Que el jefe no mate tu productividad
Querida Annie: Trabajo en una oficina que solía ser una zona de cubículos, que era ruidosa y bastante molesta, pero ahora hemos cambiado a una disposición de “plan abierto” donde no hay paredes en absoluto entre las estaciones de trabajo. Se supone que esto facilitaría la cooperación y el trabajo en equipo , pero algunas personas piensan que pueden molestar a sus compañeros de trabajo a cualquier hora con cualquier pequeña pregunta tonta, con el chisme más reciente de la oficina o por cualquier cosa.
El problema es que, con la inundación constante de correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes telefónicos, y ahora con las interrupciones en persona, es casi imposible concentrarse más de un minuto o dos. Me cae bien mi jefe, pero él es la mayor distracción, al pasar por mi escritorio entre cinco o seis veces al día para, como él dice, “hacer check in”. ¿Puedes sugerirme un modo de decirle a la gente (especialmente a mi jefe) que se esfume, sin ser grosero al respecto? — Desesperado.
Querido desesperado: No eres el único que lucha contra esto. Considera lo siguiente: casi el 70% de los altos directivos dicen que el “empleado abrumado” -bombardeado con información e interrupciones durante todo el día- es un lastre “urgente” o “muy importante” sobre la productividad, de acuerdo con el Human Capital Trends Study 2014 de Deloitte. Con base en una encuesta realizada a cerca de 2,500 gerentes de 90 países, el informe señala que hasta ahora solo el 4% de las empresas han creado algún tipo de política o programa para abordar esta cuestión.
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Debido a que tu empleador no parece ser alguno de esos pocos, depende de ti. “Cuando alguien llama o se aparece en tu escritorio y dice: '¿Tienes un minuto?' parece tan razonable”, indica el autor de un libro de próxima publicación, The Time Bandit Solution: Recovering Stolen Time You Never Knew You Had, Ed Brown. “Pero una vez que tu tren de pensamiento ha sido interrumpido, es muy difícil recobrar ese impulso. A menudo tienes que empezar una tarea de nuevo desde el principio, lo cual es una gran pérdida de tiempo y causa incluso más estrés”.
Brown es cofundador de Cohen Brown Management Group, que ha proporcionado consultoría de gestión del tiempo para clientes en la industria de servicios financieros como Merrill Lynch, Citibank y Prudential. Dice que, en muchas grandes empresas, entre el 40% y el 60% del tiempo de la gente es malgastado en distracciones, especialmente por colegas que él llama bandidos de tiempo. “Los jefes son a menudo los peores infractores”, observó Brown: “Debido a que sientes que no puedes decir no”.
¿O si puedes? Debido a que casi seguramente a la mayoría, si no es que a todos, tus compañeros de trabajo también les gustaría reducir las distracciones, Brown sugiere que todos se reúnan y acuerden un sistema que él llama Time Locks, bloques de tiempo en horas específicas durante el día (por ejemplo, de las 2 a las 4 de la tarde) cuando puedes concentrarte en el trabajo que se supone que debes estar haciendo.
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Conseguir que todos acepten esto conlleva algo de negociación, reconoce Brown. Pero convencer a tus compañeros de oficina de crear una agenda con bloques de tiempo libres de interrupciones es a menudo “una mera cuestión de revisar los beneficios para cada uno de ustedes”, dice. Brown ha visto a equipos y departamentos probar el sistema durante una semana o dos y volverse tan productivos y tan menos estresados, que han convertido a los tiempos bloqueados en un elemento permanente.
Por otra parte, dice Brown, conseguir que tu jefe se comprometa y persuadirlo para limitar sus “check ins”, como dices, “no es tan arriesgado como la gente piensa que es. La clave es enfatizar que, si puedes enfocarte exclusivamente en tu trabajo durante ciertas horas del día, serás más productivo, y eso le ayudará a cumplir sus propias fechas límite. Los tiempos bloqueados son realmente para el beneficio de los gerentes, ya que los jefes pagan por las interrupciones que causan, independientemente de si se dan cuenta o no”.
¿Y si él sigue haciendo check ins de cualquier modo? Entonces es el momento para el Plan B, que es descrito en detalle (con nada menos que un guión) en The Time Bandit Solution. Sugiérele un tiempo para reunirte con él y hablar después de haber terminado lo que estás haciendo. Los propios subordinados de Brown, todos devotos de los tiempos bloqueados, por lo general hacen citas para sentarse con él, diciendo algo como: “Estaré trabajando en el proyecto Avestruz hasta las cuatro. ¿Está bien si te llamo entonces?” Como gerente, él dice: “Sería tonto de mi parte interferir con su productividad”.
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Tal vez sea así, pero Brown reconoce que él ha visto a algunos jefes que no pueden o no están dispuestos a cumplir con los tiempos bloqueados. Si el tuyo es uno de ellos, “a menos que seas independientemente adinerado, simplemente deja lo que estás haciendo y di: “¿En qué puedo ayudarte?”.
Un pensamiento más: retomar el control de tu tiempo puede significar cambiar algunos de tus propios hábitos. La investigación de Deloitte muestra que el rango de atención promedio entre la gente de negocios actualmente es de alrededor de siete minutos; en parte porque la persona promedio revisa su teléfono celular casi 150 veces al día. Si decides probar el enfoque de Brown para desterrar las interrupciones, es posible que desees apagar el teléfono durante tus tiempos bloqueados también. Vale la pena intentarlo.