PowerPoint, evítalo y mira a tu público

Pocas piezas de software son tan conocidas y criticadas como PowerPoint. Microsoft no hace un seguimiento de las cifras de uso de PowerPoint, pero un portavoz confirmó que Office -el  paquete de software que contiene el programa - es utilizado por 1,000 millones de personas en todo el mundo.

Pero no todos están felices por ello. En un artículo para el New York Times, la periodista Elisabeth Bumiller describió la consternación de líderes militares por la forma en que el programa se había infiltrado en el esfuerzo bélico en Afganistán.

"PowerPoint nos hace estúpidos", dijo el general James N. Mattis de la Infantería de Marina. Otros manifestaron su impresión de que PowerPoint sofocaba las discusiones, desalentaba las preguntas y generalmente transmitía menos análisis y menos persuasión que el mismo contenido transmitido vía oral. También absorbía horas-hombre. Según el Times, cuando Company Command preguntó el teniente Sam Nuxoll qué hacía la mayor parte del día, Nuxoll respondió: "Hacer diapositivas de PowerPoint". Y no estaba bromeando.

Algunos líderes empresariales están reaccionando a estas quejas tratando de restringir su uso. Están estipulando la eliminación total de las presentaciones o limitando el número de diapositivas permitidas. Es una buena idea, dice Warren Berger, experto en diseño y autor de Glimmer, pero quizás está fuera de lugar.

El problema no es PowerPoint, y ni siquiera cuánto tiempo es dedicado a la preparación de las diapositivas, sino cómo se usa, dice Berger. Lo más difícil con cualquier presentación es mirar a tu audiencia directo a los ojos ; y eso es precisamente lo que el software de presentaciones te permite evitar.

"La gente está usando PowerPoint como una manera de limitar su compromiso con el público. Independientemente de si se dan cuenta o no, lo están usando de esa manera", dijo Berger cuando hablé con él por teléfono.

De acuerdo con Terri Sjodin, orador y autor de "Small Message, Big Impact", la gente usa PowerPoint, porque "es la mejor muleta y la más aceptada socialmente". Nadie aspira a ofrecer una presentación aburrida que sea pesada en información y ligera en persuasión, señala. Pero la presión grupal y el miedo ancestral a hablar en público tienden a llevarse lo mejor de nosotros.

Esto apunta a una posibilidad interesante: que recurrimos a un software de presentación con la esperanza subconsciente de desviar el escrutinio y juicio de la audiencia desde nosotros a nuestras diapositivas.

"Quita los ojos de la gente de ti", dice Berger. "Así que, básicamente, puedes estar involucrado con tus diapositivas en lugar de dedicarte a la audiencia. Y del mismo modo, que el público puede estar involucrado con las diapositivas en vez de contigo".

Por extraño que parezca, Richard Saul Wurman, fundador de la conferencia tecnología, entretenimiento y diseño (TED por sus siglas en inglés) -definitivamente una de las culpables de popularizar los discursos respaldados con PowerPoint- insistió en eliminar los podios para el orador, precisamente con el fin de intensificar la sensación incómoda de tener demasiada atención puesta sobre ti. Como él mismo dijo: "Quería que (el orador) se sintiera más vulnerable".

Por su parte, Peter Arvai, presidente ejecutivo de Prezi, un reciente desafío a la corona de PowerPoint, es muy franco acerca de la incapacidad del software de presentación para organizar argumentos mal estructurados. Es el trabajo de un desarrollador ampliar las opciones de un usuario de software. Pero la persuasión, enfatizó, es un problema social. Y "no es nuestro papel resolver los problemas sociales", dijo Arvai.

Arvai explica el éxito de Prezi -desde su lanzamiento en abril de 2009, ha registrado más de 10 millones de usuarios- señalando que las diapositivas de Prezi pueden ser organizadas no sólo una tras otra, sino por encima y por debajo de las otras, y el presentador puede subir o bajar, acercarlas y alejarlas.

Dejando las advertencias sobre la persuasión a un lado, "esto permite a la gente disfrutarlas más, entenderlas más a fondo y recordarlas mejor", dice Arvai. "Nuestros cerebros están diseñados para pensar espacialmente".

O, como Berger refuta, Prezi es "un PowerPoint con vértigo". Berger sugiere usar diapositivas cargadas de imágenes para un rápido alivio cómico, o visualizaciones de datos más elegantes que dejen en vergüenza los gráficos de barras SmartArt.

¿Viñetas? Evítalas. Las viñetas no cuentan historias, dice Sjodin. "Cada punto que aparece es como otro latigazo", dice Berger. También hacen que sea difícil distinguir entre los conflictos reales y los problemas simples, o cómo se relacionan los elementos en una lista. ¿Acaso una viñeta es la causa de la siguiente, o son fenómenos completamente ajenos? La mayoría de las diapositivas no lo deja claro.

Me inclino a pensar que lo que hace convincente a una presentación es precisamente el trabajo duro de hacer esas distinciones y, en esencia, decir a la audiencia: "Sí, creo que esto provoca esta otra cosa, y he aquí el por qué".

Por lo tanto, todo se reduce a las habilidades no tecnológicas. En una plática en la Escuela de Artes Tisch de la Universidad de Nueva York (NYU), los creadores de South Park y The Book of Mormon, Trey Park y Matt Stone, dieron un consejo a los estudiantes de guionismo acerca de asegurarse de no escatimar en el duro trabajo de crear conexiones.

Los productores hablaron acerca de dividir un pizarrón blanco grande en tres actos (principio - medio - final) y garabatear los puntos de la trama a través de él. Cada pedazo de acción en South Park, o lo que ellos llaman "latidos de la historia", son anotados.

Entonces, Parker dice en este video: "Podemos tomar estos latidos, que son básicamente los latidos de tu esquema, y si las palabras 'y luego' permanecen entre esos latidos, básicamente estás ‘jodido'. Tienes algo bastante aburrido. Lo que debe ocurrir entre cada latido que has escrito son las palabras 'por lo tanto' o 'pero'. Para que no sea: Esto sucede y luego esto sucede. Y que, en cambio, sea: Esto sucede, por lo tanto esto sucede. O esto sucede, pero también esto sucede, por lo tanto, sucede algo más".

También debe notarse que Parker dio este consejo sin diapositivas y sin un podio, mirando directamente a su público.