2,000 dólares diarios.

- “Cualquier empresa podría comprar groupsystems dirigiéndose a -Ventana, pero tendría que pagar una licencia, conseguir el equipo, etcétera. -Aquí en el Tec contamos con todo el material”, comenta Flores.

- “El cliente no paga únicamente por la renta del software; paga por un -proyecto que se está haciendo. Nosotros elaboramos el proyecto desde su inicio: -la planeación de la sesión, el cuestionario, los alcances y los objetivos... -Jugamos el papel de facilitador para cumplir con las metas que el cliente -solicita”, añade Cisneros.

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- El precio de groupsystems varía en función del número de usuarios -para el que se solicite, pero oscila entre $50,000 y $60,000 dólares. Esta -cuota es únicamente del software y de la licencia (que se renueva cada año); -el equipo, el mobiliario y la sala van por cuenta propia. Por eso, entre otras -cosas, no goza de la aceptación con la que debería contar, según sus fans.

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