Acaba con el tráfico: trabaja desde casa

En México la distancia de un lugar a otro puede ser mínima en kilómetros, pero extremadamente larga en tiempo para recorrerla. Sin ir más lejos: dos de cada 10 personas en el país gastan más de 90 minutos cada día para llegar a su oficina, advierte un estudio de Grupo Regus, proveedor de soluciones de trabajo flexibles.

En una investigación sobre problemas ocasionados por el tráfico , la firma de tecnología IBM señala que el 78% de los trabajadores en el país ocasionan el caos durante la hora ‘pico' en la Ciudad de México. Si a ello se suma que alrededor de 403,000 automovilistas quedan atorados por las obras de construcción en la capital, el tiempo destinado a llegar al trabajo se incrementa notablemente.

El tiempo promedio que una persona gasta en trasladarse a su empresa, en automóvil, es de una hora y 20 minutos diarios, lo que podría aprovecharse para avanzar un proyecto o tener una junta. De ahí que la tendencia de los workilómeters vaya en aumento (al menos en el Distrito Federal): empleados que hacen más de tres horas y media en ir y venir de su oficina, señala la agencia de investigación de mercados De la Riva Investigación Estratégica.

El problema, además del tiempo invertido, es el dinero gastado. En promedio, 7% de los empleados a nivel global usa un 10% de su salario en el traslado. México es el país con el mayor número de personas (13%) que gasta más de esa cifra al año para dirigirse a su lugar de empleo, según la encuesta de Regus, aplicada entre más de un 1 millón de personas.

Aun con las complicaciones viales, casi 8 de cada 10 colaboradores prefiere ir a su trabajo manejando . Además, están quienes intentan negociar con sus oficinas los horarios laborales, siendo el modelo de ‘entrada y salida flexible' el más valorado por los trabajadores mexicanos, de acuerdo con un estudio de la empresa de soluciones de recursos humanos Randstad.

Se estima que trabajar desde distintos espacios -entre ellos el hogar- también ayuda a incrementar el rendimiento del empleado. Sin embargo, ¿las empresas están listas para ese esquema? Tal vez no del todo, pues sólo el 1. 6% de las personas que laboran para grandes empresas lo hace desde el hogar.

La mayoría (63. 5%) va a la oficina cuatro o cinco días e, incluso, sólo el 9. 7% de los colaboradores en esas organizaciones preferiría realizar su actividad desde otros puntos, menciona el estudio ‘VWork - Measuring the benefits of agility at work' (Midiendo los beneficios de la agilidad en el trabajo) de Regus, elaborado por los autores Mark Dixon (fundador de Regus en Bélgica) y Philip Ross (fundador de UnWork.com, empresa que estudia el futuro del trabajo).

"Mover tu vida laboral a casa requiere otra organización, con la cual muchos trabajadores no se sienten familiarizados o cómodos. Evitar distractores o crear medidas para mantener una disciplina con el jefe, es algo que no todos pueden hacer. Para las empresas hay retos como dotar de estructura, presupuesto y un modelo de trabajo definido a su personal", explica Maritza Romero, especialista en comunicación organizacional. 

Los que están más ‘apuntados' a trabajar a distancia y rechazan el modelo de oficina son los jóvenes de la generación ‘Y' (personas nacidas entre 1982 y 1994) y los que cursan actualmente su carrera. Incluso, un 71.9% de los empresarios encuestados predice un descenso de la cantidad de espacio de oficina necesario, de acuerdo con el estudio de Regus.

Si trabajar desde otros puntos puede traer beneficios como aumentar la productividad y ahorrar costos en la empresa, ¿por qué no avanza, como pudiera esperarse, este modelo? Una explicación podría ser que sólo se ha vinculado este concepto a laborar desde casa, cuando en realidad es uno de los tantos lugares en los cuales la persona puede desempeñarse.

El esquema virtual "cuestiona el concepto tradicional de espacio fijo y, en su lugar, propone un modelo más informal y cosmopolita: en cualquier momento, lugar y ubicación. Se trata de una fragmentación de las reglas de oficina y de vida corporativa", menciona el informe del grupo proveedor de soluciones flexibles de trabajo.

La gente no tiene por qué estar todo el tiempo en casa: puede mandar un informe desde un café, una oficina rentada por la misma compañía o donde sea. El reto es que las organizaciones diseñen las medidas y cuenten con los recursos necesarios para que haya una buena relación a distancia. "El problema es que, a la fecha, muchas de las organizaciones desconfían de los resultados a obtener con esta dinámica laboral o no conocen los requisitos mínimos", añade Romero.

Jefe, sé flexible

Las ventajas de permitir trabajar desde otros espacios varían según el tamaño de la compañía, sin embargo, hay dos indicadores que son claros: las oficinas reducen gastos en inmobiliarios, y los empleados sienten mayor equilibro entre su vida laboral y personal. 

Si un negocio quisiera estrenarse en el tema de modelo de trabajo más flexible, según el estudio realizado por Dixon y Ross, estos son algunos puntos a considerar:

1. Patrimonio inmobiliario. Es importante hacer una revisión de los espacios de trabajo, recopilar datos sobre los costos reales de la ocupación de cada empleado, y con base en ello pensar en nuevos estilos laborales.

2. Cultura. Hay que cambiar el planteamiento de cómo se gestiona en la empresa, es decir, pasar del enfoque en supervisión al de resultados. Identificar líderes que promuevan y transmitan ese cambio.

3. Personas. Es indispensable estudiar el perfil de la plantilla laboral para conocer las necesidades de los distintos grupos por edad, función de trabajo y análisis psicométrico.

4. Tecnología. Identificar qué factores clave hacen falta para impulsar el cambio en el modelo de trabajo. Posteriormente, alinear la tecnología y la estrategia inmobiliaria con los nuevos modelos de trabajo.

5. Transporte. Aceptar que el estrés producido al trasladarse hará necesario un nuevo planteamiento acerca de la movilidad de los empleados.

"El símbolo tradicional del mundo empresarial, la sede central, dejará de existir muy pronto". Los días de tener un corporativo ‘todo poderoso' están contados", expresa Anil Gupta, catedrático de estrategia y organización en la escuela de negocios de la Universidad de Maryland, en Prince George, Estados Unidos.

Para llegar a ese punto de operación virtual, las organizaciones también tienen que considerar otras  cinco reglas de ‘oro', que son:

1. Tener recursos. Esto implica proveer al empleado de la tecnología necesaria para cumplir con sus labores. "No se les puede mandar a casa o algún otro sitio pidiéndoles que de su sueldo paguen herramientas de comunicación, como teléfono y computadora", ejemplifica Maritza Romero.

2. ¿Qué hay de la visión y liderazgo? Es importante que exista compromiso en este cambio, desde el nivel más alto de la organización.

3. Nuevo enfoque. Según el estudio de Regus, es indispensable tener planes de cómo se orientará y evaluará el rendimiento del personal. Aquí adquiere mayor relevancia contar con tareas y responsabilidades bien definidas.