Jefe: Pierde el miedo al ‘home office’

En 2009, la contingencia por la epidemia A H1N1 hizo que los jefes enviaran a gran parte de sus empleados a trabajar desde casa. Lejos de causar molestia, esta medida favoreció a muchos colaboradores. "La idea de estar unos días sin lidiar con el tráfico y aprovechar ese tiempo para avanzar sin pérdidas de tiempo, reanima. Algunos jefes desconfían de este modelo, porque piensan que en casa no rendirás, pero aquí se vio que con horarios claros, se puede. Lo difícil es ver cómo le das a la gente el equipo y la dinámica para hacer su trabajo desde el hogar, donde no se puede controlar como en la oficina", refiere Irma Aguilar, abogada en un despacho jurídico privado. 

La cultura mexicana no acepta muy bien este modelo por diferentes razones. Uno de ellas es pensar que las personas no rinden igual en su casa, o bien carecen de estrategias y presupuestos para migrar a su personal a este esquema, expresa la psicóloga industrial Martha Vallejo.

El modelo de trabajo virtual y otros esquemas flexibles, sin embargo, podrían empezar a captar más la atención de los empresarios, porque es una opción para disminuir el monto de inversión que realizan por  cada puesto de trabajo.

En el caso de las transnacionales, pueden reducir de 7,000 a 19,000 a dólares por lugar de trabajo que ocupa el empleado, si se desarrolla un modelo de operación que apueste por esos elementos, según un informe elaborado por el proveedor de soluciones para el lugar de trabajo Regus y Unwired.

El análisis VWork: Measuring the Benefits of Agility at Work (Trabajo Virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo) señala que una tendencia es reducir espacios de oficina y optar por nuevas formas de trabajo desde la casa u oficinas satelitales . La migración al esquema flexible y virtual será una medida corporativa ‘al alza'. 

De acuerdo con este sondeo, en el que participaron más de 800,000 clientes, el 60 % de los encuestados de grandes corporaciones predice una reducción en la necesidad de espacios físicos en una empresa para laborar, mientras que un 51% asegura que la oficina se convertirá en un lugar de uso ocasional porque existirá la opción de trabajar desde cualquier punto.

En Estados Unidos, por ejemplo, la empresa Sun Microsystems logró reducir los costos en 63 millones de dólares eliminando 6,660 puestos físicos de trabajo. Otra de las tendencias que tendrán auge es Hot Desking, que consiste en que varias personas compartan un escritorio en diferentes horarios. Este ahorro se traduce en una reducción de costos que, en algunos casos, puede alcanzar hasta el 30%, refieren estudios de la consultora Accenture.

Incluso, un estudio del proveedor de soluciones de Internet SonicWall menciona que cuatro de cada 10 empleados en el rubro de TI afirma que aceptarían un salario hasta 10% inferior por trabajar la jornada completa desde sus hogares.

Incorporar este esquema tiene sus ventajas, "pero no se implementa con facilidad porque implica cambios", afirma Vallejo.

Los trabajadores, agrega, necesitan grandes dosis de autodisciplina y auto organización. Las empresas, por su parte, no están preparadas para motivar a su equipo a distancia. "Una cosa es darles una computadora para trabajar y otra mantenerlos incentivados en forma virtual. Como jefe te gana ‘el día a día' y eso, si no se corrige, disminuye el nivel de compromiso en el empleado". 

Modelo ¿para todos?

El modelo de trabajo a distancia, con sus ventajas y retos -expresa Vallejo- irá en aumento porque es una herramienta clara para que las organizaciones bajen costos y ahorren en infraestructura y pago de servicios.

Uno de los factores que se analizaron en el sondeo de Regus fue el largo desplazamiento que tienen que hacer los empleados desde sus casas a su lugar de trabajo. El 32% de los encuestados a nivel global, mencionaron pasar en promedio de 41 minutos a una hora en el trayecto diario de la casa a la oficina, sin contar el regreso.

Si continúa esta dinámica de traslado, las ciudades serán cada vez más inmóviles, de acuerdo con la Organización de las Naciones Unidas (ONU). Para el 2050 se prevé que la población mundial en zonas urbanas alcance las 6.5 millones de personas, lo que ocasionará trayectos de dos horas de ida y dos de regreso al trabajo. Situación que se vive en urbes como la Ciudad de México.

Según el estudio Vwork, el 59% de los participantes cuenta con herramientas tecnológicas adecuadas para trabajar en cualquier lugar, como teléfonos inteligentes, tablets, virtualización, cómputo sobre la 'nube' y  fibra óptica.

Las empresas, bajo esas cifras, necesitan determinar una nueva forma de medir el costo de ‘aprovisionamiento de trabajo', que deje atrás los enfoques tradicionales de alquiler y cargos en un entorno definido ‘por metro cuadrado'. "No tiene sentido tener escritorios vacíos en una época en la que la movilidad y la agilidad serán aceptadas como la forma de trabajo más eficiente", dice Philip Ross, director de Unwired.

En opinión de Berenice Vallejo, existen algunos hábitos que deben "eliminarse" para tener un buen desempeño en el home office, entre estos destacan:

- Espacio físico. Se debe contar con un lugar fijo en casa para trabajar. Ojo: éste debe ser independiente, aislado de distractores, como la televisión y ruido.

- Falta de horarios definidos. Cuando se trabaja en un modelo flexible, las personas tienden a pensar que puedes apoyarlos en variadas actividades (hacer pagos y trámites, por ejemplo), cuando la realidad es otra: como profesionista debes tener horarios fijos de trabajo y entregas, estés donde estés.

-Comunicación abierta. Trabajar sólo puede llegar a cansar, porque se pierde la interacción con compañeros. Pero, eso puede resolverse si se cuenta con una dinámica de retroalimentación con la empresa. Si no hay esquema definido para ello, propón a tu jefe que tengan reuniones virtuales (y físicas alguna vez a la semana) para intercambiar ideas.

En lo personal, afirma Vallejo, se debe contar con un plan que incrementa tu productividad, como tener horarios estrictos para actividades personales, tal cual lo harías cuando vas a la oficina. De lo contrario, se cae en la rutina; eso, sumado al operar de manera independiente,  podría causar desmotivación en la persona.